人事档案在医院人力资源管理中的重要性分析

叶敬连

【摘要】针对医院人力资源管理工作而言，做好人事档案管理是提高人力资源管理水平的前提条件，对各类人事档案的信息进行有序整理才能更好地发挥人力资源管理在医院运营中的积极作用。本文基于以上背景，对人事档案与医院人力资源管理的密切关系进行了分析，并从人事档案管理的重要性出发，提出了几点管理建议，希望能为医院人力资源管理提供借鉴意义。

【关键词】人事档案；医院人力资源管理；重要性

医院人事档案是人事部门根据相关规定，以材料形成时间为主要线索而收集、整理和装订的个人材料集，是人力资源管理工作的重要组成部分。人事档案的主要内容涵盖了个人履历、自传、政治思想、业务水平、工作表现、品行作风、专业技术职称情况和薪资待遇水平等等，真实地反映了员工全貌，是医院进行人力资源管理的主要依据，有利于推动医院人事制度的改革，完善医疗体系建设，让员工各尽其用，各司其职。

一、人事档案与人力资源管理的密切联系

在完善医疗机构管理能力和服务水平方面，人事档案和人力资源管理均起到了积极的促进作用，而人事档案则可通过对员工信息进行收集、分类、整合，提高人力资源管理水平；人力资源管理则是对人事档案的综合反映，所涵盖的内容极为广泛，例如医院资源的合理开发与高效利用，正确培养人才，根据员工的实际工作能力和贡献出台合理的薪酬福利制度和奖惩、晋升机制，此外还能深入挖掘员工的潜在价值，提高员工的主观能动性，不仅为员工的人事档案增添光彩，更能为医院持续培养专业技术人才。

二、人事档案在医院人力资源管理中的重要性

（一）为医院人力资源管理提供参考依据。随着我国医疗机构的规模和数量不断增长，医疗技术人才成为每家医院的重点关注对象，这就要求医院对每位员工的真实情况与业务能力进行全面准确的了解，通过审查员工的人事档案，医院人力资源管理部门可详细地了解到员工的学历、工作经验、业务水平等情况，在岗位出现空缺时，人力资源管理部门就能基于岗位的需要为医院选择最适合的员工，让每位员工发挥出最大价值。近年来大部分医院均加強了医疗技术骨干的重视程度和培养力度，相比于其他选拔和培养方式，人事档案所反映出的信息更为真实可靠。

（二）优化薪资结构，激发员工的积极性。我国医疗机构员工薪资分配改革始于2006年，各医院在国家出台的相关规定基础上结合本单位的实际运营情况对员工薪资结构进行重新调整，在新的薪资制度中，员工的职称、学历、工龄均被作为收入评定的主要影响因素，而这些信息的真实性均要通过人事档案反映出来，医院领导在认真比对审核这些材料和信息后才能核定每位员工的合理薪资。此外，在工作过程中，还可根据员工的专业水平、职称评定、贡献度等信息实现薪资分配的结构改革，从而充分激发员工的工作积极性和归属感，医院也能留住人才，获得长远发展。

（三）有利于制定员工长远培训计划。医院每年都会针对员工开展各类培训和讲座，旨在提升员工的综合素质和专业水平，为员工的职业生涯规划打好基础，从而提高医院的整体实力，但员工的学历、素质和专业水平存在差异性，在开展培训前若无法准确了解员工的知识接收能力和培训需求，则无法提高培训质量，造成培训资源的浪费。而通过人事档案可提高培训工作的针对性，人力资源管理部门在开展培训时可先查阅人事档案，根据员工实际需求、学历水平、职业生涯规划等信息开展针对性的业务培训，切实提高员工综合素质，为员工自身和医院的长远发展做好铺垫。

（四）有利于促进医院人力资源配置科学化发展，提高医院的综合竞争力。随着民营资本和国外资本的涉入，目前国内医疗环境得到了显著改善，但同时也引发了激烈的竞争，医院要在这种环境下谋求发展，就必须要发挥员工的最大能力，实现人力资源配置的科学配置。例如将特色科室、专业人才、先进的技术设备进行优化组合，提高医院整体医疗实力。通过查阅档案可熟知每位员工的工作经历和专业特长，此外，受外部环境和主观能动性的影响，员工的工作水平会出现一定的变化，如工作能力和专业技能水平的提升，这些变化均可通过人事档案体现出来，因此要推动医院人力资源配置朝科学化发展，提高医院的综合竞争力，做好人事档案的管理是首要前提。

（五）为医院员工职称评定提供依据。按照工作性质的不同可将医院员工体系分为医生、护理人员、医技人员、药剂人员、行政人员和后勤人员，各种工作岗位员工在评定职称时存在较大的差别，医院人事部门在组织员工进行职称考试或对职称进行评定时，必须要根据员工不同的工作性质、工作能力、工作职责等实际情况进行评定和聘任。在人事档案中，员工的学历、专业和职称可为职称晋升及评定工作提供有力的依据，避免出现有能力的员工未评上，能力与职称不相符的员工顺利通过的现象。

三、提高医院人事档案管理水平的建议

（一）提高人事档案管理人员的工作能力。医院人事档案管理工作是一项非常烦琐，且极具耐心的工作，管理人员在收集、整理、更新档案的过程中要做到不丢失、不遗漏，将医院员工的各种履历材料一一整理归档，例如职工履历表、干部履历表、工作鉴定、学习鉴定、年度考核表、毕业成绩表、职称评定审批表、已发表论文和科研成果材料、政治历史审查资料、体检表、工会会员登记表以及有价值的学习总结体会等等。管理人员不仅要有高度的责任心，还需具备高尚的思想道德素质，确保管理档案时真正为他人考虑。此外，医院还需开展人事档案管理人员的培训，提高管理人员的电脑使用技术，使其具备使用计算机整理档案的能力，同时需完善相关的法律法规和职业道德培训，通过提高档案管理人员的工作能力，带动人力资源管理工作的发展。

（二）完善人事档案管理的硬软件基础。随着信息技术的飞速发展，档案管理信息化已成为目前的必然发展趋势，因此医院应持续升级档案存储管理系统，完善硬件条件，例如购置计算机、打印机、微缩复印机、光电扫描仪等设置，建立人事档案全文数据库，并单独设置档案管理室，在室内配备空调、消防设备、警报器、除湿器和防虫药。此外，在软件方面，需充分利用局域网和办公自动化网络系统的优势，实现电子人事档案的网络化管理，在对使用权限進行规定后，允许部分信息对个人和相关科室开放，开展网上查询、搜索和评价服务，建立公开透明的人事档案管理制度，提高全体员工对档案的重视，为医院发掘、培养、任用人才打下基础。

（三）建立人事档案动态管理制度。传统的人事档案管理忽略了人事档案的动态规律，无法全面准确地反映员工的真实现状，因此要在医院建立人事档案动态管理制度，弥补传统人事档案管理的弊端。档案管理人员需积极主动的收集和整理材料，注意补充每位员工每一个阶段的真实面貌，包括可以体现个人特色的内容，如医德医风、学术成果、新技术掌握情况、疑难杂症研究进展、手术成功率等等，从而为医院各类人才的选拔、录用、考核培训等工作提供真实可靠的用人依据，形成公平竞争、公正选拔的良好环境，强化医院凝聚力。

四、结束语

人事档案管理对医院人力资源管理有重要影响，是提高医院综合水平与竞争力的首要条件，医院在进行人力资源管理时需正视人事档案的重要性，并采取有效措施提高人事档案管理工作水平，进一步提高人事档案在人力资源管理中的实用价值。

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