提升机关办公室工作的效能

杨林

摘要：伴随着我国改革开放进入新阶段。办公室，作为上传下达的核心关键部门，它的工作改革自然成为机关行政改革的核心和关键。改革的一个核心问题是提升工作的效能。针对目前机关办公室工作存在的问题，提出相关意见和建议，以提升机关办公室工作的效能，促进机关行政改革的深入进行。

关键词：机关办公室；事务工作；效能

习近平总书记在《摆脱贫困》一书中指出，办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作如何，对党委乃至一个地方全面的工作影响很大 [1]。机关办公室工作具有琐碎繁多，涉及面广、任务重，时间长（全天24小时），职能多样化（有管理、服务和提供咨询建议的多种职能）的特点，这些特点决定了如何提高工作效能成为当前机关办公室工作的改革重点和难点。

一、机关办公室工作的重要性

“运筹于帷幄之中，决胜于千里之外。”办公室工作做好了，各项工作的顺利开展也就有了可靠保证[1]。办公室对于机关单位而言，其工作的水平直接决定着机关是否能够正常、高效运转；此外由于办公室的工作要经常和外来的同志和基层的同志打交道，所以办公室工作在很大大程度上决定了机关单位的外在形象；办公室还要为领导层做好参谋的工作，通过对各项基本事务的处理，为领导层的决策提供全面、详细、准确的参考依据[2]。办公室的参谋工作直接决定了党的方针、政策的顺利贯彻和实施，水平低就会影响全局工作，甚至造成嚴重后果。所以办公室工作与全局工作密切相关。

二、机关办公室工作存在的问题

2.1制度不完善

当前机关办公室工作的制度不够完善，虽然也有常规的请假制度、档案制度、保密制度等常规制度，但普遍存在着制度粗放、不具体，缺乏规范的流程和职权交叉等情况。例如公车使用制度，虽然规定了车辆的使用规范，但经常出现车辆使用不按规章、不按时还车、其他部门不按手续借用的情况。在比如请假制度，虽然有制度，但很多情况下，只是停留在书面上，实际工作中请假仅仅只是口头请假，并没有严格执行请销假制度。档案的管理也存在类似的情况，对于很多领导讲话、会议记录都做了记录，但往往不及时归档或者干脆不归档只是随意放在办公桌上。

2.2偏重管理，服务意识淡薄

由于传统的办公室工作偏向于强调管理职能，往往轻视服务、协调和咨询功能，导致其工作重心偏向于管理，其他职能没有得到应有的重视；给机关的其他部门工作人员留下“脸难看事难办”的印象。随着机关事业单位改革的开展，虽然这种情况有了很大改善，但在一些年纪较大的办公室人员身上，这种现象依然存在。

2.3信息化程度低

由于办公室工作的特殊性和繁琐性，几乎涉及了机关中的所有部门，涉及了各类人员，涉及到了机关的财务、后勤、服务、管理、通讯、住房、教育、培训、宣传等跟方面的工作。这就决定了办公室工作必然涉及到大量的信息和数据，随着信息化办公的推进，传统的纸面办公、经验办公的情况有所改变。但是不可否认的是，目前的办公室工作，还存在着大量可以采用信息化手段替代的方面，比如打通办公室和机关各个科室的数据，实现共享，共用工共建。

三、机关办公室工作的改进措施

针对上述机关办公室工作中存在的问题，提出以下改进措施：

3.1完善制度建设，强化服务意识

完善机关的各项制度建设，把制度建设细化。进行制度建设，完善制度细则，以办实事，有实效为指导思想，不能只是停留在口头上；以取得实效来检验制度建设的效果。通过展开每周学习日活动，积极主动学习先进，学习模范，强化服务意识，强化工作的细节，在日常的工作中，落实为人民服务。通过学习先进，向先进看齐，可以展开办公室内部满意度评价考核机制，以制度促进服务意识的提升。

3.2明确职责分工，规范服务流程

针对职责不清、职能交叉的情况，针对办公室工作的管理、服务协调和参谋咨询的主要职能，制定详细具体的操作规范和流程。通过细化主要职能，实施分级管理，分层落实责任，通过与其他机关部门共同合作，确定各自的职责范围，避免出现职能交叉的情况。把职责落实在日常的行动中，把规范践行的每一次服务中。把服务流程落实在白纸黑字上，通过公布规范的服务流程，接受外界和内部的监督，强化规范服务流程的执行。

3.3加强信息化建设

引进先进的信息化手段，引入市场服务，将一些繁琐的、重复的不涉密的日常办公工作数据化、无纸化。通过推行网络办公、手机客户端办公、云服务等手段，简化办公工作，提高办公室工作的及时性、便利性。将日常的办公工作进行数据化整理、存储，最终构建办公室工作的大数据库，进而更好的提出合理化建议、更加有效的协调各个部门的工作，更高效的实现管理职责。

四、结束语

总之在当前机关行政事务改革进一步推进的今天，提高机关办公室工作的效能是势在必行的，也是决定着机关行政事务改革能够卓有成效展开的关键。

[1]习近平：秘书工作的风范—与地县办公室干部谈心[EB/OL].http：//theory.people.com.cn/n/2014/1016/c389908-25846569.html.

[2]方亚利.浅议机关办公室事务工作的精细化管理[J].经营管理，2016（29）44-45.endprint