探究档案管理工作的重要性

徐频

【摘要】随着社会经济的不断发展，单位的档案管理工作越来越重要。在新时期环境下，档案管理工作也在不断的积极完善中，但是仍然存在很多问题。另外，很多单位并没有对档案管理工作给予一定的重视，没有意识到档案管理工作的重要性。因此，本文将探究档案管理工作的重要性，使单位能够顺利开展各方面工作。

【关键词】档案管理 重要性

近几年，档案管理无论是对职工还是对单位都具有积极地促进作用，档案能够记录一个人从学校到社会的每个阶段，能够直接反映职工的人生状态。这对职工自身以及用人单位而言，都具有重要的影响。加强档案管理工作，能够充分将档案管理工作的实际价值发挥出来。

1档案管理工作的社会价值

我国档案管理工作在单位中具有特殊的社会属性，并且在我国已经形成了主要的档案管理制度，档案管理无论是对个人还是对单位而言，都具有重要的作用，并且档案管理工作也在一定程度体现了社会价值。这就必须要求人们要重视这一社会价值，保证单位的档案管理工作人员能够意识到档案管理工作的实际价值，这样才能使工作人员在实际工作中能够对档案管理工作的相关原则进行有效的掌控，从而做好单位中的档案相关管理工作。

档案管理工作所具备的社会价值主要体现在档案中有关职工的学历信息、工作时间以及个人基本信息等，档案已经是对个人的人生经历详细的写照，并能为用人单位提供有效的信息资料，使其能够对用人单位有一定的参考作用。另外，个人档案能够为职工的升职以及优厚工资待遇提供有力的依据。用人单位在对内部员工进行升职加薪过程中，也不能仅仅是依靠员工自身的业绩以及工作的表现能力，还要参考员工档案中的基本信息以及入职时间等，以此来作为员工调级的根据与标准。所以，档案管理工作具有重要的社会价值。

2档案管理工作的重要意义

档案管理工作能够有序开展，可以有效衡量单位的管理水平以及员工自身的业绩。档案能够完整记录单位在发展中的成果，为分析单位的业绩以及发展提供有力的依据。随着我国经济的快速发展，不断完善档案管理工作，及时更新档案管理理念，学习先进的档案管理手段，使其能够全面、准确的反映单位的实际经营状况以及发展成果。

档案管理工作与单位的实际经营进行有机结合，直接能够影响单位资源的有效配置及模式，并且能够决定单位的未来发展，能使单位更好的经营发展，更好的实现经营战略目标，提高档案管理工作效率具有重要的影响。因此，单位在进行档案管理工作中，做好相关的工作，对全面发展经济社会、单位在竞争激烈的经济市场中的长久发展具有实际性的意义。

3档案管理工作的开展

3.1制定合理的档案管理制度

档案具备多样性，如电子档案、纸质档案、文书档案以及业务档案，因此，在进行档案管理中，要进行合理、规范的管理。各单位可以根据《档案法》为基础，然后结合本单位的实际情况有针对性的展开档案管理工作。第一，便是提高硬件建设的力度，有专门存放档案的库房，并要有专门的工作人员进行管理，库房要定时进行打扫，并制定人员进出要求，最大程度保证档案的安全；第二，创建档案管理工作网络系统，并派遣专门负责管理的工作人员进行制度的制定，然后加强管理工作；第三，在实际进行档案管理工作中，对一些归档的资料信息，要保证之间存在一定的历史联系，然后对其进行有效的分类管理，使其提高其利用率。

3.2做好文书与电子文件的处理工作

工作人员在进行档案管理工作中，文书的处理工作与档案管理工作有一定的区别，但是文书作为档案管理工作的基础，所以两者具有紧密的联系。提高系统思维意识，标准、规范的处理文书工作。在网络信息背景下，电子文件作为档案管理工作重要的组成部分，电子文件与传统文件具有很大的区别。电子文件在进行保存中，需要脱机保存，一般情况下，电子文件通过磁盘进行保存，这便需要对磁盘的质量进行把控，保证档案保存的质量。另一方面，在对磁盘的保存过程中，要保证没有较强磁场干扰、温度以及湿度较为适当的环境中进行保存。

3.3提高档案人员的工作意识

目前，在开展档案管理工作中，网络信息技术占据重要位置，但是运用网络信息技术一定要建立在标准化的基础上，开展档案管理工作最主要的目的便是有效发挥档案的价值。只有通过网络平台才能保证单位内部各部门之间的档案信息能够共享，有利于各部门之间工作的协调。针对这一情况，单位在使用网络信息技术开展档案管理工作中，必须要制定统一的管理标准，从网络信息系统的管理软件，到数据统计标准以及信息检索等各方面都能顺利开展工作。

很多单位档案管理工作人员在实际管理中，缺少一定的工作意识，没有意识到档案管理工作的重要性。单位相关管理人员，要不断提高内部员工的档案管理意识，定期为工作人员进行培训，使他们能够意识到档案管理工作的重要性。另一方面，很多档案管理人员对现代网络信息技术缺少一定的了解，并不能熟练操作。因此，单位要加强组织员工学习先进的工作理念与技能，不断提高自身的能力，使其能够有效开展档案管理工作。

3.4加强档案管理工作人员的规范管理

档案管理工作能否顺利开展，档案管理工作人员具有重要作用，要加强档案管理人员在实际工作的规范性以及准确性，这样才能使单位档案管理工作顺利开展。对于一些离岗职员，只有在完成档案管理移交相关工作后，才能让其进行离岗。在开展档案管理工作中，不仅仅是要确定工作人员的工作职能，而是为了有效保证档案信息的完整，所以要使档案管理工作有序的开展。加强档案管理工作人员的规范管理，使员工具备一定的职业道德操守与素养，保證档案管理工作顺利开展有效推动单位的发展进程。

结束语：综上所述，档案管理工作具有重要意义，无论是对单位的发展还是会员工的业绩，档案都能为其提供直接的参考依据。档案管理工作的开展也具有一定的社会价值，能够在一定程度上推动社会的发展。因此，加强档案管理工作，不断提高档案管理工作人员意识，提高员工自身能力，使其能够更好的完成工作，促进单位内部各部门之间的沟通。endprint