生产管理中信息传递损失的研究

宋钻　李蕾

摘 要 本文分析了生产管理信息传递中的各种信息损失现象，并进行了原因剖析，最终将问题归纳为传递者和传递工具两部分，针对不同问题提出不同的改善措施，目的在于减少信息传递损失，降低成本，提高效率。

关键词 信息传递 信息损失 传递者 传递工具

一、引言

信息传递串联着生产管理中的各个工作流程，直接影响到生产企业的日常运行，但是信息传递损失的现象比比皆是。造成信息传递损失的原因来自多个方面，首先传递者的意愿直接影响信息传递的第一步，组织因素、与个人相关的因素、信息特征因素等都在不同程度上影响着传递者的意愿。[1]传递工具也越来越丰富，但是在使用的过程中，应针对不同工具的特点及状况的紧急程度和传递对象来进行选择。信息模型和内容识别机制的完善能最大限度地减少和避免信息的传递损失，[2]使用标准化的模型和统一规则也可以帮助控制信息传递的有效性。

二、信息传递的现状

信息从信源到信宿需要经历诸多环节，涉及信息生产者、信息传递者和信息接收者等不同对象，由于传递个体、传递工具和传递机制等方面的差异，会造成各种形式的信息损失现象。

通过实践工作的观察与理论进行比对，我们发现在信息传递环节中存在各种各样的风险点。当第一层信息传递者接触到信源后，可能因为个人意愿问题而产生不愿意传递信息或者传递不及时的情况，而且因为个人的能力差异，在信息加工后会出现信息失真的情况。如果没有有效的工具进行内容识别，会造成识别不及时和识别错误的问题。此外，信息传递机制的不健全和传递工具的差异，会造成信息失真和传递失效的问题，最终信宿收到的信息已经是没有任何意义的信息了。

三、信息传递损失的原因分析

从采集信息到各个接收方接收到信息，需要经历一系列的传递活动，彼此依赖且互相影响，比如对信息源的评估、信息的筛选和加工、信息的传递途径与渠道的选择等，人为因素和工具的影响都会造成信息损失。作为管理人员，需要对信息损失现象加以重视，探索其根本性原因。信息损失原因分析见图2。最有可能发生信息损失的原因包括以下几方面：

（一）个人意愿影响

信息传递的主要推动者是人，如果人本身对于信息评估是错误的，没有意识到信息的错误，便不会产生传递信息的意愿。

个人所处的环境也会影响个人的传递意愿，如果组织没有提倡信息传递，为保护信息传递者传递意愿提供有效的环境，会使得信息传递者在进行消息传递时产生各种各样的顾虑，无法从组织中获得加工和传递信息的动力。或者上下游关联方相处不愉快，产生人际关系和情感的倾向性，领导对传递者的辛苦劳动没有给予适当的反馈与激励，视之为理所当然，会打击传递者的积极性。

（二）信息解读失败

信息解读失败会发生在信息接收者解读信息的环节，一方面是由于传达的内容比较晦涩，或由于信息传递者站在自己的角度，在进行信息加工的时候只注意到一部分潜在风险和潜在价值。另一方面，是信息接收者理解能力不足，面对接收到的信息无法正确解读，需要对其进行技能的培训。

（三）信息传递失效

信息的传递过程可能是一个无效的过程，由于缺乏统一的意识，有效的标准化的规则和语言，健全的工具，信息检索中的黑物质，可能导致信息无法被准确解读，导致信息失真。

面对同样的信息，每个人信息加工者都有自己的传递方式，理解的程度不一样，信息传递过程覆盖面不全，导致传达出的消息无法被接收。具体原因包括：第一，由于信息传递平台覆盖的缺失，虽然传达者往外发送信息，但是接收者无法接收信息，是一个无效的过程，导致传递失效；第二，信息传递者负责信息传递的第一步，不负责信息传达后问题的解决情况，无法完成闭环；第三，传递给错误的接收方，将上下游的信息传递颠倒，无法正确利用纵向传递和横向传递方法。

四、避免信息传递损失的改善措施

在生产管理过程中的信息传递损失会导致生产停线等，从而产生更多的生产成本，降低生产经营中的績效。对于生产型企业，准确快速地传递信息、高效地解决问题，是一个企业生存的根本要素。为了加强生产型企业在激烈的市场竞争中的实力，要营造一个良好的环境，使得传递者愿意传递，进行实现有效加工和及时传递，杜绝信息传递损失的情况发生。

（一）塑造合格的信息传递者

在信息传递过程中，作为认知主体的员工是信息传递的发起者和接收者，信息传递过程的顺利进行与信息传递者传递意愿和信息处理能力有着密切的联系。

外界刺激会对个体产生情绪和态度等的变化，个体因素会影响个体信息行为，进而影响个体信息传递意愿。加强传递意愿要从组织和个人两个方面出发，对于组织要注重营造环境，良好的氛围可以消除传递者的顾虑，使得人员产生主动传递的意愿，在传递信息后进行及时的肯定和褒奖，提高大家的信息传递积极性，减少损失。对于个人，要严格要求自我，不以个体情感波动和喜好进行传递，客观对待信息的真实性。

同时，信息加工质量决定着信息损失的程度。通过精准的信息提炼和高质量的信息加工，可以充分挖掘信息的附加值。所以，要对信息传递者进行必要的技能培训，使其具备信息筛选、分析和判断能力，强化其信息解读能力，学会处理数字信息和文字信息。信息加工主要包括两个方面：第一，理清思路，有效利用工具和手段，包括计算机软件对数据的推理演算，基于不同条件下分析发展趋势，制定不同的调整策略；第二，模拟分析找到风险点，提出并建立起合理的、贴近实际的调整策略，利用有效的方式解读信息内涵。

还要培养信息传递者对信息的敏感性，在接收到信息后及时处理，及时汇报，形成内部团队讨论，并找有经验的人员进行探讨、切磋，分析执行过程中遇到的问题，通过阶段性的信息传递进行分步控制。1周或2周一次将信息发给相关方，再闭环收集信息反馈，对一周前的信息进行系统核对。同时在完成信息解读后，明确下一环节的接收者，有针对性地制作信息报告，培养信息沟通能力。endprint

（二）标准化信息处理工具

信息传递的有效性主要取决于人，对于人的个体基本能力依赖性比较强，结果因人而异。因此，就要减少信息传递的人为因素，保证口径和规则的一致性，统一模板，完善信息传达的规则和制度。在信息处理方面，可以通过创建模型和标准报告体系进行推演模拟和传递，避免误读和个性化的传递损失。以下是实践工作中创建的几种模型和标准报告体系：

实时生产监测数据模型。该模型是检测每一个生产区域中每小时生产完成的数量，通过数据模型，将计划完成状态和实际情况作比对，找到差异，主动发现问题。在生产管理中，经常发生生产停线，有时候停线的信息不能及时向相关部门传递。通过生产监测数据模型，实现对生产的实时控制，就能及时发现生产的异常状态，结合主动的信息核对，立即通过微信、邮件、电话等平台发布预警信息，引起相关部门的关注，采取及时有效的补救措施或预防性措施，在尽可能短的时间内解决问题或杜绝问题进一步恶化。

车身监控报告体系。车身是汽车生产制造中很重要的一个部件，车身的监控是在生产计划部门触发车辆订单生产后实施监控的。员工定期筛查和分析车身在工艺流程里的生产状态，将超过正常工艺时间的车身纳入监控范围，同时进行深入调查和协调，确认问题及原因后，交给责任方去解决，并升级到管理层，便于问题的解决。

订单与车身柔性化匹配模型，即计划符合率。通过引入生产计划符合率考核体系，使得生产管理可以在訂单维度上进行控制。计划符合率考核体系是对总装车间的生产订单实际生产顺序和计划生产顺序的对比，一致性越高，说明生产计划稳定性越高，满足计划所需的成本越低。由于每一个订单都对应着客户的真实需求，所以生产计划稳定性的高低也直接影响到客户的满意度。保持生产计划符合率的稳定性可以减少库存，减少车身滞留。

通过实时生产监测数据模型和车身监控报告体系，生产管理者可以及时发现生产过程中出现的问题，同时设立明确的规则（如预警值），统一信息传递语言，有效防止因为个体理解差异、语言和判别方法不标准、规则不清晰等问题而造成信息传递失效。

（三）完善信息传递平台

在信息传递过程中，要增加信息传播的平台和媒介。信息传递者要善于利用这些工具，学会向相关关联方传递信息。通过信息采集机制、手段、平台，与电脑软件结合，建立相关通道和流程，达成共识，将信息传到平台上。利用信息渠道，通过事件关联方了解事件背景，分析对后续事件的影响，屏蔽掉不真实的信息，保留精力处理更多有用的信息。

信息传递者要合理利用电话、短信、邮件、微信等通信工具，进行全方位的信息传递管理。构建微信沟通平台，加强邮件沟通渠道，结合电话沟通，根据不同事件采取不同的工具。短信和电话更多的是针对点对点的信息传递需要，更加直接快速地向当事人获取事件信息，这就对于信息传递者提出了更高的要求，要求传递者具备高效识别和准确传达信息的能力，在充分了解信息后再进行信息传递。而微信和邮件更多的是针对一点对多点的信息传递需求，同时微信更能够发挥平台的互动性，可以提供信息供大家分享，也可以多方位接收信息的反馈，通过多点互动有效避免信息被误读。

（四）健全信息传递机制

在对信息进行初步筛选后，分辨出虚假信息、非重要信息，聚焦于重大事件和重要信息，辅助信息传递者作出判断，出现问题时，需要通告其他团队和其他项目相关人，给予量化可执行的操作流程和操作原则。信息传递在原则上应该是闭环传递，有始有终。信息传递报告一般是在问题得到解决后及时向上级反馈、汇报，说明问题从出现到解决的整个过程所花费时间及产生的影响，完成后，其他同事要根据影响程度进行跟进分析，提出应对措施，所以要形成信息闭环。

通过各种传递工具和数据模型的组合利用（见图3），进行信息的实时跟踪与全面监控，保证信息传递的实时性、准确性和连续性。

五、结语

企业应该重点关注信息传递者和信息传递工具，加强信息传递者的意愿和能力，搭建平台，有效地利用工具和媒介，结合标准化的信息传递模板，减少技术上的损失，提高信息传递的有效性、及时性、准确性，降低生产经营成本，提高管理效率。

（宋钻单位为北京奔驰汽车有限公司；李蕾单位为北京科技大学机械工程学院）

参考文献

[1] 李阳，李晶，谢阳群.国外信息传递意愿影响因素研究综述[J].情报理论与实践，2013，36（7）：124-128.

[2] 何绍华，方清华.信息传递中的信息损失认知与技术分析[J].情报理论与实践，2006，29（6）：764-766.endprint