职业院校学籍档案管理对策的分析

刘可

摘 要：学籍档案作为职业院校学生管理工作的重要组成部分，记录着学生在校期间智育、德育、体育方面的表现，是对学生在学校期间表现的真实记录，为学生评优工作的开展提供了有力的参考依据。做好学籍档案的科学和优化管理，对确保学籍档案的安全性及完整性具有重要作用，提升了文凭的权威性，避免文凭出现造假现象。

关键词：学籍档案；问题；对策

学籍档案作为职业院校档案管理的重要组成部分，是对职业院校学生在校期间表现的记录。随着高职院校的发展，学籍档案管理中出现了较多的问题，与现阶段学籍档案的管理要求相比，存在明显的滞后现象，无法适应当前教育改革的发展需要，从实际工作出发，做好学籍档案管理整改，成为当前学籍档案管理工作中的一项重要内容。

1 职业院校学籍档案管理中存在的问题

1.1 学籍档案管理手段落后

当前教育逐渐向网络化和信息化方向发展，职业院校为了能够顺应当前教育的发展趋势，纷纷进行改革。但是大多数职业院校却忽视了学籍档案管理，依赖于传统的学籍档案管理方式，导致教学管理水平下降。主要表现为，学籍档案管理还停留在初级手工录入阶段，管理手段的落后，导致学籍档案材料不完整及不齐全现象严重，无法确切的反映出学籍档案的真实性及完整性。在学籍档案记录方面存在字迹模糊不清、材料内容不全面，对学生的鉴定及评估不合理等情况，有的院校学籍档案甚至出现丢失现象，档案的真实性及完整性受到严重的影响[1]。

1.2 学籍档案编排方式不合理

职业院校的学籍档案在编排中没有严格按照高校档案管理制度中的编排要求开展，档案作为记录学生的一手资料，却存在管理复杂，操作水平不高等情况，导致一些有价值的档案材料长期处于没人整理的状态，档案容易遭受到损毁及遗失。例如，由于档案以纸质为主，常会出现泛黄、发潮及霉菌情况。案卷的编排方式不合理，年度互相穿插现象严重，影响着学籍档案编排的工作效率。

1.3 学籍档案共享性不强

近年来，职业院校不断发展扩大，学生的数量呈现出逐渐增加的发展趋势，与学生相关的信息量增长，学籍档案管理面临着严峻的任务。学籍档案的安全性及完整性問题日益加剧，严重影响了学籍档案管理的工作效率。目前，职业院校的档案部门存在业务交流不够、档案服务平行开展等现象，导致档案部门之间存在严重的封闭及分离现象，档案共享性较差，档案开发利用受封闭思想观念影响较大，构建完善的信息网络，扩大社会服务能力，有助于解决学籍档案共享性不强问题[2]。

2 职业院校学籍档案管理对策

2.1 创新学籍档案管理手段

在新形势下，完善学籍档案管理制度，强化档案部门的行政监督，增强职业院校学籍档案管理意识，对提高档案室服务能力，加强檔案资源建设，推动档案管理工作的高效开展具有重要作用。需要将学籍档案管理作为职业院校管理工作的重要组成部分，将创新学籍档案管理手段作为一项重要的工作任务，强化档案管理意识，及时对档案中的数据进行合理的判断及分析，提升档案收集及管理效果、建立学籍档案管理网络，岗位人员要明确自身的工作职责，确保档案材料的完整性及准确性。构建学籍档案管理制度，职能部门之间针对学籍档案管理问题及时进行沟通和交流，提升学籍档案的完整性。

2.2 合理设置学籍档案编排方式

加强学籍档案的安全性及完整性成为当前学籍档案管理中的一项重要工作内容，要合理设置学籍档案编排方式，保证学籍档案数量上的齐全，避免学籍档案发生丢失及损失情况。学籍档案管理人员要明确档案管理原则，确保档案管理的规范化及标准化，做好档案的收集和整理，以确保档案材料的完整性，提升学籍档案的管理水平。在新生入学后，要对已经取得学籍资格的学生及时建立档案，对学生在校期间的表现记录到档案中，注重对原始资料的记录，掌握学籍档案的变动，确保档案记录的及时性、公正性、无误性，为学生日后的离校及升学提供完成的档案材料[3]。

2.3 提升学籍档案的共享性

近年来，随着教育体制改革的不断深入，传统的学籍档案管理方式已经无法满足当前高职院校学籍管理工作的要求。为了能够顺应当前时代的发展需要，要加大对计算机网络技术的应用力度，构建一套完整的学籍档案信息资料，为查询、统计及检索学生信息提供依据，能够及时了解学生的动态。为了提高学籍档案的共享性，首先，要不断加强学籍档案的现代化建设，提升学籍档案管理水平，为高校的教育教学提供服务，计算机能够实现对学生信息的自动检索、自动统计，提高学籍档案的管理质量及工作效率。其次，将电子档案与传统的纸质档案相结合，即双轨制，能够迅速的查询到原始文件中的内容，提升了学籍档案的检索速度。最后，逐渐改变纸质档案多现象，加大对多媒体技术的应用力度，完成对现代化技术的应用力度，构建完善的学籍档案文件载体形式，有助于确保学籍档案内容及形式的丰富性，提升学籍档案的共享性[4]。

3 结论

加强学籍档案管理成为现阶段职业院校学籍档案管理工作中的重要组成部分，也是学籍档案管理发展的必然选择。受学籍档案管理手段落后、编排方式不合理、共享性不强等问题影响，导致职业院校的学籍档案管理存在明显的缺陷，影响着学籍档案的管理成效。针对学籍档案管理中存在的问题，要及时采取有针对性的改进策略，创新学籍档案管理手段、合理设置学籍档案编排方式、提升学籍档案的共享性，确保学籍档案管理工作逐渐向科学化和规范化方向发展。

参考文献

[1]石红霞.体育院校本科生运动员学籍档案管理现状与对策研究[J].南京体育学院学报（自然科学版），2013，01：158-160.

[2]李志敏.高职院校学籍管理工作中若干问题的探讨——基于三明职业技术学院学籍档案管理现状的思考[J].太原城市职业技术学院学报，2013，09：23-24.

[3]孙磊，朱桂平.探究分析高职院校学生学籍档案管理的问题和策略[J].价值工程，2014，28：273-274.

[4]郑玉梅.浅析技工院校学籍档案管理存在的问题及其对策[J].经营管理者，2012，10：224.