高校图书馆馆藏清点工作方案研究——以四川水利职业技术学院图书馆馆藏清点工作为例

王圣戎 何宗亮 邓 丽 张 妤

高校图书馆馆藏清点工作方案研究
——以四川水利职业技术学院图书馆馆藏清点工作为例

王圣戎 何宗亮 邓 丽 张 妤

在图书馆馆藏管理工作中，图书馆馆藏清点工作是重中之重。借助于馆藏清点工作，能够对图书馆的馆藏情况准确掌握，并能使馆藏资料丢失、错架等问题得到有效解决。全面的馆藏清点工作会将大量的时间和人力消耗掉，对读者的正常使用不可避免的带来影响。本文采用实证研究与理论研究相结合的方法，遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的研究思路，以四川水利职业技术学院图书馆馆藏清点工作为例，通过分析高职院校图书馆藏书清点工作的特点，总结高职院校图书馆藏书清点工作的现状、存在的主要问题及原因，并借鉴相关图书馆馆藏清点的先进经验，总结出适合我院图书馆在图书清点工作特色的模式。

图书馆馆藏清点 原则 问题 方案

新形势下，高等学校图书馆担负着重要的使命，既更好的服务科学研究和人才培养。而随着迅猛发展的信息技术，伴随着e时代的到来，受自身特点的制约，纸质图书受到来自电子信息的强烈冲击。但作为传承文化和存储信息的不可或缺的途径，纸质图书依然是获取知识的重要来源。由于图书馆藏具有庞大的数量，同时图书流通又具有较高的密度和流通量，因此，对于高校图书馆具有频繁替换更新的，一项非常重要的工作，就是图书清点工作。这样不单单能够为顺利开展图书馆的流通服务工作提供保障，还能进行更好的文化传承，加强图书馆的资源建设。本文以四川水利职业技术学院为例，对其图书馆馆藏清点工作方案进行了探讨。

一、图书清点的必要性

四川水利职业技术学院图书馆经过近年来不断的扩大馆舍，开始大量增加了馆藏资源，改变了编目方式，更新了自动化系统，并改变了服务模式，目前已经初步从一个简陋的图书室逐步向一个综合性的现代化图书馆演变。由于受到诸多因素的影响，在其发展过程中，还未能系统化和全方位的盘查和清点图书，由此逐渐增加了图书管理系统中存储的数据不符合实际图书情问题。同时，图书管理人员的技能和水平未能与图书编目学的发展变化相适应，无法满足现代化图书管理的需求，由此制约了图书流通服务和资产管理。针对四川水利职业技术学院图书馆文献资源清点工作展开，具有以下几方面意义：

第一，通过对高校图书馆馆藏清点工作现状的研究，掌握各高校馆藏清点工作的有益经验，供后期工作借鉴；

第二，通过馆藏清点工作，修补馆藏数据的漏误，完善馆藏信息，优化藏书结构，提高馆藏质量；

第三，提出适用于我馆的馆藏清点工作方案和工作策略，为馆藏清点工作以及相关的图书调拨、馆藏排架、典藏注销提供数据支持；

第四，解决目前图书检索结果和图书在架信息不匹配的问题以及馆藏清点工作中存在的其它问题。

二、图书清点的目标和原则

（一）图书清点的重要目标

借助于对馆藏的图书清点工作，能对馆藏文献的系统性和完整性提供保障，对于图书标识和系统数据不对应的混乱问题予以纠正。同时，通过实施图书盘点工作，可对馆藏数据进行更好的维护，使架上图书吻合馆藏数据和馆藏地点。杜绝发生各种“有账无书”“有书无账”以及窜架、窜库的问题，对于图书的妥善管理和正常流通提供保障。

（二）图书清点的实施原则

首先，作为一所现代化高校图书馆，其职责是更好的服务学校的训练、科研和教学。因此书库应始终处于开放状态，不能因为清点工作，而对正常开展流通服务工作带来阻碍。如果由于清点工作而闭馆，会对读者的服务工作产生影响，负面效应极大。基于此，在清点过程中，需要照常进行图书馆的编码、阅览和流通工作。其次，应保证清点过程的准确性。在清点的过程中，应注重各个环节的工作，一一揪出各种错账问题，规避出现数据的流失、损坏和遗漏的问题，通过分门别类，使编目人员能够准确判断数据的修改和馆藏情况。

三、选择图书清点方式

目前图书馆主要有以下三类图书清点方式。

（一）采用便携式数据采集器

很多图书馆图书条形码都是利用便携式数据采集器采集，在对比自动化系统内图书数目数据，以防止图书丢失的问题出现。具有简单的操作、不受空间限制，便于携带和使用设备，是这种方法的优势。同时，还能对图书的价格、种类数及册数快速获取。而在清点过程中，不能同时完成对错误数据的秀爱，是其主要的缺点。

（二）利用自动化系统的清点模块

一些图书馆的图书清点工作，是对自动化管理系统中所带有的馆藏清点模块充分利用。将核对书目信息和图书清点工作同时完成，是该种方法的优势。将系统中没有编目的图书、馆藏地与图书实际地点不符的图书找出，在清点工作完成的同时，维护系统内的数据。但具有较长的耗时时间、较慢的速度、需要多台计算机设备支撑，以及耗费大量的人力，是其主要的缺点。

（三）利用RFID技术

随着在现代图书馆中广泛的使用的RFID技术，在馆藏清点中具有重要的应用价值。能够节省人力，具有较高的采集条形码效率和极快的识别速度，是这种清点方法的主要优势。而具有不稳定的信号、容易损坏标签，并且对设备具有较高的要求，是其主要的缺点。通过与四川水利职业技术学院图书馆的实际情况相结合，经过广泛的研讨和调研，其清点方式的选择，是有机的结合便携式数据采集器和自动化系统模块。

四、图书清点流程的实施

首先，成立图书清点工作组，结合图书清点方案，将图书清点工作组分为两个小组，一组采集数据，为实现数据清点的目标，通过数据采集器，对馆藏图书的价格、种类数等信息进行获取；一组为模块清点组：主要是核对书目信息，清单工作是利用自动化系统模块，将系统内书目信息、馆藏地与实际不符的图书找出，全面和系统的维护系统中没有编目的图书。

（一）数据采集

数据采集组的工作重点是资产清查，利用数据采集器扫核查馆藏图书的固定资产属性，其操作要求:

一是在机器和人员配备上，主要是对于4台数据采集器进行配备，指派专业负责对数据的采集工作。重要是负责整理和传输数据，通过实时跟进，对系统数据进行更改。

二是操作方法。工作人员将系统数据向采集器中分次和分段导入，在采集数据的过程中，需要盖章标记那些印有ISBN号的二维条形码。同时，将那些无法采集数据的书籍信息，包括价格错误的、无数据的和无ISBN号的信息，作为数据采集的补充，分别在各类数据统计的表格中填写。在每一部分图书清点工作完成后，从采集器中导出数据，并由技术人员统计和转换格式，在由编目人员相应的修改数据。

三是工期预测。测试工期是在正式开始清点工作前的一项必备的工作。实际模拟工作可采用小的样本量进行。首先，应将每天每人的额定工作量计算出，然后在结合人员配备情况和图书总量，将预计消耗的理论工期进行估算。

（二）模块清点

模块清点是在启动数据采集工作之后马上跟进的一项工作。二者需要交叉配合、同时进行。模块清点是在系统中扫入图书上的自设条形码，在通过系统中的图书清点模块，对实际图书与图书数据是否具有一致性进行对比，为了实现维护数据的目标，对数据进行有针对性的修改。

一是在机器配合和人员配备上。为提供畅通的网络，对三台专用电脑进行配备。采编部和流通部是主要的参与部门，指定专人负责扫条形码、搬运和图书下架工作。同时配备编目人员对系统数据进行更改，以及数据的跟进工作。

二是操作方法。将清单工作依据图书分类，划分为若干块，将每块的清点安排好。通过采集结果的跟进，负责采集数据的人员应及时下架那些出现问题的图书，而利用系统模块，模块清点的工作人员还在在系统内扫入图书条码，并对比系统数据信息和条码的一致性。及时分拣一些错误数据的图书，在进行修改和完善。在及时上架那些经过核对，数据准确无误的图书。通过盖章标识，区分哪些比对无误的图书和修改后的图书。

三是工期预测。工期预测和数据采集有着基本一致的测试和计算方法。而具有复杂的模块清点工作，是其主要出区别。同时因为在有限的时间内，不能大量实验测试模块清点工作，所以不容易准确预测清点周期。但可以预测的是，这项工程体系庞大，时间跨度较长，需要耗费大量的人力和物力。

五、图书清点需要注意的关键问题

（一）清单动态清点法具有显著的优势

清单动态清点法不受设备数量和工作空间的限制，具有较强的操作性和实用性。能同时进行，将大量的成本和时间节省下来。学院可利用寒暑假期间招收大量勤工俭学的学生，开展图书馆的清点工作，由多人共同完成图书的核对工作，由此可大大的缩短清查周期。相比于其它清点法，利用清单动态清点方式对书目信息进行核对，包括索书号、著者和图书的题名，具有显著的优势。在发现“有帐无书”，或“有书无帐”问题上，数据采集器批量清点和电脑扫描尽管存在着一定的优势，但在采集条码的过程中，对于该书目是否有正确的数据，不能及时发现，也不能及时修改存在问题的图书。而清单动态清点法则可对书目信息进行全面清点，对书目数据的准确性提供保障。

（二）图书清点工作的关健是分区域、分状态处理图书

在图书清点工程中，将书库依据若干个小区域点进行划分。并结合借阅状态，将当日需要清点范围内的图书划分为三种状态，既当日归还图书、已外借图书和未出借图书。分区域便于将工作周期缩短，由多组人员同时清理。分状态是指通过有条不紊的开展图书清点工作，能规避重复劳动，使清点过程中图书由于归还和出借而不能清点的问题得到了解决。

（三）详细的清点方案有利于顺利开展清点工作

制定详细的清点方案，做好充足的准备工作，是清点工作的前提和关键，以此才能稳妥顺利的开展图书清点工作，对清点工作的质量提供保障。例如，在本次清点中，最初在对清单进行打印时，由于没有显示“卷期”，因此在对图书进行排查时，常常会出现多索引书号的错误判断，由此浪费了一定的人力。同时在排查图书时，学生工应统一问题情况的标记，因为图书具有庞大的数量，所以如果标识不统一，必然会影响到后面的工作。

六、结语

实践证明，虽然有多种可供选择的图书清点方案，但经过实践论证后，立足于图书馆的实际情况，通过有机的结合数据采集器和模块清点的方案，具有诸多优势。利于数据修改、能将工期缩短，将人力和成本节约下来，同时还能使采集的准确性进一步提升。但需要注意的是，各个馆具有不尽相同的馆藏情况和人员配备，所以在实际工作中，应与各馆的馆情密切结合，灵活运用各种馆藏清理方法。

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四川水利职业技术学院）