档案安全突发事件应急处置预案分析

潘虹霞

[摘 要]档案安全工作突发事件应急处置预案对于应对、预防和处理突发事件具有非常重要的作用。因此，必须重视档案安全工作突发事件应急处置预案的制定工作，并使其不断的完善，从而使档案资料处于安全的环境，将损失降到最低。

[关键词]档案安全 突发事件 应急预案 时效性

中图分类号：TH773 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）36-0368-01

在人们的日常工作和学习过程中，突发事件的出现不仅会威胁和影响到其正常的工作进度，更会对已经生成的重要资源内容产生严重的破坏与损害。以近年来我国出现的自然灾害以及非自然因素所生成的重大事故为例，其所造成的不仅有个体生命生存的灾难与威胁，也为我国档案信息的安全带来严峻的考验。它促使广大档案管理工作者必须要在已有的档案管理原则和工作方法上，制定出有关的突发事件紧急预案，保障特殊情况下的档案安全。

一、编制档案安全工作中相关突发事件的应急处置预案

首先，应该设立编制突发事件应急处置预案的的专门编制机构。这是所有应急工作科学有序开展的关键性要素，设立编制机构非常重要，并由此机构承担研究编制目的、调查研究突发事件类型与原因、划分编制小组、明确小组成员分工、编拟机构工作流程、实地演习应急处置预案相关内容、根据实际情况修订应急处置预案内容等工作。

其次，根据应急处置预案的具体要求配置相应的编制人员。专业的编制人员不仅是档案安全工作突发事件应急处置预案质量优劣的决定性因素，而且还是实际进行编制工作的人才保证。编制人员一般都是档案安全工作中会受突发事件影响的人，或者是在预案编制过程与实施过程中具有不可忽视的作用的人，具有高度的专业性和绝对的代表性。通常情况下，编制小组的成员包括档案部门的相关业务人员和管理人员，以及一些有丰富应急管理经验的专家。同时，编制小组的人员结构中应该包含不同专业的人才，例如檔案管理人才、文秘专业人才、行政管理人才、警务人员和消防救援人员等。通过结合这些小组成员的专业知识，再整合档案专业的相关知识，促使档案安全工作突发事件的应急处置预案更加的全面和系统。

二、建立健全档案安全工作突发事件应急处置预案体系

首先，创建科学合理的档案安全工作突发事件应急处置预案管理体系。鉴于档案安全工作突发事件应急处置预案体系包括各级和各类的档案部门，这就要求在创建相应管理体系时确保预案的内容覆盖到应急管理部门的整个工作过程，并将应急处置预案的编制工作融合入所有的档案工作中，促使档案安全工作突发事件应急处置预案具备较强的科学性、完整性和实用性。

其次，还应该逐渐完善档案安全工作突发事件应急处置预案的内容体系。根据档案安全工作突发事件的不同类型和不同级别，逐渐完善其内容体系。一般情况下，应急处置预案的内容体系应该要包括专项的应急预案和综合性的应急预案。其中，综合性的应急预案具有综合性的指导功能，其主要任务是对应急管理工作的框架和结构、应急原则与应急流程进行明确的阐释。而专项的应急预案具体指针对不同类型的突发事件而制定的专门的应急预案。在专项的应急预案制定的过程中，应该严格遵照总预案的具体要求，基于危险分析，再按照突发事故的不同位置、不同种类等要素而制定的子预案。

三、保证档案安全工作突发事件应急处置预案具备较强实效性

档案安全工作突发事件应急处置预案的编制必须结合档案安全工作的发展形势，严格按照国家的法律法规进行，确保应急处置预案具备较强的规范性、科学性和实效性，从而提升档案安全管理部门应对突发事件的管理效率。首先应该明确档案安全工作突发事件应急处置预案的内容，并加强其可操作性。由于可操作性对于应急预案具有非常重要的作用，既是应急预案最重要的特性，也是对其对基本和最高的要求。而要保障档案安全工作突发事件应急处置预案具有较高的操作性，就应该明确其具体的内容，避免出现形式化、空洞化和理想化的情况。

其次，档案安全工作突发事件应急处置预案内容的形式也必须做到严谨，使其具有较高的规范性。这就从根本上要求规范其编制程序，按照具有的流程要求，从预案立项、起草预案、审批预案和公布预案等程序严格执行。而公布后的相关宣传演习活动和修订工作都必须按照相关文件规定执行。同时，应急预案的内容还应该具备标准化特征，即应急预案的内容的用语和结构都应该标准化。在结构方面必须要合理和层次清晰等，而在用语方面应该做到标准、通顺和表达清晰等。此外，应急预案的体例格式也应该要标准化。即预案的文本应该符合相关格式与体例，针对其字体、行间距和自行等体例都应该制定统一标准。

最后，档案安全工作突发事件应急处置预案还应具备较强的针对性。由于档案安全工作突发事件的类型和性质都多种多样，因此在编制应急预案时应该根据工作实际，防止出现空洞华丽却又华而不实的内容。档案安全工作突发事件应急处置预案的编制应该与单位的实际需要相符合，充分体现档案的特点，通过仔细研究档案安全工作突发事件的类型，确保所制定的应急预案具备较强的针对性。

四、规范编制档案安全工作突发事件应急处置预案的程序

首先，对档案安全工作突发事件的风险进行提前预测，并对灾害进行评估。这就要求档案部门仔细分析和调查所处内部环境与外部环境，研究风险点的可能性，并分析可能发生突发事件的级别、频率和概率。同时，认真梳理本单位所经历的各种档案安全工作突发事件，记录和分析时间的不同级别、不同类型与频率，并统计单位内部的所有软件设施与硬件设施，分析这些设施是否能够有效应对突发事件。此外，档案部门还应该采取民意调查的方式广泛征集意见，收集其他单位、相关专家或大众人群的意见，使这些真实可靠的数据成为编制档案安全工作突发事件应急处置预案的数据支撑，再为具体的编制工作提供有力帮助。

其次，针对已经编制出的档案安全工作突发事件应急处置预案进行必要的审核，经审核通过后即可发布。当档案安全工作突发事件应急处置预案的初稿已经成型后，经由编制机构进行有效的评审工作，以其可操作性和实用性作为评判的标准。在审评工作中，必须经历以下步骤：第一步由编制机构的内部对应急预案进行校订和评审。采取互相审查和校对的方式，检查应急预案的语句、词序、结构等体例，发现错误和问题后要及时的修改。第二步是在档案部门的内部召开评审会议，会议参与人员包括档案系统的行政领导、档案部门的工作人员和编制小组的成员，由所有参会人员进行客观的审核，并作出评价。第三步是举办听证会，以此方式了解到外界的普遍看法，以及对方案内容的建议，采取书面记录的形式，在此基础上进行加工和完善。然后就可以交由人民政府的办公会议进行审核，审核通过并完成备案后即可正式公布。

最后，根据应急预案内容举行演练活动。通过演练活动，不仅可以清楚的检验出应急预案是否具备较强的有效性和科学性，还能够从中发现所制定出的应急预案的盲点，而档案部门在突发事件中应急管理的能力也能够显示出来。

五、结语

突如其来的社会事件，如战争、激烈的社会动荡与变革、自然灾害等都会破坏原有的社会秩序和体制，使整个社会处于无序之中。突发事件也会给档案工作带来巨大冲击，以往适用于正常状态下的档案管理体制、原则、方法与档案法规等都需要进行重新考虑。因此，在发生突发事件时，必须要制定相应的应急处置预案，以最大限度降低突发事件对档案的损害，确保档案安全。

参考文献

[1] 高宇.档案工作突发事件应急预案思考[J].赤子（上中旬），2014（11）：240.

[2] 刘璐璐.浅议档案安全管理工作[J].改革与开放，2010（24）：75-76.endprint