文书档案管理中存在的问题及对策探讨

刘磊

【摘要】文书档案管理水平体现着企业或事业单位档案管理的层次，而且直接关系到档案资料的内在价值与完整性。本文首先提出了文书档案管理对于单位的重要性，分析了文书档案管理中存在的问题，并针对这些问题，提出了提高文书档案管理水平的措施，以此共勉。

【关键词】文书档案；管理；问题；措施

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，是档案存在的基础与重要的资源发生地，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）文书工作与档案工作衔接方面存在问题。文书和档案工作是档案管理工作中的两个重要方面，二者既有联系又有区别。在档案管理过程中要注意文书工作和档案工作的协调配合，提高工作效率，形成科学合理的分体式管理模式。对于文书和档案，一般需要进行分别管理，实行各自条块分管，可以提高文书和档案工作的效率。但是，这种分块管理模式，不利于文书工作和档案工作的联系。造成文书工作人员的档案管理意识不足，档案管理人员缺乏考虑文秘工作的需求，引起了文书和档案工作的脱节。给整个单位档案管理工作带来许多不便。

（二）档案员的培训工作亟待加强。档案管理工作是一项十分专业细致的工作，但是一些单位的档案管理人员却没有经过专业的档案管理培训，档案管理专业出身的人员很少。在平时工作中对于档案的分类、立卷等专业常识严重匮乏，这与新时期档案管理工作的要求极不协调，一定程度上不利于档案管理水平的提高。虽然一些单位的档案从业人员经历过一定的培训，具备了上岗资格，但是继续教育不足，对于档案工作的新要求，新技术，掌握不到位，了解不透彻，知识更新明显不够，亟须进一步提升。特别是在现代网络技术如此发达的环境下，如何基于互联网实现档案管理，是档案管理的重要趋势。档案管理人员一方面要积极参与业务培训，同时要加强自身学习，提高档案管理的专业技术水平，使档案管理工作日趋标准化和规范化。

二、提高文书档案管理水平的措施

（一）规范衔接文书工作与档案工作。文书工作是档案工作的重要前提，没有文书工作的质量保证，就没有档案工作的质量提高。特别是文件质量的提高主要取决于文书工作人员的责任心和水平。所以，文书工作人员要规范处理文件，提高文书的编制质量。因此，文书人员平时要具备良好的档案管理意识，做好文书材料的归档管理工作。尽量做到文件和档案工作的协调，为后期的档案管理工作提供方便。例如，文书人员在制作文件过程中要注意对文件材料的质量进行把关。文件材料质量包括纸张大小、文件内容的文体、文件格式等方面是否达到相关的标准和要求，对于文件材料必须要规范统一，不能花样百出。对于纸质和用笔都要进行明确规定，不准使用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等材料来撰写和批阅文件。文件处理要及时到位，不能拖拉耽搁；同时要做好文件收发的登记管理，发现遗失必须要及时查找。尤其是账外材料，包括领导讲话及外出开会材料都要进行收集，确保各种文件材料的完整齐全，不能错漏。

（二）加强部门间协作，做好文书档案收集工作。档案质量的提高和结构的改善将决定档案的价值，因此提高档案的质量是档案管理部门的工作。平时档案管理人员必须要做到勤联系，勤沟通，勤走动，争取其他部门的协作和配合，提高档案的质量。要做到对业务部门的近况了解，经常就业务部门的工作进行交流，加强沟通，对于出现的新情况新动向要及时关注，保证档案材料的及时收集。对于档案部门的工作要多思考、多实践，争取做到档案材料的收集整理及时高效。平时还要注意档案材料信息收集渠道的畅通，对于出现可能的档案信息死角要及时进行疏通。

（三）完善文书档案管理制度，细化程序。任何一项工作都需要严格的规章制度加以规范，否则都可能会出现人为的疏忽，甚至造成无可挽回的损失。对于档案工作更是如此，严格科学的档案管理制度是档案工作顺利开展的保证。档案管理制度要做到精细化、可操作化和明确化。对于各项档案管理的细节问题要具体明确，不能含糊，更不能出现制度漏洞，同时要注意细则制定的可操作性，不要过于烦琐复杂。对于文件收发要严格遵守国家的各项相关制度，防止出现文件核发混乱，过多过滥的问题。在公文行文之前要做到核验签发手续是否完备，附件内容是否遗漏，公文格式是否规范，在正式印制发送前要做到再次核查。如果出現公文内容必须修改的，必须要按照程序进行重新核查。同时对于公文的材料管理方面必须要執行机关公文标准，严禁出现不合格公文材料、不合格公文内容、不合格公文格式等问题。

三、结语

总之，只有从提高单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。

【参考文献】

[1]邢炜.文书档案管理中存在的问题及对策探讨[J].科技创新导报，2015（36）：185.