做好新形势下文书档案管理工作的几点思考

摘 要 在新的历史时期，尤其是十八大以来，对机关文书档案管理工作的进一步规范，越来越多地要求各单位做好档案管理工作。笔者通过多年的岗位工作经验，深刻地认识到文书档案管理工作作为极为日常性和基础性的工作，具有很强的政治性、机要性、服务性、科学性。下面，笔者面对新形势、新变化、新要求，着重从以下几个方面来谈谈自己对文书档案管理工作认识与体会。

关键词 新形势 档案 文书档案管理

随着经济高速发展，尤其自十八大、十八届三中、十八届四中、十八届五中、十八届六中全会以来，现代文书档案管理模式趋向于办公自动化、信息化、网络化，传统档案管理模式已无法适应时代发展需求，人员构成、信息分类、档案保存等方面都发生着深刻变革。文书档案管理人员不仅担负着机关日常的文书工作，而且也是文书档案的管理者。其特殊的工作岗位，要求其要有与之相对应的业务素质，如此才能胜任本职工作，更好地服务于社会。因此，对文书档案管理工作进行探讨非常有必要。笔者就如何进一步做好文书档案管理工作，谈几点粗浅的认识和体会。

一、提高认识，准确定位文書档案管理工作

文书档案管理工作可以分为两个类别：一类是上级组织产生的文档管理；另一类是由本级组织产生的文档管理。两类文档均是领导集体开展工作的依据之一，这就要求各级领导要充分重视此项工作。在加强文档管理工作方面，应做到以下两点：一是从硬件设施、软件管理各个方面提供便利的条件，从上至下形成重视档案管理的风气；二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节，对档案管理工作中存在的问题及时提出改进的意见，把加强和规范文书管理工作列入全年的工作计划，并认真落实负责人，以上能对加强文书档案的管理和改进工作起到积极的促进作用。因此，领导要高度重视和支持文书档案管理工作，使文书档案等在实际工作中发挥其应有作用。

二、加大投入，切实强化基础设施建设

随着信息时代的到来，档案管理工作不再局限于“装装订订、抄抄写写”“收收发发、借借还还”，也不仅仅体现于文书档案所必备的资料库、档案柜、档案袋等，而是给传统的档案管理工作赋予了新的内涵，提出了新的、更高的要求。要想大力强化实际档案工作的管理效率，还需要进一步培养具有高度专业素养的文书档案工作者。众所周知，文书档案管理工作者需要扎实的库藏基本功，有效记录、整理文书立卷工作。相关的立卷工作者需要及时将已经完成的单篇文书，纳入预计案卷的范围，在收发文登记的基础上，定期展开对文件材料的一一核对，在完成核对之后，保证立卷归档相关文件材料到位的完整性，将立卷的初始工作环节、文书处理的结束工作环节有机地结合在一起，为之后有效开展文书立卷工作奠定坚实的基础。在初始的档案管理过程中，未能明确地对相关文书档案工作者的职责进行划分，工作者的业务素养存在较大的差异性。鉴于此，在档案管理已经到位的情况下，相关领导要切实针对没有专人负责的单位，相应地分配相关的文书档案管理工作者，严格依据实际的工作要求以及业务指导展开工作。与此同时，在文书档案工作者相关沟通手段上也要保证与时俱进，传统的沟通手段较为单一，一般是通过电话方式进行沟通，浪费了大量的人力、物力；而随着现代科技的不断发展，现代化的通信技术层出不穷，比如QQ、微信等，其在一定程度上实现了资源的有效共享，强化了沟通的力度。此外，定期举行业务指导也是一项必不可少的工作，在一定范围内每年进行文书档案业务知识的培训，对最新的档案制度、规章以及法律法规进行宣传，帮助文书档案工作者在思想、行动上均能与时俱进。

三、完善制度，有效促进档案管理规范

在信息化、网络化的今天，随着人们对档案工作认识水平的不断提高和档案环境的不断改善，只有建立健全、制定出一套系统、科学、适合人大机关的档案工作制度并切实执行，才能真正实现档案的科学管理和有效利用，进而实现档案工作健康有序发展。在实际文书档案的整理工作中，对一些已经被确立的材料生成规律进行严格遵循是一项必不可少的工作，在电子文件激增的大背景之下，也能够达到科学管理的目标。现如今，随着单位用人越来越精简，档案工作者需要面对的管理工作也越来越精简。因此，可以将更充足的精力放在实际的档案管理上，进一步进行档案的现代化管理，建设高效的信息平台。在具体的工作中，要保证归档文件分类的合理性，便于之后的排列、编目工作顺利进行。

四、充实队伍，全面提升档案人员素质

培养一支专业化的档案管理人才是实现档案管理现代化革新的关键。随着企业信息化、自动化程度的提高，文档管理的重要性日益凸显，而对于文档管理方面来说，人才稀少，除高校外，事业单位及企业内部专业人才储备不足。因此，相关领导要加大学习培训力度，改善队伍知识结构，提高队伍整体素质；要积极适应新常态，加强岗位培训，建立和坚持档案管理人员培训制度，根据缺什么补什么的原则，开展多角度、多方位、多层次的业务培训活动，强化档案管理人员的基本功训练；要加强业务学习，特别是要加强信息自动化系统的学习培训，掌握信息技术新知识，提高工作水平；要虚心学习好经验好做法，做到相得益彰，以开拓创新的精神探索适应新形势、新任务需要的档案工作新举措，做到与时俱进。档案管理人员要学习和掌握现代科学技术知识，学习现代化设备的实践技术、计算机技术、网络技术和多媒体技术等，运用科学的方法和技术管理档案，以实现档案管理的现代化，以促进人大档案事业跟上时代发展的步伐。

综上所述，针对文书档案管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，尤其是机关文书档案工作，具有很强的挑战性，做好此项工作显得尤为重要和迫切。相关领导要不断加强和改进人大档案工作，切实提高档案管理利用水平，促进档案管理规范化、科学化发展，为本单位依法履行职责提供优质、可靠、高效的服务，真正发挥档案“记录历史、传承文明、服务现实”的功能。

（作者单位为中国电子科技集团公司第三十九研究所）

[作者简介：高媛，女，陕西西安人，硕士研究生。]

参考文献

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[2] 朱鸣.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

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[4] 王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社，2014.endprint