浅谈档案的保护和利用

赵焕华

摘 要 在我国现代事业不断发展的过程中，各行各业对档案的利用越来越频繁。当代社会在发展科学技术的同时，也将信息化手段应用于档案的保护和利用，因此当前的档案事业在开展过程中就需要遵循更高的要求。本文主要通过对档案保护和利用之间关系的阐述，讨论档案保护的重要意义，并且对档案保护和利用的措施进行简要分析。

关键词 档案保护 档案利用 研究

《中华人民共和国档案法》中明确要求，在利用档案保存和查询信息的过程中需要对其进行保护，并且利用得当。可见，档案的保护和利用对于各行业来说非常重要。法律将档案的保护和利用联系起来，主要是由于部分企业在利用档案的过程中忽视了档案保护的重要性，因此需要制定明确的规章制度约束其利用档案的行为，保证企业能够严格开展档案的保护工作，从而在利用档案的过程中不出现差错。

一、纠正重利用轻保护的倾向

很多企业在利用档案的过程中会忽视对档案的保护，导致档案信息出现缺失，这会使其在利用档案的过程中得到错误信息，失去档案利用的作用。档案保护是贯穿于整个档案工作过程中的一项重要任务，在开展这项工作的过程中工作人员需要加强理论知识和专业技术能力，担负档案保护的责任。部分档案工作人员认为只有在利用档案信息的过程中，档案的存在才是有意义的，因此其在工作过程中经常表现出漫不经心、粗心大意的工作态度，导致档案保护工作难以开展。

档案工作人员重利用、轻保护的工作态度还体现在档案的运输、接收、整理及修复等过程中，甚至由于档案工作人员对档案保护的忽视，导致其在利用档案的过程中出现档案损坏现象。对于任何行业来说，档案都是充当原始凭证的重要材料，一旦档案保护不到位，则很容易导致档案信息的缺失，给企业造成无法弥补的损失。因此，在开展档案工作的过程中，档案工作人员要纠正重利用、轻保护的工作态度，认识到档案保护的重要性，只有保证档案保护工作的质量，才能为档案利用提供条件。

二、档案保护的目的是为了更好地利用

档案保护和利用有密切的联系，在保护档案的过程中，档案工作人员需要认识到保护档案是为了完善档案信息，使其能够得到更好的利用，发挥档案的作用。在利用档案的过程中可以解决企业的问题，甚至还能够为管理者的决策提供参考和依据，从而提升企业的经济效益。在利用档案的过程中，借阅者需要使用较多的材料，并且要复制文件，因此档案工作者就需要熟练应用复制技术，在保护档案的同时满足借阅者的合理要求，使档案保护和利用能够发挥其最大的价值。

三、做好档案的保护和利用工作

（一）增强档案意识

档案工作人员在开展档案保护工作的过程中，需要增强档案意识，加强档案保护和合理利用的宣传。档案保护人员身兼档案管理人员，其在开展档案保护工作的过程需要对档案利用者的行为进行监督管理。部分工作人员在利用档案查阅信息的过程中存在不良习惯，在翻阅的过程中会沾口水，档案工作人员就需要对这部分人进行提醒，严重者需要接受相应的惩罚。档案工作人员要加强正确利用档案的宣传力度，要求工作人员及时归还档案，并且不能泄露档案信息和相关内容。部分工作人员在利用档案的过程中会造成纸张破损、信息更改等，这就要求档案工作人员认真检查被利用的档案是否完整，根据档案利用登记簿查询破坏档案的工作人员名单，如果发现档案存在破损现象，则应该及时报告给管理人员或者企业领导。在档案管理过程中有部分档案的利用率较高，为了保证档案的完整性和整洁性，档案工作人员需要定期对其进行除尘和消毒。

（二）充分利用工具

笔者在前文提到档案工作人员需要对部分利用率较高的档案进行消毒处理，这是档案保护的重要措施。但是在实际的档案保护过程中，部分企业并没有设立档案消毒间，导致档案的保护工作难以开展。很多企业保存档案的方案密封效果不佳，在保护档案的过程中难免使其随着时间的流逝而受损，因此档案工作人员要充分利用工具保护档案。档案保护的关键不仅在于其入库过程中，在入库之前档案工作人员还应该对档案进行除尘。为了防止档案由于长时间放置而被腐蚀，应该将其放置在密封性良好的房间中消毒一段时间，这样可以使得档案与污染物隔绝，在完成消毒之后，再将档案入库保存。

（三）开展计算机管理工作

当前，我国的计算机技术应用范围在不断扩大，档案工作人员在进行档案保护和利用的过程中可以利用计算机开展管理工作。档案工作人员可以将档案的借阅情况录入计算机中，登记借阅者的姓名、档案名称及借阅日期和应当归还档案的日期，做好档案管理工作。對于利用率较高的档案，可以进行复印，保证借阅者能够利用其需要的档案，提高档案利用工作质量，还能够保护档案原件。对于利用率较低的档案，工作人员也需要定期对其纸张和内容的完整性进行检查，制定档案保护措施，全面提升档案保护和利用的实效性。

（四）提升档案人员的应变能力

部分企业或者部门会发生突发事件，从而给档案造成一定程度的损失，因此企业需要提高档案工作人员的应变能力。档案工作人员需要针对档案的特点制定严密的保护措施，加强对档案保护的重视程度，在利用档案的过程中也需要增强应对突发事件的能力。对于可能发生的自然灾害，档案工作人员要制定紧急处理方案，企业也要开展受灾预防实践演习，切实提升档案工作人员的应变能力，从而保证档案保护和利用的有效性。

四、结语

档案保护和利用是相辅相成的，档案工作人员在利用档案的过程中要加强对档案的保护，要求借阅者遵守档案利用规定，保证档案的完整性，并且定期对档案进行检查、除尘、消毒等，使档案能够发挥最大的效用。

（作者单位为中山市环境保护局东凤分局）

参考文献

[1] 赵镝.论档案的利用与保护[J].兰台内外，2014（02）：43.

[2] 高珊.浅谈企业档案保护与利用[J].办公室业务，2012（S2）：139-140.

[3] 王巍.试论“有效地保护和利用档案”[J].办公自动化，2015（05）：60-65.endprint