Excel2007数据处理在教学中的综合应用与实践

赵善灵

摘 要：随着Office办公软件的普及应用，日常办公经常使用表格处理软件Excel进行一些简单的数据处理，如排序、分类汇总、筛选等。在日常教学中，如何让学生灵活综合应用Excel功能进行数据处理和汇总？本文以教师期末量化评分表为例，说明Excel2007功能在教学中的综合应用技巧。

关键词：排序 分类汇总 函数公式

在日常软件应用教学中，我们经常针对软件的某个单一功能或知识点跟学生进行详细的讲解，并结合教学案例加强理解和掌握，学生对每个功能和知识点都很精通，但是真正到工作岗位使用起来，就感到相当困惑，这是日常教学中忽视知识点的综合应用与实践的结果。如何把每个功能或知识点以“点、线、面”的方式有效地连接起来？这就需要学生从整体概念上来理解软件功能的关联和使用。

下面通过制作学生对教师任课的评教打分表，来阐述Excel2007软件功能在数据处理的综合应用与实践。学生的评教评分表由序号、任课教师、任教班级、任教科目、所在（系）部和得分内容组成。有一位教师在一个学期中担任多门课程教学任务，从而出现了学生对教师的科目期末评教数据 “一对多”的现象，原始数据见表1。

一、 数据排序

教学任务驱动是根据上面教师评教所得分，汇总其平均分，并对结果数据按部门从高到低进行降序排序。下面讲的就是如何使用Excel2007软件功能有序地展开数据处理。首先利用Excel排序功能对原始紊乱的数据进行有序的排序。具体操作如下：在Excel2007中选择待处理单元格区域（含标题），在软件界面里选择选项卡【数据】-【排序】功能，打钩【数据包含标题】选项，在列中的【主要关键字】选择在所（系）部，点击【添加条件】按钮，在列中的【次要关键字】选择任课教师，再添加条件，在列中的【次要关键字】选择得分；【排序依据】为数值，【次序】为降序，执行【确定】，把原始数据的紊乱状态按所在（系）部、任课教师和得分三个关键字进行降序方式排序。

二、 数据分类汇总

教师期末评分结果是根据教师本学期所担任的教学课程，学生对其总评分后，计算各门课程评分的平均分。

根据前面已经排序好的数据，利用Excel2007的分类汇总可以计算评分数据的平均分汇总。具体操作如下：選择待处理单元格区域（含标题），在软件界面里选择选项卡【数据】-【分类汇总】功能，在【分类字段】中选择任课教师，【汇总方式】中选择平均值，【选定汇总项】中选择得分，打钩【替换当前分类汇总选项】选项，打钩【汇总结果显示在数据下方】，不打钩【每组数据分页】，执行【确定】，分类汇总的平均分结果见表2。

三、 数据处理

平均分是通过分类汇总功能得到的，其单元格数值是由函数公式=SUBTOTAL（1，F2：F3）获得的数值，为了保证下面环节的数据处理，函数公式数据要固定显示，不能发生变化，首先要把单元格的公式数值化，让函数公式变成真正的数字显示。具体操作如下：选择【得分】标题列下方所有单元格数据，点击鼠标右键，点击【复制】按钮，再点击鼠标右键，点击【选择性粘贴】按钮，出现【选择性粘贴】窗口，把【粘贴】区中缺省【全部】改为【数值】，执行【确定】，这样操作后，单元格中隐含的函数公式就变成了真正的数值。

四、 数据筛选

根据分类汇总好的教师平均分结果，利用Excel2007的筛选功能，对平均值数据进行筛选，目的是留下只含有“平均分”的所有记录，具体操作如下：在软件界面里选择选项卡【数据】-【筛选】功能，单元格区域中每个标题栏右下角出现下拉按钮，点击【任课老师】下拉按钮，出现新的对话框，在【文字筛选】中点击【自定义筛选】，出现【自定义自动筛选方式】对话框，选择【等于】选项，内容输入【*平均值】（其中星号*可以代表任意多个字符），点击【确定】，这样所有原始的数据就能隐藏起来，只留下“平均分”的行记录。

五、 函数公式

根据前面筛选结果，所在（系）部一列没有数据，任课教师的【所在（系）部】一列数值是空的，下面环节处理数据又要保留对应数据，为了让这一列数据继续保留原教师所在系部的名称，现在使用提供函数公式方法来处理，在【所在（系）部】标题列中的第一个单元格输入公式，方法有两种：

第一，简单处理的方法是在单元格输入等于同列上一行的单元格地址，【所在（系）部】所在列是E，输入=E3即可。

第二，灵活变化的方法是输入函数公式：=INDIRECT（ADDRESS（ROW（）-1，COLUMN（））），其中函数INDIRECT（）求单元格地址的值，函数ADDRESS（）根据行数和列字母获得单元格地址，ROW（）获得当前单元格行号，ROW（）-1为上一行的行号，COLUMN（）获得当前单元格的列字母。

单元格输入完公式或函数后，在当前单元格的那一列向下填充数据所有记录行，这样【所在（系）部】列单元格就能显示出教师原先所对应的系部名称。

六、 数据替换

在任课教师一栏中，把教师名字后面的【平均值】字符去掉，保留教师的原始姓名。利用Excel2007的【替换】功能，对任课教师数据一列进行替换。具体操作如下：选择选项卡【开始】-【替换】功能，出现【查找和替换】功能界面，切换【替换】选项卡，在【查找内容（N）】输入“平均值”，【替换为（I）】内容为空，点击【替换】按钮，执行后，原来任课教师一栏中就只剩下教师的名字。

七、 数据输出

通过前面的数据处理，可以得到任课教师所在部门的期末评教得分平均值列表。根据列表数据，可以对教师期末评教得分和所在部门按照主次进行降序排序，具体操作参照前文，最后得出数据输出结果。

以上是利用Excel2007的排序、分类汇总、筛选、函数公式、替换等功能的综合应用，从而获得教师评教得分平均值从高到低的排序结果。通过这个案例，让学生全面理解和掌握Excel2007的数据处理功能，锻炼学生能以“点、线、面”方式关联、综合灵活使用软件功能，从而达到教学目的与效果。

（作者单位：海南省技师学院）endprint