论办公室工作的精益管理

刘震坤

【摘要】随着社会的发展，办公室精益化管理的实施，是企业不断提高管理水平的重要举措，也是针对时弊切实解决问题的重要的有效解决途径。本文通过深入对当前办公室工作存在的形形色色问题进行分析，以降本增效为出发点，围绕办公室的工作展开，对办公室精益管理进行研讨。

【关键词】办公室工作；精益管理

一、办公室精益管理的内涵及目的

（一）办公室精益化管理的内涵。办公室精益化管理既是精益求精，在工作中，制定高标准，高要求，高效节省的把任务完成。同时，要把握细节，切实把工作想细，做细，查细。不把工作的任务进行累计和计划，切实降低工作的成本。

（二）办公室精益化管理的目标。1.具量可计划。在工作的分配和布置中，明确任务的分工和具体标准，将任务完全分配给个人，横向是时间，纵向是个人。清楚任务要做到什么样，达到什么样的效果，明确工作开展的范围，统筹合理推进，定时定量抽查，对成本进行预算，工作的可支配费用为多少。2.标准规范化。所说的规范化，就是在工作中有规矩，有流程。办公室的工作流程按照性质可分为固定和非固定。对于办文办会，以及上传下达，这些是有固定，规范的流程，而对于协调督查以及紧急事件的处理就属于非固定，那么，对于非固定也需要有一些度的规范。不能根据喜好，个人心情，随意处理。越是规范化，越是能切实提高办公室工作效率。3.协调沟通化。在实际工作中，任何一项办公室的任务，都是需要落地执行的，这样的情况也是就是由办公室牵头，相关部门协调配合。这时的协调沟通就显得相当重要，实时关注工作各个环节开展的进度，通过高效的沟通，整合资源，协调问题，及时处理和解决问题，确保工作顺利推进。4.管理人性化。办公室的工作与管理一直以来给人留下呆板和无谓的消磨时光。能全身心地投入到办公室工作的人越来越少。所以，要在办公室的管理中，以人为本，打造尊重人、赏识人，激励人的理念，为办公室的同事打造五分能力，七分挑战，十分待遇。5.考核透明化。不求无功，但求无过的消极思想在办公室中越来越普遍开来，要不断充实完善考核的指标，不能根据个别领导喜好，而是要实事求是地对自己的工作进行定位，形成办公室积极向上的氛围。

二、办公室精益管理存在不足和问题

（一）精益意识不强。更多的同事将工作的范围还设定在完成好领导交办的事情就好，只定留在完成的层面上，没有从如何完成更好，如何更高效的角度出发。从本质上来讲，就是，思想上没有树立精益管理思维和理念，对精益管理的工作开展方法和具体举措知之甚少。

（二）制度不够完善。更很多工作根本没有一个流程化，仅仅是人为的管理，更多的时候，换了一个人，就需要重新问或者制定一套流程。即使存在流程或者制度，在执行的过程中，没有经过认真思考，导致在具体工作的运行中无法落实到位。

（三）岗位职责不清。在办公室中更多能看到，没有明确的分工，或者因为人员配置不足，所有事情大家一起干，浪费了大量的物力和人力，同时，效率低下。更存在的问题是，当问题比较棘手时，大家彼此推诿，没有人将一件事完整的坚持下来。同时，由于没有责任制，当工作出现问题时，无法进行责任的划分，这在很大的程度上降低了办事的效率。

（四）综合素質不高。正如我们所知道的，更多的办公室人员是习惯于老套工作模式，这些人大部分是年龄过大，对高节奏办事效率无法接受，对现代化的办公技术不愿意、也没有精力去学习和掌握，这与精益化管理还存在较大的出入。

（五）缺乏流动性。连续性是指工作过程中从一个节点到另一个节点连续进行，没有中间等待时间。但是，在实际工作中，办公室人员很少考虑工作中的流动性，更多的是，将任务量集中到一定程度时，再实施大批量集中化处理。这种看似节省时间，无形中的等待时间或者中断时间过程，导致整个工作的完成周期变得更长，工作没有很好的流动性，从而导致工作效率更加低下。

三、办公室精益管理的建议

（一）加强精益意识。良好的精益意识是干事创业的的巨大动力，对于首脑的办公室，保持蓬勃朝气和昂扬向上的精神状态是至关重要的。这种意识既是职责所系，也是良好的品质的培养。要始终保持着这种意识和责任感，带着感情，脚踏实地地投入到具体的工作中，用心将每件小事，每个小工作给做好，在实践中锤炼品质，提升作风，强化精益意识。

（二）全面提升工作水平。办公室工作人员应该具有大局意识，把中心工作和日常事务工作区分开来，使办公室工作在开展的各个方面与领导指示相一致，达到同频共振。同时，增加办公室工作的创新性，利用改革的眼光看待和思考办公室工作的路子，大力推进办公室工作的形式与内容的更新。增强效率意识，将工作提早不拉晚。把工作标准提为最高状态，养成雷厉风行，干净利索的较强执行力习惯。把虚事做成事实，把实事变成好事，把难事做成。增强服务意识，搭建完整的服务平台，拓展服务渠道，把服务方式进行改进，把工作体制进行完备。把服务意识大大提高，提高服务基层的质量和水平。

（三）不断提高工作质量。对待文件性工作，要达到精细办理，以实事求是的态度和务实作风去处理。同是，也要从措施的针对性，政策的有效性以及内容的合法性进行审核；对待会议性工作，要考虑多个细节，充分做好预备工作，保证会议的质量以及效果，全面做细会议资料的整理，对会议的决议的事情进行跟踪，更为重要的是，充分制定应急方案，处理应急事务；要切实办事，在“快、准、实、精”上充分下功夫，缩短办事的时间和周期，瞄准重点，进行重点开刀。

（四）过程指标考核。过程指标考核，是对于办公室工作提升的有效途径，这个考核包括对工作数量和质量的考核。主要是从时间指标、过程时间、增值时间、交付时间进行考虑。正所我们所知，换型时间是从一个工作切换下一个工作消耗的时间。而消耗时间，是表示整個工作的时间耗费。完整标准率则表示一个活动中信息接收着所收到的信息完整和正确比例。例如，对于文件类，不能把包含的信息理解充分，自己规划不够清楚，则完成标准率低下。

（五）做事有始有终。在办公室的工作中，要坚持要有始有终的原则，防止一件事半途而废，特别对于后期的工作，更要给以足够的重视，满怀信心、精力充沛地去完成。任何事件都分为开始阶段、完成经过、最后结束三个阶段。缺少任何一个过程都不能称之为完成。因此，为了保证一件事的善始善终，办公人员应该做到：对于一些重大、紧急、上级交代的任务要主动进行监督及时催促；一项事情安排以后，要进行及时的跟踪，做好落实工作；在一些单位内，针对自身状况制定一些规章制度和规范，应该切实履行，否则将造成资源和时间的浪费；对于一人经手的事情要办到底，尤其是事件的后期，要顶住压力和困难，精力充沛地投入其中，排除困难和阻力，进行最后一拼，防止前功尽弃，以提高办事效率。

（六）统筹协调与顾全大局相结合。办公室人员必须要具有全局思想，能够顾全大局，要从单位的全局出发，进行工作的计划和安排。只有站在全局的高度，才能较好地实现协调，促进各个部门进行意见的交流。在明确了各自的责任后，各部门的积极性就得到充分调动，形成了凝聚力。正确处理内部和外部的关系，进行阶段性部署，做到办事缜密周到，尽量避免错误，减少矛盾的发生。办公室人员将事情处理得井井有条，使内部和外部实现了较为顺畅的沟通，切实提高了办事效率。

四、结语

作为一个综合性的职能部门，办公室起到协调和监督的作用。一个单位的精神風貌更多反映在其工作质量、面貌、管理模式的正确性以及管理水平的高低。办公室工作人员作为一个公司、企业、单位的主体，勤于思考，缜密严谨的工作习惯必不可少，明确区分不同性质、级别的工作任务，按照计划逐一完成。总之，积累经验、发挥思维、持之以恒、有始有终，是办公室工作人员需要培养的重要品质。办公室工作人员要抓细节，做事心细，认真对待工作中的每一个细节，不断提升办公室人员的管理素质和管理能力，才能最终实现办公室工作的高效率。

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