大数据时代背景下的档案管理策略分析

付浩

摘 要：档案管理可谓是关系到每一个公民的切身利益，因此是非常重要的事项，做好档案管理和档案储存工作是我国的基础性保障。本文将针对大数据时代的背景，分析探讨档案管理工作的方式方法，对今后一个时期的档案管理工作提供参考价值。

关键词：大数据 档案管理 方略

信息技术广泛发展的今天，大数据时代普及到各行各业，作为档案管理这一领域，也被信息技术所影响，为了适应新的时代背景，档案管理呈现出全新的工作方略。

一 现阶段我国档案管理工作中存在问题：

1 档案管理模式相对落后

现阶段，我国档案管理工作中大多还是采用传统的纸质管理方式，不仅耗费人力、物力，同时在档案的查询、整理方面也非常的不便。即使有些单位也建立了电子档案，但是也仅仅局限于对档案的查询、调取方面，对于数据的整理以及分析方面还是远远不够。

2 缺乏必要的软硬件设施支持

俗话说“巧妇难为无米炊”，信息时代下，档案管理工作只有具备相应的软硬件设施，才能做到信息的有效整理和分析，才能与时俱进，在信息时代促进档案管理工作的发展。如今，我国档案管理工作相较于国外而言，软硬件设施支持明显不足，设施技术含量较低，使得档案管理工作方式还较为传统。

3 缺乏对档案的系统管理

档案的多少往往直接影响档案管理工作的水平，如若档案过少，则无法体现档案管理工作的真正作用，如若档案过多但是缺乏系统的管理，则档案管理工作的不足和弊端将严重阻碍档案管理工作水平的提升。如今，我国的档案数量繁多，但却缺乏系统的管理，信息往往缺乏残缺不全，或是杂乱无章，无法信息时代对档案信息的精细化要求。

二、档案管理在大数据时代背景下面临的机遇

在大数据时代的背景下，档案管理工作面临着前所未有的挑战，但是大数据时代又给档案管理工作带来了诸多机遇，具体表现为以下几个方面：

1.便捷了档案的存贮工作。如今，很多政府部门、事业单位、企业等地，越来越多的人事档案给他们的管理工作带来挑战，不断增长的档案数量以及有限的存储空间，使很多单位不得不将古老陈旧的档案数据进行销毁处理，但是大量的珍贵资料一旦销毁将无法复原，这无疑给单位带来一定的损失。面对档案管理的存貯问题，大数据时代的到来就显示出在存贮方面的显著优势。可以利用数据技术，将档案信息电子化，这样可以节约空间，并且方便查阅，即使档案资料很古老，但在庞大的电子空间面前，这些数据资料可以保存完好，有效保证了单位档案的完整性。

2.方便快捷的档案应用优势显著。过去的档案管理，大多采取的是纸质和电子相结合的档案管理方式，这样的管理方式通常较为被动，一旦要利用档案中的某些内容时，需要耗费大量的时间和精力去翻阅查找或搜索，这些工作也很难调动起从业人员的工作积极性。但是大数据时代的到来，大规模的数据被存储到相关的软件中，这些软件并不是简单的存储数据，而是对这些数据进行分析和计算，帮助人们提取所需信息，并从中挖掘相关的有效信息，在对大量古老档案数据进行提取再利用时，这样的信息处理技术可以发挥档案的有效价值。

三、优化和提高档案管理工作的对策

面对大数据时代到来的外在环境，对档案管理工作来说，既是机遇，又是挑战，因此应当针对这样的外在环境不断优化和提高现代档案管理工作的水平，笔者认为可以重点从如下几个方面开展工作：3.1提高档案管理从业人员的综合素质，优化人员结构。

大数据时代的到来，作为档案管理的从业人员，应当不断更新观念，以迎合时代发展的需要，应当不断提高自身的综合素质，首先扭转传统的档案管理观念，开始掌握大数据时代背景下应当具备的专业技能，在过去的传统档案管理工作中解放双手，逐步引進具有先进的档案管理理念的专业人才，提高从业人员的整体素质，这是针对大数据时代给档案管理工作带来挑战的积极应对措施。

1.将先进技术引进档案管理工作中。为了使档案管理工作与当前大数据的时代背景相结合，就必须将涉及到档案管理工作的技术引进到档案管理的实际操作中来。无论是政府机关还是事业单位，亦或是企业，档案管理工作都应当主动谋求与大数据公司合作，针对单位的实际研发符合自身情况的档案管理技术和工具，由于大数据环境下的档案管理工作需要多方合作才能完成，不是一台电脑就能完成相关工作的，因此要想使单位的档案管理工作运用现代化的大数据技术，就势必需要采用多种技术手段，将虚拟技术、云存储等相结合。

2.档案管理监管制度的建设。大数据时代下，档案管理工作既有机遇又有挑战。面对大数据时代下的档案管理工作，更加开放和多样的信息也给档案管理工作的安全性产生危机。因此，在实行大数据时代时，档案管理的监管制度应当进一步加强，严格相关数据的准入制度，并对各类档案信息加强监管，实行档案数据的保护措施，防止因为操作不当，引起的档案信息泄露，或不法分子利用系统漏洞入侵档案管理系统，盗取相关信息。在加强对档案管理监管的同时，可以降低档案信息丢失的风险，使档案信息的相关数据安全性得到保障。除此之外，还应当加强政府部门及相关单位对档案信息安全性的重视程度，加大对大数据时代建立现代化的档案管理工作的资金投入，利用更先进的技术和专业人员，定期维护和更新档案管理工作的技术，这也是提高档案管理工作安全性的有效举措。

四、结语

综上所述，大数据时代的到来为高校档案管理工作提供了新的发展契机，档案管理部门应该充分抓住机会，不断进行工作创新，以发挥出自身工作的实际价值与意义。文中很多观点都是编者的个人浅见，在大数据时代背景下档案管理模式的变革方面还有更多的方法需要相关工作者在实践中不断去发现。

参考文献：

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