企业人力资源管理信息系统与人事档案管理研究

张钰茗

摘 要 人事档案真實地记载和反映了企业员工的信息资料，是企业进行人力资源管理的重要参考依据，运用现代化的管理信息系统对人事档案进行管理，对于提高管理效率和管理质量有着不容忽视的作用，因而在企业中得到了广泛的应用。本文将论述企业人力资源管理信息系统和人事档案管理二者之间的关系，并针对当前人事档案管理中存在的问题提出行之有效的解决策略，以期全面提高企业人事档案管理的信息化水平，确保人力资源管理信息系统发挥最大的作用。

关键词 企业 人力资源 管理信息系统 人事档案管理

一、引言

在科学技术飞速发展的背景下，企业也面临着改革和转型。现代化、信息化技术的研发和应用为企业的信息化建设提供了强有力的技术支持，人力资源管理信息系统的构建和应用，实现了对企业人事档案全面、动态的管理，显著提高了企业人力资源的利用效率，减少了企业的经营管理成本，企业的各项决策也能够更为迅速地得到落实，为企业的长远发展提供助推力。

二、企业人力资源管理信息系统和人事档案管理的关系

企业人力资源管理信息系统涵盖了企业人力资源管理的方方面面，包括人力资源规划、招聘、培训、考核等，是人力资源开发和利用的重要依据。该系统的应用转变了传统的人力资源管理模式，充分发挥了计算机与信息技术的优势，促使人力资源管理向着动态化、信息化的方向发展。人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，在人力资源管理信息系统中也占有一席之地，人事档案是以特定模块的形式存在于人力资源管理系统之中，集合了企业员工的工作履历、家庭情况、文化程度等各个方面的信息，为企业员工信息的查询和使用提供了巨大的便利，能够显著提高人力资源管理的效率，减少管理人员的工作量，同时也节约了管理的成本。

三、企业人力资源信息系统中人事档案管理存在的主要问题

（一）尚未统一人事档案信息化的标准

随着我国市场竞争的日益激烈，企业的发展也由单一化向着多元化的方向转变，企业的下属机构越来越多，组织层次也愈发复杂，这些都为人事档案管理增加了难度。为了应对这一问题，企业的分公司往往会设立独立的人力资源管理信息系统来管理该机构的员工信息，由于各个机构采用的信息化标准不同，所以企业无法对员工信息进行统一的录入和管理，导致企业资源的利用率十分低下，人事档案信息化管理不够规范、严谨。

（二）人事档案信息的利用率低

一般来说，人力资源管理信息系统具有录入、存储、查询、统计等多项功能，这也是人事档案信息化管理最基本的要求，企业可以根据自身的实际发展需求对人力资源进行开发和利用，为企业生产经营活动的开展以及发展战略目标的实现奠定坚实的基础。但企业普遍缺乏人事档案信息的利用意识，只是单纯地将员工信息录入人力资源管理信息系统中，没有将系统的功能完全开发出来，致使人事档案信息得不到充分的利用，严重影响了企业人力资源管理的实际效果。

（三）人事档案信息安全问题

当前网络安全问题备受关注，网络入侵和主动攻击频频发生，企业的网络环境受到了极大的威胁。企业人力资源管理信息系统需要在网络环境下运行，如果企业对网络安全的重视度不足，没有建设完善的网络安全防护机制，或者企业采用的网络防御技术较为落后，无法及时发现和处理最新的木马病毒，那么企业受到网络攻击的概率将大幅度提升，人事档案信息资料的安全也将失去保障。

（四）缺乏高素质的管理人才

人事档案信息化管理需要既懂信息技术，又懂档案管理的高水平复合型人才，但是企业的人事档案管理队伍在素质、技术、工作能力上都不能满足人事档案信息化管理的实际要求，管理人员在使用人力资源管理信息系统时经常会出现种种问题，无法履行人事档案管理职责，企业的人事档案信息化建设和使用因而受到了一定的阻碍。

四、加强企业人力资源信息系统中人事档案管理的有效途径

首先，加强人事档案信息化的总体规划、标准化、规范化工作。企业应依据人力资源规划、地区政策、人力资源管理信息系统功能模块等，制定可行的人事档案信息收集和整理计划，人事档案信息在录入人力资源管理信息系统时，采用国家人事部、中组部颁布的全国统一标准代码，使人事档案信息网络环境中数据库格式、人事档案信息的存贮和著录格式、网络体系结构和信息处理界面等工作实现标准化与规范化。

其次，利用数据挖掘技术对信息系统中的人事档案信息数据进行挖掘。数据挖掘技术可以从数量庞大、种类繁杂的信息中筛选出对企业经营管理有用的信息，将该技术应用到人力资源管理信息系统中，提取人事档案的信息，进而对企业未来的发展趋势加以预测和分析，使企业的决策更加科学、可行，拓宽了企业人力资源管理信息系统的运用领域。

再次，为企业人力资源管理信息系统建设多重防御机制。企业人力资源管理信息系统中人事档案管理应执行相对严格的保密原则，加强人事信息数据的安全控制，建立从网络层、系统层和应用层面的安全管理体系和安全机制，对管理权限进行划分，管理人员只能进行权限范围内的规定操作，以创造安全的网络环境，提升系统的安全性能。

最后，对管理人员进行专业化的技能培训，打造高水平的管理队伍。企业要组织多样化的培训活动，对管理人员进行法律法规和人力资源管理相关理论的知识培训。同时加强计算机技术实践操作训练，通过系统的知识灌输和实践练习，循序渐进地提高管理人员的综合素质，确保管理人员明确岗位职责，切实做好人力资源管理信息系统的管理和人事档案的开发利用工作，从而加快企业的信息化建设步伐，保障企业健康发展。

五、结语

人力资源管理信息系统为企业人事档案管理的顺利实施提供了重要保障，企业应制定统一的标准规范，加强资源的整合利用，并建设多重安全防御机制，定期对管理人员进行培训，以实现对人力资源管理信息系统功能的开发以及人事档案的高效利用，确保企业的人力资源得到科学合理的配置和使用，从而为企业的发展贡献出最大的力量。

（作者单位为青海油田物资装备公司人事档案部）

参考文献

[1] 王明丽.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].统计与管理，2016（03）.

[2] 李红兵.浅议企业人事档案管理的问题和管理设想[J].科技经济导刊，2016 （10）.

[3] 陈炯.新形势下对我国企业人事档案管理的研究[J].江苏航空，2015（04）.endprint