大数据时代档案管理工作的优化路径分析

刘丽英

摘 要：随着信息技术的不断发展，大数据时代随之到来，给传统的档案管理工作带来了前所未有的冲击。为了适应时代的发展，改善档案的管理理念与管理方式，成为一项势在必行的重要举措。本文就大数据时代下的档案管理工作中存在的问题进行了相应的总结，并对其优化路径作出了大胆的分析。

关键词：大数据时代 档案管理 优化路径

信息化时代的到来，为社会各行各业的发展带来了一定的冲击，亦带来了获得更好的前所未有的机遇。对于档案管理工作来说亦是如此，只有牢牢抓住这一机遇，努力优化并改善档案管理工作的工作理念与工作方式，才能更好的适应时代发展的需求。

1.大数据时代下档案管理工作的优势

1.1可以节约档案管理的成本。

随着各行业的不断发展，其档案数量也在不断增加，若使用传统的纸质档案进行档案的管理，则需要用到大量的纸张，势必会增加档案的制作成本。而另一方面，纸质档案在管理保存方面需要付出更大的精力以及管理成本。相对来说，大数据时代下的档案管理多是以电子信息的形式，通过计算机来实现的，充分发挥了计算机的数据处理能力。而且通过计算机来实现档案的存储与管理，一方面可以减少纸张的使用，另一方面也减少了档案管理的人力投入，节约了档案管理成本。

1.2.可以提高档案的保存质量。

传统的档案多是以纸张为载体进行保存的，很容易出现因保存时间过长而风化的现象，或者是出现因保存环境较为潮湿而导致的字迹模糊的问题，甚至是火灾、漏水等情况都会威胁档案的管理。而大数据时代下的档案管理是依托于信息技术来实现的，受外部环境影响较小，可以最大程度的提高档案的保存质量。

2.大数据时代下档案管理工作存在的问题

2.1信息化建设投入不足

随着大数据时代的到来，档案管理工作进入到新的时期。部分企业虽说认识到了档案管理的新形式，但是在资金预算方面的投入却较为不足，尤其是在档案管理信息化建设方面的投入比例较低，导致档案管理部门的硬件系统较为陈旧，加上缺乏配套软件的建设投入，导致档案管理所用的软件功能较少，难以适应多种格式的档案存储需求，严重阻碍了旧档案管理的信息化发展[1]。

2.2档案管理质量不高

大数据时代下的檔案管理工作效率较高，但是由于经验上的不足，很多企业对档案的收集存在错误的认知，不管是有用还是无用的资料统统的填充到档案中进行存储。虽说可以对档案资料进行详细的收集与保存，但是很多资料不仅没有多少利用价值，反而占用了大量的空间资源，难以对档案进行科学的分类管理。加之部分企业还存在重收集，轻利用的情况，使档案的成为一种摆设，难以得到有效利用。导致档案管理的质量不高。

2.3档案管理人员的素质不足

虽说大数据时代下的档案管理极大的减少了档案管理人员的数量，却对其质量提出了更高的要求。但是从当前现状来看，档案管理人员的素质却难以适应时代的发展。一方面部分企业还是采用老员工来对档案进行管理，导致其对档案管理的认识程度不足，加之对新观念的接受能力以及对计算机技术的应用能力较差，更是难以满足档案管理的需求。另一方面，部分企业还会采用转岗或是兼职人员进行档案管理，对档案管理的认知程度较浅，只会对档案进行简单的收集、整理与存储，难以对档案进行深入的利用[2]。

2.4信息安全性存在威胁

当下，大数据时代下的档案管理逐渐向着集中化、多样化的方向发展，但是信息的集中化却为档案管理的信息安全带来了巨大的风险，很容易受到网络黑客的攻击。另一方面，部分企业对自身的档案未进行分级管理，对档案造访者的身份不设限制，很容易导致重要档案的泄露。

3.大数据时代档案管理工作的优化路径

3.1加大信息化建设投入

企业经加强对档案管理工作的重视程度，真正将档案工作纳入到企业的整体规划中来。加大对档案管理的资金投入，对档案管理信息化建设中所需用到的硬件设备以及软件系统进行更新与完善，并进一步强化硬件设备的扩展性，便于对信息档案的存储[3]。另外，企业还应根据自身实际需求，对软件系统进行开发从而更加贴合自身的档案管理 的工作。

3.2强化档案信息资源体系建设

一方面需要对信息资源的收集进行一定的规范与管理，明确收集范围，做到对信息资源的精确筛选。在提升档案信息管理效率的同时，亦可以进一步节约资源的存储空间，同时还便利了后期的档案调阅。另一方面，还应进一步加强对档案的利用效率，确保档案正确发挥自身的价值，积极引导企业的健康发展，而不是作为一段尘封的数据存在。

3.3注重档案管理人才的培养

一方面需要加强对档案高端人才的培养。人才作为大数据时代下档案管理能否顺利开展的基础， 企业应加强对专业性高端档案管理人才的培养。及时更新其管理理念，提升其管理方式，保证其能熟练的运用大数据来完成档案管理工作。 企业可以通过与相关高校建立合作的方式直接吸纳高端人才，或者是引进具有先进管理经验的档案管理人员，对本公司的档案管理人员尽享教导与培训，从而使之培养成为高端的档案管理才。另一方面还应做到进一步优化人才结构。当前，我国档案管理人员的构成方面存在着老龄化的现象，人员构成多以中老年人居多，但是大数据时代的到来，需要更多人才的参与。因此，积极改善人才结构，建立起健康的档案管理梯队，从而保证 “新鲜的血液”能够远远不断的注入到档案管理工作中去。

3.4加强档案的安全性管理

首先为了保证档案数据的安全性，企业应加大对防火墙等杀毒软件的投入与安装，其次还应制定相应的档案管理工作细则，一方面可以做到对档案管理人员的工作进行相应的规范，避免其误把病毒带入到档案数据中去。另一方面还能规范档案的分级管理，设置相应的查询权限，从而避免重要档案的恶意泄露。

4.结语

大数据时代的到来为档案管理带来了巨大的冲击与挑战，只有不断的去适应，去挑战，不断的优化档案管理的管理理念与管理途径，才能更好的确保档案管理工作能够适应当下时代的发展，充分发挥其应有的作用。

参考文献：

[1] 侯丽娟.基于大数据时代背景下的档案管理工作分析[J].人才资源开发，2016，（20）：136.

[2] 魏海如.信息化数据档案管理的重点和难点[J].办公室业务，2015，（8）：56-56，86.

[3] 滕春娥.大数据环境下档案工作转型研究[C].//第四届全国情报学博士生学术论坛论文集.2014：1-7.