关于职业学校档案管理员的现状分析及对策

谈东晶

一、引言

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是提高学校工作效率和质量的必要条件。它在学校建设和发展中起到积极的作用，是学校的一项基础工作、常规工作，是学校工作的重要组成部分。它既是起到维护学校历史真实面貌的重要作用，又是学校做出决策的重要依据之一。

档案管理员是学校档案管理的中心力量，对学校档案工作起着决定性作用，加强专、兼职档案员的自身建设也是由档案管理工作的性质决定的。而要提高档案管理员能力和促进有效管理，必须找到档案管理员工作当中的问题，并针对相关的问题探讨相应的对策，以此来提高职业学校档案管理员的素质，提升学校档案工作。

二、分析职业学校档案管理员队伍现状

1.重视程度不够，档案员人才观念淡薄

职业学校的档案管理一般由专职档案员和兼职档案员构成。职业学校因为行政、教学教育管理等繁重事务的影响，经常会忽视了档案管理员的工作，主要表现为对于档案管理工作没有给予足够的重视，对加强档案管理的重要性认识不足，从而使档案员对档案工作缺乏积极性，直接影响了学校档案工作的开展。目前职业学校档案管理人员这支队伍在数量上虽较庞大，但质量上还远不能适应当今档案管理工作的需要，并且较优质的专业人才还在不断地流失。

2.档案管理员业务能力不强

档案管理员特别是兼职档案员缺乏对档案知识的学习，收集档案、整理档案没有按要求进行，在档案管理中缺乏钻研、解决实际问题的能力，碰到困难经常是放在一边，不及时发现问题、解决问题，业务知识更新不主动，适应不了档案工作更新和变革。

3.档案管理员角色认同感不足

无论是外界还是档案员本身，对档案员这一岗位角色认知存在偏差，档案员所做的大量工作也难以真正得到认可。档案员开展工作的积极性不高，出现惰性甚至厌恶的现象。特别是兼职档案员，平时对所兼职的档案工作不够重视，服务意识不强，缺乏主动与部门领导、同事之间沟通的意识，影响档案工作收集、整理的数量和质量，经常出现收集档案时搞“突击”的现象。

4.兼职档案员队伍不稳定

由于部门人员变动较快等客观因素的影响，兼职档案员不是频繁调动就是身兼数职，他们没法全身心投入到档案工作中去，有时对档案工作只能是敷衍了事。兼职档案员队伍的不稳定还直接影响到档案工作的质量，经常出现档案工作没交接或交接不清楚，新的兼职档案员没法延续之前的档案管理工作。

三、职业学校档案管理员工作的改进措施

1.提高素质、打造优良的专、兼职档案员队伍

加强领导、健全考核机制。校级领导和部门领导要支持、关心档案工作，相对保证档案队伍的稳定性，对档案管理员的工作给予鼓励和肯定，切实解决在档案管理中碰到的困难形成领导分管，专、兼职档案员齐抓共管的档案工作网络。

2.建立长效激励机制

档案工作要建立约束和激励机制，职业学校行政工作、教学工作繁重，而兼职档案工作往往不计入工作量，不与收入挂钩。为提高档案管理工作成效，学校应制定相应的考核机制，对档案员工作进行总结和客观评价，把优秀、良好、合格和不合格作为考核结果。对工作突出的兼职档案员进行表彰，树立榜样，使兼职档案员有归属感，有认同感，激发其工作的积极性和主动性，促使他有目标、有方向更好地开展档案工作。对不合格部门科室要追究个人责任和领导责任，对严重违纪违法者给予严厉处罚。使档案管理员清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关。

3.加強学习、提高档案队伍素质

档案队伍自身素质的高低直接影响着档案事业的兴衰。档案管理队伍中特别是兼职档案员兼职档案员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法。自觉学习现代化信息管理的技术，适应档案工作的信息化建设的要，能熟练运用信息化手段来开展档案工作。

4.开展业务培训，提高兼职档案员的业务水平

职业学校兼职档案管理员，每个工作人员承担的工作任务越来越多，身兼数职，可以说档案工作仅是其工作职责的一部分，如果不对其加强培训，必然影响到档案收集、整理的质量，因此兼职档案员的业务素质亟待提高。学校应组织对兼职的档案员进行业务培训，可以聘请校内外专家讲解有关档案的业务知识、技巧方法，结合实际可开展一般理论知识培训和具体操作方面的培训。对兼职档案员进行专门的计算机应用技术等方面的培训，以适应电子信息技术给档案工作带来的影响和变革。通过各种形式的培训和交流学习，提高兼职档案员的业务综合能力，使档案工作既要保证数量又要保证质量。

5.变思想观念，从被动转变为主动

职业学校档案员要转变思想观念，从被动收集转变为主动收集，从机械性收集转变为创造性收集，增强学校发展的责任感、紧迫感，积极营造积极开展档案工作的氛围。兼职档案员要多渠道、全方位地收集，整理档案，努力寻求档案工作的突破点和创新处。相互协调，资源共享。收集档案有时会涉及到跨部门的情况，所以部门与部门之间要加强协调，各部门是相互依存、相互制约的关系，部门之间的资源要共享，要有合作与服务的精神，共同挖掘档案资源，提高工作效率，更加体现档案的价值。

6.加强指导和监督

学校要对档案工作进行检查，对学校档案工作给予评价。专职档案员需经常性地对兼职档案员进行工作指导，及时纠正兼职档案员的工作失误。对新接手的兼职档案员要给予具体的指导，让他们尽快熟悉和掌握档案管理工作的要求和技巧。加强兼职档案员的监督，可以用抽查的方式来检查兼职档案员开展的工作情况，以确保兼职档案员能按时、按质、按量完成档案工作。

四、结语

档案管理工作在学校管理工作中有着举足轻重的作用，在引进和打造优秀的档案管理人才的同时，要提升档案管理队伍建设，提升学校的档案工作。

责任编辑何丽华endprint