物资集中采购模式分析及启示

2017-10-30 12:31朱鹏涛
大经贸 2017年9期
关键词:集中采购内部控制

【摘 要】 物资采购管理对企业降本增效意义重大。本文从物资采购模式入手,分析了集中采购的优势和缺陷,进一步提出两类采购模式的适用性,最后为了防止物资采购风险进行,从内控角度提出了防范措施。

【关键词】 集中采购 分散采购 内部控制

一、企业经营中常见的采购模式

参照政府采购对采购模式的划分,企业通常把采购模式划分为集中的采购模式和分散的采购模式。多数企业认同这两种采购模式并在实践中进行了有效的应用。

1、集中采购模式 企业为了分散采购风险和降低采购成本,除了一般“甲供”材料和设备意外,其他材料设备均由企业统一集中采购,并按照内部结算的方式与内部用料的项目公司(项目部)进行结算。这是最常见的采购模式,也是本文要讨论的主要内容。

2、分散的采购模式 分散采购是指企业将采购权限下放给各项目公司(项目部),由各项目公司(项目部)根据自身生产经营的需要独立制定采购计划,决定相关采购事项,自行采购和实施后续管理的采购方式。

行政事业单位集中采购和分散采购的划分标准是所采购的物资是否在集中采购目录之内并达到了规定的限额标准以上,所采购物资在集中采购目录之内并达到了规定的限额标准,必须实行集中采购。反之,可以实行分散采购。而企业对于集中采购和分散采购的适用标准的划分则是由企业根据自身生产经营需要来确定,不同企业的管理层对于集中采购和分散采购的认知不同也是企业采取不同采购模式的重要原因之一。

二、集中采购的优势

目前,大型企业大都对物资采购进行集中管理。按照编制物资需求计划、上报汇总、集中招标、集中采购、统一配送、使用单位验收、统一结算这样一个流程运行。集中采购模式对降低物资采购成本和物资管理成本方面优势明显。

1、设立专业化采购部门,降低了采购部门的运营成本 通过成立专业化的采购部门,撤销项目公司(项目部)的采购职能,对岗位进行合并。不仅有利于机构精简,避免人浮于事,还能提高物资采购的效率,节约人工成本和采购系统的运营支出,达到降本增效的目的。

2、增强企业的议价能力,有利于降低物资的采购成本 对大宗物资的集中采购产生的规模效应和批量优势,增强了与供应商的谈判能力,能够促使供应商给出比较优惠的折扣和提供良好的售后服务。同时,还能达到降低订货成本和运输费用的目的。

3、减缓资金压力,降低财务费用 大型企业集中采购大宗物资占有相当大的规模优势,普遍都有良好的信誉和融洽的合作关系。可以要求供应商给出一个相对较长的信用期限,很大程度上缓解了企业的资金压力。特别是在企业资金短缺的情况下,集中采购模式尤为有利。

4、统筹供需数量,降低物资保管成本 通過物资集中采购、集中管理,可以促使内部单位之间库存物资相互调剂,把库存降到最低,达到降低资金占用和降低物资的仓储成本和管理成本的目的。

5、避免内部竞争,防止供应商哄抬物价 集中采购避免了因各项目公司(项目部)分散采购而引起供应商提高物价的现象出现。特别是一些专业技术性较强或短缺物资可以避免形成卖方市场,也可以避免企业内部单位之间为争夺资源而自行抬价,导致物资采购成本无谓的增加。

三、集中采购的缺陷

经过多年的实践,集中采购在降本增效上效果良好。但缺陷也不断显现出来。

1、集中采购导致权力过度集中,监管难度较大 市场经济条件下,特别是在买方市场环境中,采购权力过于集中,容易导致权力滥用,引发腐败现象滋生。2、集中采购审批环节多、工作效率低 企业出于内控和监管的需要,对物资采购设置了多个的审批节点,需要办理繁杂的审批手续。但对于项目公司(项目部)较多且比较分散的企业,供货效率明显比较低,对于企业的生产经营可能会产生不利影响。3、物资采购部门缺乏降本增效的压力 尽管物资采购部门有多方面的优势,能使供应商提供较大幅度优惠。物资采购部门只是按照物资需要计划进行采购,并不关心采购物资成本的高低,没有降本增效的压力。更有甚者,还可能因价格、质量等问题而滋生腐败,损害企业利益。4、物资计划编制的精确度较差,容易形成库存积压,造成资金占用。物资供应效率低下直接导致为避免待料停工,生产部门在编制物资需求计划时,往往会在一定程度的增大物资需求数量和种类,造成物资的积压。

四、采购模式的适用性

随着经济业务的不断变化,物资采购也不能拘泥于一种模式。根据企业发展的需要,因时、因势、因地制宜,选用适用的采购模式。

1、企业的项目公司(项目部)较多,且地理位置上比较分散,采用分散采购的模式在当地进行物资采购有利于节约物资运输费用。2、物资采购过程中,所采购的物资或设备的规格标准统一性越高,采用集中采购越有利。反之,则采用分散采购有利。3、对于专业技术要求较高的设备或物资,集中采购可以把有限的研究力量汇集起来,避免项目公司(项目部)重复研究和测试。4、一些低值易耗类材料的价格对数量相关性较高,适宜集中采购。5、客户指定的“甲供”产品通常采用分散采购。

五、物资采购的内部控制

近年来,出于对物资采购的管理和防范舞弊、杜绝腐败的目的,企业对于物资采购系统建立了内部控制机制。

1、建立健全物资采购管理制度。对物资采购的流程进行规范,防止采购管理制度流于形式。2、建立健全物资采购授权审批制度。授权审批人员在自己的权限范围内进行物资采购的审批,严禁超越权限审批或者无权审批的人员进行审批。3、在采购环节上,按照不相容职务相分离的原则设定岗位和权限,层层把关、相互监督。4、做好物资的质检、验收和保管工作,建立采购源头追溯制度,对于质次价高的产品应追究相关采购人员责任。

在当前激烈的市场竞争环境下,为了在竞争中立于不败之地,实现规模优势,很多企业都在推行集中采购模式。无论集中采购还是分散采购,都是物资采购的一种手段。在现实中,一些企业根据自己实际将两者结合起来,也产生了不错的效果。

作者简介:朱鹏涛,男(1978.01-), 汉族,本科,会计师,籍贯:陕西省周至县。endprint

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