论如何高质量做好会议安排工作

周建军

摘要：作为一名机关事业单位行政事务人员，组织安排会议是一项本职工作内容，如何简单高效高质量的策划组织一场会议，是一场复杂的课题，牵扯到很多的人和事，本文就自己经验和体会来分享高质量组织安排好企事业单位的会议。

关键词：高质量；会议安排

一、会议通知是高质量会议安排的前提

参加过会议的人有时都有这样的感受，看到会议通知或邀请就来参加会议了，但一进入会场就发现自己为什么来开会，主要内容议题是什么，特别是现在目前的社会，会议邀请漫天飞，特别是一些非官方的组织机构，胡乱组织会议乱邀请、乱开会，参会的人事后也搞不清楚开会到底达成了什么意识，这种情况在现代的职场不断发生，形成了不正常的社会现象。在这里，会议的通知和会议的議程安排就显得很重要了，一份高质量的会议通知和日常，就应该让参会者简单明了的知道自己为什么参会？如何参会？会议应解决的问题或达成的目标等等，这才是一个成功的会议组织安排。首先，会议邀请或通知上必须明确会议的组织方或召集人，这样参会者才能根据自己所处的角色或职能决定参会是否有意义；其次会议的主题也很重要，是本次会议保障目标达成的最终效果，没有结果的会议是很失败的；会议日程的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。会议的时间和地点必须明确醒目，这是保证与会者按时到会的前提，对于一些大型的会议来讲，会有很多的外地会议参加者，这就要附上到达会议地点和住宿宾馆的详细路线图，并说明各种路线的最佳方案。

二、会议邀请在会议安排中的作用

（一）会议邀请可以避免会议冲突

会议邀请有一个好处就是告诉对方确切的时间和地点，不用到时再为了这个事临时沟通。但是问题一般不是出在“滥用”，而是“乱用”上。该用会议邀请的时候没有用，比如要约谈事情的人不发邀请，甚至已经请对方发邀请了，还是没发，结果到了开会的时候临时找人。发会议邀请市文字表达不清楚，又会浪费很多的时间让被邀请人研究半天。这么做的好处一方面是避免开会前大家互相问对方地点，另一方也可以避免忙碌的同事无法安排其他相邻会议，比如有的同事会议是秘书安排的，如果日历上没有地址，秘书是无法知道下一个会要间隔多久去安排才算合理。

（二）可以有效的提升效率

发了一个邀请是不可能万事大吉的，会前会后还要发邮件。恰如其分的事前提醒和事后跟进，可以有效的提升效率，且体现自己的专业性。问一下是否有人有特殊情况无法到来且给对方充足的时间阅读和回复，也可以提早重新安排。

三、会议场地的安排是重点

（一）会场选择

在会议的筹备工作阶段，要更加清楚会议的参会人数和会议内容综合考虑接待的规格，选择相适应的接待标准。选择会场首先要考虑大小适中，选用一个大小适中的房间，不能用房间太大的地方做会场，那样的话由于参会的人数太少，会导致座位空得太多，加之与会者坐得松散会给人一种不景气的感觉；如果选择的房间会场太小，参会的人数过多甚至后来的人员因座位不够，加座位或者挤在一起，不仅显得小气而且也会造成会场乱糟糟的感觉根本无法把会开好。其次，会场地点的选择也要合理，会议议程少，时间短的一两个小时就散的会议，可以把会议的场地定在参会人员相对比较集中的地方。议程超过一天以上的会议，要考虑是否有宾馆的住宿安排，如果参会人员没有集中的地点，要注意参会者来回的路线里程确定地点，近的优先。第三，会议场地的附属设施要齐全，一定选择会场明亮，通风较好卫生干净的地方，开会用的话筒、麦克风、照相、横幅标语等等都要进行检查确保到位，否则，会影响开会的质量和效率。第四：会议的停车场问题，现在参加会议的人大都有自备车，会场的选择要考虑到有一定量的停车位，确保参与会议的人员到达后的轿车、摩托车都要有停放处，这样会议才能按期开得成。

（二）会议现场的布置

无论开大会还是小会议，会议现场的布置往往也很重要，好的会场布置会让参会者心情舒畅，提高会议的气氛，通过悬挂会议的主题标志、标语可以更好的让大家理会会议内容主题，也会让会议的组织者得到大家的认可和称赞。会议桌前摆放适当的轻松花卉鲜花，在会场的门口张贴标语。在每个参会者的座位桌上摆放茶杯、会议记录纸张和笔，但要注意节约和美观、统一。坐席的摆布要讲究会议的风格，是讨论型、任务布置型、还是汇报型等，可以参考几种方法：

1.圆桌型：这种布置形式适合于人数较少的小型会议，10—20人左右的会议，可以用把桌子布置成圆形或椭圆形。这种布置使参与的领导和嘉宾一起围坐在一体，大家都能清楚地看到对方的面容，有利于互相交换意见，大家会议一种平等对待的感觉，有利于会议。

2.讲座型：这种布置形式适合于人数较多的中大型会议，在20人以上的会议可以采用的一种形式，它比较适用于作报告，汇报交流和传达布置动员讲话等以领导指示为目的类型会议，由于参会人数较多，多数情况下都是少对多或一对多，与会者之间不需要讨论、交流意见。

四、会议的服务礼仪

（一）会议资料的准备工作

会议的组织者应该准备根据会议的内容准备有关会议资料，为了方便与会者的使用应提前发在会议材料袋或与会者的桌面上。会前应做好会议各项准备工作的检查工作，这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查会议麦克风、会议桌椅是否有损坏、厕所洗手间是否干净卫生等是否准备齐全。会议的后勤服务人员和会议工作人员是否提前进入接待岗位。

（二）会议前的接待服务礼仪工作

一般会议的接待工作分以下几个岗位：签字台及工作人员，会议档次高一些的可以安排专门的礼仪小姐进行，一般1-2人，配备好签到本和笔，如有分发会议资料和纪念品的还要多一些人。签到本内容应设计简洁明了，然与会签到者一目了然，会前负责签到的人员应及时向会议组织者汇报到会人数。签到后的引座工作，参会人员签到后，应有接待人员礼貌地将与会者引入会场指定的座位就座。

参考文献：

[1]陈志锋.做好大型会议会务工作的五个要点[J].秘书工作，2015（03）：48-50.

[2]刘梅娟.办公自动化系统的安全性研究及应用[D].北京邮电大学，2007.

[3]凯进.研究会要以研究为中心[J].企业文明，1995（04）：34.

（作者单位：江苏省盐城市档案馆（局））