信息时代档案管理工作面临的问题及对策

谭婧

[摘要]随着计算机技术的广泛使用，信息技术逐渐成为主流形式，在档案管理过程中也慢慢表现出信息技术的巨大作用，和以往档案管理不同的是，信息环境下档案管理是借助计算机技术与数字化技术的数字化档案方法，在档案管理中使用电子数字技术，可是对着使用规模的扩展，在信息环境下档案管理过程中的问题就逐渐显现出来，由此，文章在介绍信息社会档案管理任务问题的同时，提出了有效的处理对策。

[关键词]信息社会 档案管理 问题 处理措施 分析

国民经济的不断发展促进了信息技术的建设，目前，中国已成功迈入互联网时代，数字管理和数据技术的使用已变成国家经济水平和高新科技水平提高的主要表现。档案数字化管理任务是一个复杂且综合性的工作，对信息化档案管理的合理使用，可以提高档案管理任务的效率和质量。

一、信息社会档案管理任务所遇到的重要问题

（一）管理系统缺乏通用性

以往档案管理任务达到档案管理工作的数字化，多样化的档案管理系统取得了全面的推行和应用。但就档案管理任务来说，尽管新兴的档案管理系统促进了档案资料的数字化和信息化，可是依旧存在很多的不足，减少了档案管理任务的效率和质量。比如，在具体应用的时候，档案管理系统缺乏通用性，每个企业机构利用计算机规格和型号存在差异，系统之家无法兼容，不能实现档案信息的共享，给数字化档案管理任务的正常开展造成了不良影响。

（二）安全性和保密性尚待提升

在信息化的大环境下，以往的档案管理任务正慢慢由人工管理逐渐变成电子化的数据档案管理模式，电子档案存在很明显的可调整性，其针对整个档案的完善性与安全性将会造成很大的安全问题。少数不法者就会利用网络数字技术对原始档案资料进行调整、盗取和破坏等，这会直接造成档案资源面临严重的泄露和破坏问题。同时，电子档案信息其组成模式比较复杂，资料的保存方式也是多元化的，一般在出现了计算机软件瘫痪、黑客攻击以及病毒入侵等现象后，就会导致电子档案出现损坏、丢失，出现无法换回的损失。

二、信息社会档案管理任务问题的处理措施

（一）加大数字化建设力度，促进系统兼容

强化数字化建设是处理信息社会档案管理任务不可或缺的环节，达到档案数字化管理的目的在于共享档案信息，全面挖掘档案资料在企业内部的作用。由此，为了达到档案信息的共享，相关部门一定要引入科学的数字技术，对方案管理形式进行改进，实现智能化处理，进而提高档案资源的检索速度。比如，在实施档案信息分类保存的过程中，档案管理机构能够采取信息管理软件、CAD或CAM软件、资料管理软件和ERP软件等对管理系统展开变成，利用计算机和多媒体技术来对文字类资源及图像类资源进行智能辨别，并保存至对应的档案数据库内，达到系统之间的兼容。接着再借助网络系统传递档案信息，促进信息数据的远程、无障碍共享，如此不但可以保存大量的档案信息，还能够防止产生以往档案信息管理的老旧与损坏等情况。

（二）增强档案管理工作的保密性和安全性

中国信息资料是多种多样的，档案资料是信息数据中关键的组成内容，不管是在中国的政治发展中，或者在中国国民经济发展和建设中，均发挥出了较大的作用。由此，在信息化档案管理过程中，若要提高档案管理工作的保密性和安全性，就一定要制定健全的档案资源安全保护制度，落实好相关的管理任务。主要能够从如下几点着手：信息技术的建设，就信息来说存在两面性，尽管客观上出现了信息竞争，可是针对档案信息应用的安全性来说，依旧存在一定的安全问题。所以，要想提高档案管理应用的安全和保密性，就一定要创新落后的管理思维，增强网络安全观念，采用科學的方法避免不法分子的影响，防止他们调整、盗取档案资源。此外，管理部门还应当采取客户身份检验方法，强化档案资源的管理，有效监督计算机互联网软件，保证档案资源的保密性和安全性。比如，在档案管理过程中，将遇到电脑病毒袭击的问题，造成档案资源遗失与泄露，无法查阅档案信息。由此，为了保证档案数字化管理的稳定，档案管理机构应当加大档案管理力度，避免不法分子侵袭软件，强化对客户登录名和密码的检验，利用密钥控制的方法，提高软件应用的安全性。此外，加大计算机互联网软件的监督力度，在电脑软件中安置最新的清毒软件，尽可能分割电脑的内网与外网。且定时做好信息库的备份任务，由此确保档案资源应用的安全性和保密性。

（三）加大档案管理工作人员的培养力度

落实好信息环境下档案管理任务并非是个简单的事情，对专业人才的要求也非常高，所以，档案管理部门需要强化其管理水平与综合素养的培育力度，组建一支专业技能较高、整体水平高的专业人才团队，为信息化档案管理任务的顺利进行打下基础。需要档案管理专业人才不但要熟练把握档案管理的专业理论，还应借助业余时间努力学习数字化技术、网络科技、计算机技术等层面的新理论，由此来促进档案管理任务的可持续发展，实现档案管理质量的进一步提高。

三、结语

信息社会档案管理任务是创建在数字技术与互联网技术的前提下，属于信息社会建设的必然需求，属于档案管理任务稳定进行的重点，无论在数字化档案管理过程中产生多么严峻的难题，均需要尽全力去处理，确保信息环境下档案管理任务的安全性与保密性，充分提升档案管理任务的质量与效率。endprint