档案整理过程中存在的问题

考玉波

【摘要】档案管理这项工作，是一项在实际进行的过程中极为注重机密性的专业性工作，在企业的运行过程中，各个层面的管理部门都要对档案管理的工作给予应有的重视程度。自我国改革开放至今，我国的各个企业的人事档案管理方式已经经历很大的改变。本文系统的分析了企业在档案整理的过程中实际存在的一些问题，并且根据实际情况提出了相应的改善措施，希望可以为企业在档案整理方面做出一些贡献。

【关键词】档案管理 人事 档案 管理措施

一、当下企业在档案整理过程中实际存在的一些问题

随着当今社会与经济的不断进步和发展，我国的社会主义市场经济体制不断地进行进一步完善，而且在人事制度的改革方面也在不断加深，传统的制度已经不能对新型问题进行合理的解决，而且管理的方式方面也无法适应新型社会形式的发展要求，现在的企业在对档案进行整理的过程中渐渐出现了一些问题，在实际整理时往往会比较混乱，在当下企业在对档案进行实际整理的过程中主要体现出以下几点问题：

第一点，人事档案在进行收集工作时没有足够的力度作为支持。有一些企业在进行人事档案的整理收集时，往往只对企业内的领导层面的一些人员的材料进行着重收集，而却没有重视普通员工的材料，这就造成了管理层面领导人员的档案材料多，而普通员工的档案材料却严重不足的问题出现。而且档案管理部门没有对员工的档案材料给予足够的重视。现在有一部分企业内部的档案管理部门都普遍认为进行档案管理工作只是需要进行一些简单的抄写以及档案的保管工作，影响不到单位的主要经济利益，只要档案资料不缺失不外泄，可以满足检查的基本要求就可以了，这样就影响了档案整理的整体效果。

第二点，有很严重的人档分离现象发生。当今社会与经济正在经历不断发展与进步，而且随着当今人才资源的配置逐渐向着市场化的方向发展，各個行业内的人才流动现象越来越普遍，越来越多的人才从单位中脱出，成为“社会人”，人才的流动现象的发生就使得人档分离的现象越来越严重，有很多的从业人员都选择了放弃档案。并且现在有许多企业或单位对从业人员的档案要求不严格，这就进一步加重了档案管理方面人档分离的问题。

第三点，企业的档案管理室没有健全的基础设施。这就很难满足档案管理工作的基本要求，有个别的单位或企业甚至没有专门为档案管理设立档案室，而且个别的单位或企业还存在档案室十分潮湿的现象，这就严重的影响了档案的实际整理工作，档案存放于潮湿的档案室极容易产生没变的现象，有可能对档案的完整性产生负面的影响。当今社会时信息化的时代，企业在实际进行档案整理过程中也可以合理的利用信息化手段进行管理。当下很多企业都采用了用信息化科技整理人事档案的系统，而计算机管理档案方面的技术水平也在不断的提升，但是在当下的信息化档案整理系统中还不能把现有的科技进行充分的发挥，所以企业对档案进行整理时计算机技术的应用还不够广泛，这些问题都在一定程度上影响了档案整理的整体效率，并且也造成了资源的虚耗。

二、当下企业在档案整理过程中实际存在问题的成因

首先，收集档案时覆盖的范围不够广，企业内部档案整理方面的工作人员没有过硬的素质，有许多企业在档案管理方面用的都是不熟悉相关工作的外行人员，很多情况下都是身兼数职。在实际进行档案资料的整理时，不应该把范围锁定在领导层面上，应该吧整理范围扩散到企业内部每位工作人员身上。无论工作人员业绩是否优秀，都是企业内重要的人才资源，与其相关的材料，都是企业内部需要仔细进行整理的，负责档案整理工作的部门应该按照相关规定行事，保证把企业内部每位工作人员的信息都收集完整。

其次，企业内部工作人员自身不重视档案的重要性，认为人事档案不重要，在进行档案的填写时也比较随意。他们认为人事档案对自身的发展没有什么实际的作用，所以在无意之间忽略了档案的重要性。

最后，负责整理档案的人员在一定程度上没有正确的重视档案的重要性。有很大一部分负责整理档案的工作人员没有正确的认识到档案整理的实际工作，认为档案整理工作只是需要进行一些简单的抄写以及档案的保管工作。整体上对档案系统没有好好重视，也没有充分发挥现代信息手段对于档案整理工作的作用。

三、进一步完善当下企业在档案整理过程中实际存在问题

首先要从整理档案的工作人员方面进行完善，要通过培训的方式来从根本上提升整理档案的工作人员的基本素质。企业内部要进一步加强档案整理工作的队伍建设。企业的主管部门应该加强整理档案工作人员的培训，定期的培训可以有效地加强整理档案工作人员的业务知识，学习到新型的管理技术，增强责任心，从而进一步提高企业对于档案整理的实际水平。

其次要注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，人事档案材料的收集也有新的要求。档案整理的工作人员必须全面的收集与档案有关的各种相关材料，并且严格细致的进行整理与划分，做到每一条信息都有确实的依据。如果收集到的档案或信息不符合归档的实际要求，那么必须尽快做出相应对策进行合理的处理，从而保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

最后要加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，要科学合理的对各个方面的资源进性利用，最大化的发挥出档案的重要作用，在进行档案的整理工作是，要积极利用先进的科技，利用信息化的技术手段来服务于档案整理工作，从而更好的提升整体的工作效率，另一方面也加强了档案的实际寿命。同时要向社会提供优质高效的人才档案信息服务，从而进一步实现资源的共享。通过档案管理工作的不断完善，档案管理工作一定会迈上一个新台阶。

四、结语

在新的时期，做好档案管理现代化建设是档案管理发展的必然。在推动档案管理现代化建设时，必须真正地认识到其中存在的问题，并根据实际的需要采取措施，完善档案管理现代化手段，这样才能有效地提升档案管理的整体质量。endprint