合同管理存在的问题及对策探讨

张玲

摘 要 企业之间的经济往来都是以合同作为主要形式，企业的经营成败和合同管理是密切相关的。本文针对石化企业目前合同管理中存在的问题进行深入分析，并提出治理对策，希望能促进石化企业可持续发展，进一步为经济社会的发展提供动力。

关键词 合同管理 信息系统应用 问题对策

一、引言

目前全球处于经济全球化时代，对于发展中国家来说，经济全球化既是机遇又是挑战，我国要顺应经济全球化发展的潮流，抓住机遇。面对经济全球化，企业要提高自身的市场竞争力，完善和发展企业的合同制度。解决企业合同管理实践中暴露的问题，能更好地维护企业的合法权益。

二、精细化合同管理在石化企业中的应用

（一）为企业生产经营环境提质增效

石油石化企业具有自身的特殊性，专业化程度高，需求量大，生产工艺复杂，涉及的劳动力多，管理较困难。随着我国对经济体制的探索，合同管理对石化企业的改善作用越来越大。合同管理信息系统（CMIS系统）不断完善、更新和发展，为合同的精细化管理奠定了坚实基础。系统设置了四个阶段（准备、订立、履行、终结）八个环节（合同准备—订立发起—审查审批—合同打印—签署备案—合同履行—合同终结—电子归档），设置了中石化标准文本一、二和行业示范文本、双方拟定文本等，为拟合作双方单位提供了规范有序的“管理环境”，使企业在面对生产变化时能快速有效地调整和解决问题。精细化合同管理模式实现了合同的全过程管理，对企业的安全生产和规范经营起到了良好的制约及促进作用。

（二）为企业发展环境提供法律保障

石化企业在发展的同时也会出现一些法律纠纷问题，其中，以经济合同引起的纠纷居多，阻碍了石化企业的良性发展。为此，合同管理需要在实践中不断优化提升和深化应用。通过深度开发和个性化设计满足板块差异化需求，实现合同业务流程定制化、模板化。提升系统功能，实现与ERP大集中、工程管理、制度内控等系统集成。通过加强系统安全和高效运行，推广电子签名应用，提高合同签署效率；建立合同管理系统运行指标监控子系统和事业部层级统计及分析子系统，深化系统应用水平。还应注重梳理境外合同管理流程，构建境外合同管理体系，实现境外合同的集中信息化管理。规范境外合同业务流程，提高合同办理效率，有效防控境外合同法律风险，促进经济效益和社会效益的双提升。

（三）提高企业文化和社会影响力

对于石化企业而言，良好的企业文化和社会影响力对企业的发展尤为重要。自从合同管理信息系统引用后，中石化企业信誉一直呈上升发展的趋势。在严格的程序要求下，不管是资信调查还是招標谈判过程，都做到了确保最大限度的规范企业经营，每个环节都有利于双方认真履行合同条约，减少项目管理风险，促进企业诚信经营。

三、分析目前合同管理中存在的问题

（一）合同签约阶段存在的常见问题分析

一是合同文字不严谨。自拟文本容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立有效的合同，应当体现双方的真实意愿。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字或条款，没有漏洞或缺陷，如在合同中没有写明如何处理违约的条款，就无法追究责任。二是境外合同文本的疑问。我国加入WTO至今，多种经济合作模式下，有时不可避免地要使用境外文本，由于国情、语言文字等不同，使得合同文本存在疑问。对此不能回避，必须在合同上加以澄清，诠释清其含义，或堵塞其漏洞，以免造成损失。

（二）合同履行中的问题应对不够及时有效

一是变更合同不及时。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好地履行和一定目的的实现。作为承包方企业，维护自己的合法权益，其关键在于合同变更要及时。二是未能及时确认签证。履约过程中的签证是一种正常行为。比如在施工过程中，因现场地下或地上障碍物的影响发生工程变更，但因现场管理人员对此并不重视，而未及时办理确认工程签证，当发生纠纷时常因无法举证而败诉。三是没在诉讼时效内追究。建设单位被拖工程款的情况相当严重，但因没有及时诉诸法律，当起诉时已超过两年的诉讼期，无法挽回损失。超过诉讼时效等于放弃债权主张，即权利人放弃了胜诉权。四是没有认真行使权利。《合同法》赋予了合同当事人的抗辩权，但大多数承包方不会行使。发包方不按合同约定支付工程进度款，承包方可以行使抗辩权停工，但却没有行使，怕单方面停工要承担违约责任，结果客观上造成了垫资施工，发包方的欠款数额愈来愈大，问题更难解决。

四、加强合同管理的措施

（一）建立和健全合同管理体系

主要是建立和健全企业合同管理的组织网络和制度网络。组织网络，是指企业要由上而下地建立和健全合同的管理机构（包括专职机构和兼职机构），使企业合同管理覆盖企业的每个层次，延伸到各个角落。制度网络，指企业就合同管理全过程的每个环节，建立和健全具体可操作的制度，使合同管理有章可循；企业各层次都应有自己的合同管理制度。合同管理的组织网络和制度网络，构成企业合同管理体系。通过定期的检查来诊断合同管理组织和制度是否适应合同管理的需要和市场需要，对不适应部分进行调整，不断完善，有利于石化企业的可持续发展。

（二）加强对合同管理人员的培训

在石化企业合同管理工作中，合同管理人员发挥着至关重要的作用。可从三个方面入手，提高合同管理人员的专业素质。一是企业领导可依照合同管理人员应具有的素质条件，选择本企业优秀人才担任合同管理人员，也可以通过公开考评和竞争招聘方式选拔人员。在选拔过程中坚持优胜劣汰的原则，把优秀人才放在岗位上。二是可根据企业与市场的实际情况，组织合同管理人员在职学习或选送有关院校深造。三是建立岗位责任制。对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确其责、权、利，建立竞争机制，对有贡献的合同管理人员给予奖励，提高工作人员工作的热情，对存在问题的工作人员进行惩罚，减少工作失误现象。

（三）规范合同管理及信息系统操作

中石化企业内部在历次的内审外审中发现，CMIS系统在应用中仍然存在一些问题。为进一步强化管理，提高合同精细化管理水平，还要注重加强三项措施：一是规范CMIS数据管理。要求所有签订的合同必须在CMIS系统中完成。经办人根据业务的实际进度及时操作，并在3个工作日内完成审查审批。有运维问题的要按照“分级处理、逐级上报、统一上报”的渠道进行处理。提报内容要清晰合理。二是加强审查审批管理。审查审批流程应按照优化配置、缩短流程的原则设计，并符合“三性审查”、先审查后审批及内控权限指引的要求。被授权用户离岗时，系统管理员应及时关闭该用户的权限，确保信息不被泄漏。三是加强合同管理过程的监督检查。上级合同管理业务部门定期通报CMIS运行情况，并综合评分排序。各级纪检监察部门定期进行“网上巡视”，诊断存在的管理漏洞，一旦发现不规范行为，及时进行调查处理。

五、结语

石化企业的合同管理是石化企业发展中的重要因素，同时它也是石化企业法律顾问事务中的重要工作。对合同管理的要求越来越多元化，不只局限于表面上对合同的签约，这是一个全方位的过程。石化企业如果能进一步完善合同管理工作，将提高石化企业的管理水平，为石化企业的经济效益和生产力提供新的发展动力。

（作者单位为中国石化集团中原石油勘探局供水管理处）

参考文献

[1] 李亚明，曾利华，王方，裴悦伶.石油销售企业合同管理存在的问题及对策探讨 [J].国际石油经济，2016（12）：92-97.endprint