浅谈基层档案管理现代化和专业技术人员素质的提高

刘影

摘 要：传统的档案管理方式已经成为制约基层档案管理工作效率的重要问题，只有不断提高档案管理人员素质，实施有效的档案管理策略，才能提高档案管理工作效能。

关键词：基层；档案管理；人才素质；工作策略

本文主要研究基层档案管理工作存在的问题，以及档案管理现代化的有效措施，提高档案管理人员素质的主要做法，从而有效应对当代档案管理工作需要。

1 基层档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理工作重视不足

基层单位对档案管理工作认识不到位，没能树立起先进的档案管理工作意识，存在着档案管理理念落后，档案管理方式陈旧，档案管理工作不符合形势发展需要的问题。首先，基层档案管理与其它工作不匹配，没能发挥出档案的服务作用和支撑作用，无法有效的给各项工作提供数据信息支援。其次，档案管理工作普遍停留在数据信息的机械性收集方面，档案管理关注紙制档案较多，对数据信息和办公自动化系统的电子文档收集效率不高，档案管理往往也只起到档案保管的作用。第三，还有的些单位把档案管理工作长期放置于次要的工作地位，不仅领导不重视档案管理工作，而且也没能配备必要的档案管理人员与设施设备。

1.2 档案管理制度不健全

制度化的档案管理是保证档案管理标准化与规范化的前提，有些单位档案管理工作不注重制度建设，没能设计出符合档案管理工作实际要求的工作制度，导致档案管理工作混乱，档案管理效率较低，而且档案管理质量低问题。首先，随着档案管理自动化与信息化时代到来，现有档案管理制度已经严重不适应时代的发展需要，基层单位档案管理制度已经严重落后与现实工作需要。其次，基层单位现有档案管理制度执行不严格，档案管理制度措施形同虚设，基层单位人员不按照档案管理制度执行，导致档案数据丢失，档案数据被篡改等严重的问题。第三，档案管理制度对档案管理人员和相关人员缺乏必要的约束力，没能起到督促和指导档案管理人员的作用，档案管理人员不重视档案管理制度。第四，针对性的制度建设不足，例如，信息时代的档案管理制度与收集信息制度都必须与单位的实际情况挂钩，但是现有的档案管理制度在制度针对性方面较低，没能体现出单位档案管理的特色。

1.3 档案管理现代化水平不足

档案管理是项与时俱进的工作，必须站在时代的前沿，才能全面准确的收集各种数据信息，保证档案管理工作能够全面反映和记录单位工作的全貌，做到为历史负责，为未来提供发展依据。但是，有些单位的档案管理工作现代化不够，没能实现档案管理与单位发展的紧密结合。首先，有些单位办公自动化已经实现，但是档案管理自动化与信息化发展速度较慢，还没有配备必要的信息化设施设备，存在着档案管理工具落后的问题。其次，档案管理日益依赖网络化的档案管理軟件系统，但是基层单位档案管理软件系统往往只安装了上级要求的基本软件系统，没能实现行业性的档案管理软件系统开发，导致档案管理软件建设效率低。第三，在档案数据日益多样化，档案文件类型多样化的今天，档案管理急需出台有效的档案管理标准，但是档案管理标准化建设长期落后，现有标准已经不满足现代化档案管理工作的实际需要。

1.4 档案管理人员素质较低

信息化时代的到来，意味着档案管理的专业化，只有配备专业的档案管理人才，才能做好基层单位的档案管理工作，保证实现档案管理再上新台阶。首先，有些单位档案管理人员素质较低，缺乏专业的档案管理工作能力，档案管理人员多为兼职，从事日益繁重的档案管理工作压力较大。其次，基层单位档案管理工作培训体系发展的速度较慢，但是现有档案管理人员不能接受系统的培训，导致档案管理人员的专业发展欠缺，影响了档案管理工作的效率。第三，当前缺乏必要的档案管理人员约束激励机制，不仅无法调动档案管理人员的积极性，而且无法提高档案管理人员的责任意识，导致档案管理工作效率长期较低。

2 基层档案管理现代化的途径

2.1 引进先进的档案管理技术

为了实现档案管理的现代化，满足当代档案管理工作的需求，必须注重引进先进的档案管理技术，依靠强有力的技术保障推动档案管理工作再上新台阶。首先，相关部门必须重视档案管理工作，保证档案管理工作的人力物力支持，提高档案管理工作的设施设备水平，大力引进现代信息化和现代化的档案管理设施设备，配备良好的档案管理工作办公环境，满足档案管理现代化的基本条件。其次，开发先进的而且符合行业需要的档案管理软件系统，实现档案管理软件系统与办公自动化系统的对接，这样可以对基层往来的数据信息进行全面的收集，而且可以提高档案管理的质量，实现档案数据的有效传递，满足档案使用的实际需求不，例如，根据档案管理需要，开发自动编程和自动检索目录系统。第三，全面提高档案管理人员的信息化与现代化水平，加强档案管理的信息化与现代化培训，使档案管理走向良性发展轨道。

2.2 建立现代档案安全管理模式

为了实现档案管理的现代化，必须保证档案资源的安全，有效应对新形势下档案管理出现的安全问题，着力在信息媒介环境下保证档案数据资源的安全性。首先，围绕着档案管理现代化要求，改进传统的档案管理安全模式，围绕档案管理信息系统开发档案管理的安全保护体系，形成依靠防火墙，内部网络运行、杀毒软件为综合体系的档案管理防护系统，切实保证档案数据的运行使用安全。其次，加强对档案数据信息的备份工作，保证信息化环境下的档案数据资源的存储可靠安全，保证原始数据的安全性。第三，实现纸制档案管理与现代化档案管理方式相结合，这样才能满足传统向现代的过渡需要，符合基层档案管理发展趋势。

3 档案管理人员素质提高策略

3.1 丰富档案管理人员学习途径

为了全面提高档案管理人员的素质，使档案管理人员可以有效的提高自身能力素质，必须使用多种途径来提高档案管理人员的能力水平。首先，形成完善的档案管理人员的培训体系，注重制度科学的档案管理人员培训计划，实现长期培训与短期针对性培训相结合，有计划的全面提高培养档案管理人员素质。其次，注重使用网络慕课教学环境，为档案管理人员订购知名大学的档案管理专业慕课资源，引导档案管理员运用零散时间自觉。第三，实现课题式档案管理技能技巧的研究工作，在课题带动下促进档案管理人员围绕基层档案管理业务需要深入研究业务知识。

3.2 加强档案管理人员的管理

为了做好基层单位的档案管理工作，有效防止档案管理人员出现工作疏忽大意问题，必须全面提高档案管理人员责任意识，使档案管理人员深入做好本质工作。首先，培养档案管理人员的责任意识和安全意识，使档案管理人员具备高度的责任感。其次，注重结合档案管理工作的正反面经验，加强对档案管理人员的绩效考核，使档案管理人员的工作业绩得到及时反馈，这样可以促进档案管理人员更主动的完成具体工作。第三，加强引进专业人才的力度，实现档案管理岗位的轮换制度，给档案管理人员提供必要的发展空间，全面提高档案管理人员的积极性。

4 结论

基层档案管理现代化必须从基层档案管理工作的实际情况出发，按照现代化的档案管理事业工作原则，依靠先进的档案管理人才，全面提高档案管理效率，解决档案管理工作中的问题，实现档案管理的高效性目标。

参考文献

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