《出生医学证明》的档案归属与档案管理

文/江苏省常州市武进中医医院 许安宇

《出生医学证明》的档案归属与档案管理

文/江苏省常州市武进中医医院 许安宇

本文论述了《出生医学证明》档案的归属和管理工作，分析了其重要性和保密性，介绍了《出生医学证明》的档案整理办法。

出生医学证明；归属；档案管理

《出生医学证明》是依据《中华人民共和国母婴保健法》第三章第二十三条规定：医疗保健机构和从事家庭接生的人员按照国务院卫生行政部门的规定，出具统一制发的新生儿出生医学证明。是证明婴儿出生状态、血亲关系、申报国籍、户籍，取得公民身份号码的法定医学证明。它是人从出生到死亡的最基本资格资料之一，具有作为“人生第一档”的重要意义。

一、《出生医学证明》档案的归属

《出生医学证明》是由有助产资格的医院、卫生院、妇幼保健院签发的。我国从1996年1月1日开始使用《出生医学证明》。届时，武进区开始统一使用卫生部印发的出生证。区妇保所受区卫生局委托，负责全区出生证管理工作，出生证全部由区妇保所一家单位负责发放。出生证按要求归入档案管理，然而收集、整理还不是很规范。2004年10月1日，根据市卫生局要求，按照“谁接生，谁签发”的原则，出生证开始由各医疗机构负责签发、补发。2016年以前，《出生医学证明》由医院产科护士专人负责，签发的出生存根联、医学记录或证明属于病历的一部分，将其存放于单位的病案室。由于病历档案的保管期限是30年，若将《出生医学证明》档案归于病历档案，则不符合永久保存的规定。因此，《出生医学证明》档案以并入文书档案室存档和管理为宜。2016年9月区卫生局下发《关于明确医疗卫生机构医疗业务档案归档方法》（武卫妇﹝2016〕71号）明确规定《出生医学证明》档案就归档于文书档案室，在目录号编制方案中增加相应目录号，按照文书档案的整理方法进行归档整理，永久保存。

二、《出生医学证明》档案的管理

（一）档案收集。《出生医学证明》必须按照档案完整性、准确性的收集原则进行收集，这是保证档案室资料质量的关键。档案人员在收集过程中要积极主动地与办证人员协调配合，认真核对每一份材料，以件为单位核查无误后，双方签字办理交接手续。档案室在每月15号收集上月的《出生医学证明》。内容包括：《出生医学证明》存根、首发登记表、双方父母身份证复印件、其他相关材料等。

（二）档案整理。按档案分类法要求，采用保管期限—年度—问题分类方法，设立“出生医学证明”类目，按档案管理要求规定，年度、保管期限一致的情况下，按流水号排序。《出生医学证明》档案在整理过程中，把《出生医学证明》存根联按签发日期，编号顺序与首发登记表、父母身份证复印件及其他相关证明材料合订为一件，并加盖归档章。本单位没有全宗号，此栏为空置，馆编件号也为空置，年度为当年年份，保管期限为永久，机构（问题）填写“出生证”，室件编号为每件材料所产生的流水号，采用一人一件一号形式，一个年度中的流水号不能重复，由于《出生医学证明》档案分类是后来增设的，因此目录号是单位在原有的目录编制方案中指定给《出生医学证明》的代号。按区档案局档案管理要求，《出生医学证明》整理方法参照文书档案，目录输入科技档案（KJ）模块中，档号为：0000—年度号—目录号—盒号—件号。报表打印时选择“归档目录”，其中编号为流水顺序号，题名为《出生医学证明》+婴儿姓名+父母姓名，日期为签发日期，张数为此件材料张数，备注有注明换发、补发等以方便统一查找。每50件分装为一盒，依次装入40mm的档案盒，盒内档案材料的排列顺序按照件号的顺序排列，由小到大排列。盒内备考表使用通用的卷内备考表。《出生医学证明》档案采用“大流水排架法”排列。排架的顺序遵守一定的规则，即采取从左到右（横向）、从上到下（纵向）的形式，按照年度、案卷号的顺序依次排列。

（三）《出生医学证明》档案的查询利用。随着社会进步，经济的发展，人们在生活中越来越多的需要《出生医学证明》，查阅《出生医学证明》越来越频繁，它具有极高的信用证明价值，并发挥了很好的经济、社会作用。据统计，我院仅2016年，查《出生医学证明》档案的达103人，利用的目的主要是出国留学、落迁户口、更改信息、真伪鉴定等，因此，《出生医学证明》档案查阅成为档案工作服务和谐社会的良好切入点。

（四）《出生医学证明》档案的保密性。《出生医学证明》档案保密性如同医疗病历档案，签发机构及档案管理人员应对公民的《出生医学证明》信息予以保密，除工作需要外，未经当事人书面同意，不得向第三方披露或泄露。有效地保护公民《出生医学证明》的信息维护其合法权益，以促进档案事业和谐发展。

三、总结

《出生医学证明》存根及其相关材料的归档保护，即体现了一个单位基础综合管理的先进理念，实现了档案集中统一管理的管理原则，又体现了档案室人员管理意识及责任性；既保护了档案安全，又丰富了单位特色室藏，快捷有效地发挥了档案的应有作用。同时，规范和加强人口出生医学证明档案工作制度，及时有效地发挥人口出生医学证明档案的作用，这对维护国家、社会组织和公民的合法权益有着极其重要意义。