关于档案管理信息化建设存在的问题及对策分析

文/贵州省毕节市档案局 孙云红

关于档案管理信息化建设存在的问题及对策分析

文/贵州省毕节市档案局 孙云红

随着现代社会信息化技术的普及，我国开始进入数字信息时代，对档案管理建设提出了更高的要求。档案信息化管理是未来档案建设的方向，传统的档案管理模式已经不能适应时代发展的需求，所以作为档案管理人员要重视现代科学技术的应用，使其在档案管理信息化建设过程中发挥更积极的作用。本文立足于现实分析档案管理信息化建设的现状及存在的问题，对此提出有效建议，以期推动档案管理信息化建设的进程。

档案管理；信息化；问题；对策

信息时代的到来使得许多行业发展方向发生了变化，档案管理也不可避免地受到了信息化的冲击，这既是档案管理的发展机遇，同时也是档案管理发展的巨大挑战。信息化技术为档案管理提供了更多的保存途径，但也导致档案泄露严重，网络环境治理不到位，档案的安全无法得到保障。传统的纸质档案保存方式已经满足不了对档案查询的需求，现代的快节奏生活要求档案管理人员提高管理效率，加快档案管理信息化进程，实行彻底的信息化改革，从而促进国家数字信息化目标的实现。

一、档案管理信息化建设现状及存在的问题

（一）档案管理观念落后。信息时代要求档案管理人员创新档案管理观念，推动档案信息化建设的进程。然而一部分档案管理人员仍然存在着档案为了保存而保存，没有档案利用意识，所以在档案信息化建设过程中表现消极，没有发挥出个人主观能动性，保留着“闭架借阅”的传统做法，这种落后的档案管理观念是阻碍档案新信息化建设的主要因素。

（二）档案信息泄露严重。由于网络环境比较复杂，在进行信息化档案建设时，可能会对机密信息有所泄露，而这种情况往往发生在泄露之后才开始预防，使得档案管理保密性程度低。尤其是事业单位的档案，关系着国家的重大机密，一旦泄露后果不堪设想，因此对档案的安全建设也是档案信息化管理的一方面，必须加强对档案的保密程度。

（三）档案管理人员专业度不高。档案管理人员的素质高低将不仅直接影响档案管理工作的质量成果，而且会对信息化建设过程的规范性、科学性造成影响。由于档案管理信息化建设过程是枯燥乏味的，很多档案管理人员更新频率快，往往留不住更高专业的人才继续工作，这对档案管理的衔接工作与档案整理归类工作产生影响，严重情况下，甚至丢失重要的档案文件，因此需要对档案管理者的队伍进行整治，招揽更多的档案专业人才进行档案信息化建设，而不能仅仅依靠有经验的老员工归类档案。

二、针对档案管理信息化建设问题的改进对策

（一）制定规范的档案管理制度。档案管理信息化建设的首要前提是具备完善的规范制度，这是进行档案管理的保障，也是信息化建设过程中的重要依据，确保档案管理信息化建设有序进行。另一方面，信息化档案建设中信息泄露严重，加强电子档案的违法打击力度，确保档案资源系统标准化、规范化。因此，档案管理信息化建设中，要把健全规范的管理制度应用于档案信息化管理工作的运转中，让档案管理者对档案的分类总结有所依据，不再根据自身经验随意归档分类档案，努力形成严密的档案信息化管理制度。

（二）创新档案管理者的思想观念。随着信息化技术的迅猛发展，我国已经进入了信息技术时代，各行各业都借助先进的信息技术来促使自己的办公环境改变，在这样的社会大背景下，档案管理的信息化建设是未来档案管理的重要发展方向。首先，创新档案管理者的观念，转变档案管理者的工作行为，认识到传统档案管理模式已经不能适应档案未来的发展，需要借助先进的技术来改善档案管理模式。其次，档案管理者应该坚定信念，不跟随别人的步伐来动摇自己的信念，档案管理的信息化建设是一项繁琐复杂的工程，需要档案管理人员共同努力推动档案信息化，最终实现档案归类标准规范化。

（三）提高档案管理人员的专业技能。档案管理部门要重视档案管理信息化建设中的人员队伍素质，稳定档案队伍，及时对最新发布的与档案有关法律法规进行培训，以方便档案管理人员适应社会的发展，提高其专业度。通过对档案管理个人的培训来提高整个团队的素质，充分发挥出个人的主观能动性，实行绩效管理激励机制。对于管理团队中的个人要实行责任到人，立足于管理者自身的特点科学设置岗位和职能，加快档案信息化建设的进程，运用现代化技术手段获取信息化建设模式。档案管理部门要及时进行档案保密宣传教育，加快网络环境建设，守法知法用法，对于档案泄密行为及时上报，提高档案的利用效率，为档案管理信息化建设提供良好的环境，部门成员全部参与配合档案管理信息化建设，最终实现档案信息化建设的成功。

三、总结

综上所述，随着信息时代的迈进，档案管理信息化建设势在必行。档案管理部门针对信息化建设过程中出现的问题采取有效对策加以解决，不断与时俱进，引进先进管理技术和信息手段，不断推动档案管理信息化进程的发展。

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