试析办公室行政管理工作的“角色”与效率提高

张琳琳

【摘 要】随着社会和时代的变迁，各行各业的办公系统都实现了质的飞跃。不论是对政府机关，还是对于企事业单位来说，办公室工作无疑是整个办公系统的轴心，它承载着整个办公系统的顺利进行。论文从办公室的行政管理工作出发，并对其管理工作的内容、管理角色以及如何提高效率，进行了明确分析。

【Abstract】With the changes of society and times， office systems in all walks of life have achieved a qualitative leap. Whether for government agencies or for enterprises and institutions， the office work is undoubtedly the axis of the entire office system， it carries the entire office system smoothly. This paper starts from the administration of the office， and makes a clear analysis of the content， management role and how to improve the efficiency of the management.

【关键词】办公室；行政管理；角色；效率

【Keywords】office； administration； role； efficiency

【中图分类号】C93 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）09-0019-02

1 引言

办公室是企事业单位进行日常工作的轴心，它在整个工作流程和系统中担负着基础性的作用。办公室起着承上启下、协调员工与上层领导关系、联系各部门、上层发号施令等作用，是整个企事业单位联系的纽带。在日常工作中，准确把握办公室工作的角色以及效率，具有十分重要的意义。

2 办公室行政管理工作的必要性

2.1 员工高效完成工作的保障

辦公室的行政管理工作，在整个办公流程中起着举足轻重的作用。办公室的行政管理工作得当，可以有效地帮助员工协调工作时间，以保证员工能及时得到上层的反馈意见，并能帮助员工解决工作中遇到的问题，从而保证员工更好地完成工作目标。

2.2 协调各部门之间的工作

办公室在整个工作中起着“承上启下”的作用，承接上方下达的命令，并将其下放到各个部门。并能在工作中，通过办公室，对各个部门进行协调，以保证部门之间默契配合，共同完成工作的目标。

2.3 优化工作质量

在任何企事业单位的工作过程中，难免会遇到问题。此时，办公室就要担负起为领导出谋划策、为公司长远发展做规划的职责，帮助公司解决眼前的困难，并提出合理的、长远的规划。

3 办公室行政管理工作的内容

3.1 档案管理

档案管理是办公室行政管理工作的重要内容之一。通常情况下，企事业单位的所有员工、所有部门的档案都是由办公室进行统一管理的。在管理的时候，办公室切记要进行分类管理，例如：视频档案、图片档案、文字档案等。

3.2 文书管理

文书管理是办公室行政管理的日常工作。一个企事业单位的部门文件收取、发放、归类等都是在办公室进行存档。在管理的时候，要根据文件的内容，进行有区别的管理，做到有效、有序、分类、高效的管理。

3.3 会议管理

会议管理是办公室行政管理的主要内容之一。办公室要根据企业的发展，合理地安排会议，同时还要做好会议内容的记录和管理，并做好会议的前序和后期的收尾工作，保证公司的会议顺利开展和圆满结束。

4 办公行政管理工作的“角色”

4.1 角色一——助手

对于企事业单位和领导来说，办公室就是其工作的左右手。在日常工作中，办公室工作的主要内容就是为领导收集各种数据，并分类提供给领导，做好辅助性工作，并且还要善于收集各种有价值的信息，并将其进行有效整合，反馈给公司领导。在公司推行新的计划和方案时，办公室“这双左右手”尤为重要。不但要辅助领导制定新的方案，还要确保方案的顺利实施[1]。此外，办公室还要帮助领导了解员工的心声，掌握员工的工作状态等。

4.2 角色二——参谋

在日常工作中，办公室还要挑起参谋一职。对于公司来说，一个政策、方案的推出不仅是领导的事情，也是办公室的工作职责所在。尤其是当公司在出台新方案之前，办公室有义务、有责任要做好详细的调研工作，尽量提供出全面、客观、详细的信息和数据，并在综合的基础上给领导出谋划策，以制定出最合理的方案。

4.3 角色三——执行和落实

办公室是不折不扣的执行者和落实者。领导做出决策之后，办公室要在第一时间将通知下达到各个部门，同时将方案落实，这是办公室最重要的角色之一，因为执行和落实这一环节，关乎企业未来的发展情况。因此，办公室不仅要全面、准确地传递信息，还要及时检查并落实，切实保障政策、方案的有效、顺利执行。

4.4 角色四——协调者

在办公室各个部门中，办公室是一个纽带，是保障工作运转的枢纽和调度中心。在工作中，办公室既要调整好平级各部门之间的关系，又要调节好办公室和各部门之间的关系，以确保每项工作都能顺利地展开。

4.5 角色五——后勤服务者

办公室是整个公司的后勤服务者。在日常工作中，几乎所有的工作都离不开办公室：办公室负责全公司所需物品的采办，例如：A4纸、中性笔；卫生状况，需要办公室去安排；员工的工作环境也需要办公室去关注……可以说，整个公司犹如一个大家庭，办公室就是这个大家庭中的保姆，负责一切琐碎的、前序的工作。endprint

4.6 角色六——保障员

在日常工作中，办公室既要保障本部门及时、有效地完成领导交给的任务，同时，还要保障其他各部门工作完成的情况。在发挥这一职能时，办公室要及时搜集各部门的意见，并对其进行有效整合和反馈，确保调动各部门员工的工作积极性。

5 全面提高办公室行政管理效率

办公室工作虽然琐碎，但又十分重要。在此，笔者认为，办公室管理工作的重点在于全面提高办公室行政管理效率。

5.1 抓工作中心，发现工作重点

办公室行政管理工作，一定要抓住工作中心——做好本部门的本职工作。在坚持本职工作不动摇的基础上，再开展其他的工作。否则，一味地舍去中心，而去寻求其他的工作，就很难继续开展。

另外，办公室工作内容虽然很广泛，但在开展工作时，一定要有工作重点。只有把握住工作重点，才能避免盲目地开展工作，做到事半功倍的效果，保证工作的效率。因此，办公室在开展工作时，首要的任务就是找到工作重点，然后围绕重点，一件一件去完成[2]。

5.2 把握工作难点

办公室的工作是琐碎的，在实施的过程中也是充满阻力和困难的。一般而言，办公室行政管理工作的难点就是服务，例如：收发文件，这类工作看似简单，但其细致程度很高；再比如，命令的上传下达，需要很强的协调性。

此类的工作创新性很大，只有把握住工作的难点，才能做出最优的处理，并能在既定的时间内提高工作效率。

5.3 工作要讲究分工协作

整個办公室犹如一台机器，要想高效、快速地运转，各个员工之间就必须要有明确的分工，并且做到权责明确，每个人都要负责好自己的本职工作，并且在保证本职工作的同时，能够进行有效的协作，才能确保办公室工作有序、顺利地进行。

因此，在进行办公室行政管理时，务必要遵循“人尽其才”的原则，把每一位员工都安放在合适的位置，充分调动员工的积极性、主动性和创造性。

5.4 重视团队合作

企业是一个大团队，办公室是一个小团队。虽然员工之间彼此分工不同，但都是整个团队中不可或缺的一部分。在这个团队至上的时代，企业唯有重视团队管理，增强员工之间的相互合作、取长补短，才能提高工作效率。

6 总结

综上所述，办公室管理是现代企业管理中一个重要的组成部分。在整个企业的工作中，办公室有着特定的角色和不可忽视的作用，是保障一切工作顺利进行的基础，唯有提高办公室行政管理效率，才能提高企事业单位的工作效率，才能保障各项工作得以顺利进行。

【参考文献】

【1】高华.办公室行政管理工作的"角色"与效率提高[J].大科技，2015（34）：15-16.

【2】杨烨，刘衡宇. 办公室行政管理工作的“角色”与效率提高[J]. 经营与管理，2015（09）：70-72.endprint