高校学籍档案管理数字化的探索与分析

纪玲

【摘要】学籍档案管理是高校管理工作中的重要内容，良好的学籍档案管理质量对于高校的平稳运行和发展都具有十分重要的作用。数字化管理是近年来一种新型的档案管理模式，如果能在学籍档案管理中得到较好的应用，将大大提升管理质量。本文较为详细的阐述和分析了高校学籍档案管理的数字化过程。

【关键词】高校；学籍档案管理；数字化；探索

随着科学技术的飞速发展，信息化和数字化已经成为许多行业的发展趋势，档案管理领域同样也不例外。信息化和数字化技术在高校学籍档案管理领域的应用，对于提升传统档案管理效率和管理质量，都具有十分积极的作用。但是，学籍档案管理的数字化也需要一定的过程和策略，否则难以达到预期的管理效果。

一、高校学籍档案数字化管理的重要意义

（一）学籍档案的数字化管理符合时代发展的基本要求。在当前的社会发展形势下，科学技术已经发展到了前所未有的高度，并且随着科学技术的发展，各行各业的传统工作形式也在发生改变。高速发展的科学技术催生了信息化和数字化水平的提升，强化数字化建设也已经成为当前许多行业发展的主要趋势，高校学籍档案管理领域同样如此。传统的高校学籍档案管理工作中，由于工作方式较为落后，工作效率较低，并且随着学籍档案数量的增多，管理工作的难度也呈现出逐渐加大的态势，给档案管理人员带来了较为沉重的负担。而档案的数字化建设将很好地解决工作质量低下的现状，可以说，学籍档案的数字化管理很好的契合了时代的发展趋势。

（二）節省了学籍档案管理工作的大量资源。在传统的高校学籍档案管理模式下，管理工作受到了较大的空间限制。纸质版的学籍档案会占据较大的空间。档案管理部门在工作的过程中，随着学生数量的增加，会产生大量的学籍档案，如果不进行数字化收集与处理，会严重影响档案资源的开发与利用。此外，传统的学籍档案管理方式存在明显的不足，在档案资料查询与调取等方面，都要耗费较大的人力物力。此外，数字化管理极大地拓宽了管理的工作范围，在传统的学籍档案管理模式下，要想进行学籍查询或者档案处理，都必须在实地进行，而通过开展档案管理数字化建设，只要有网络的地方，就可以通过登入数据库的方式，进行实时的查询与处理，极大提升了工作效率。

二、高校学籍档案数字化管理的策略探索

（一）提升工作人员的整体素质。传统的学籍档案管理工作较为机械，重复性很强，不需要很高的技术水平。但是随着现代信息技术与传统档案管理工作的融合，越来越需要专业化的档案管理人才。在现代高等教育体系下，很多学校都开设了档案管理专业，有关高校在引进人才的时候，除了需要引进专业人才外，还要注重引进档案数字化管理人才和计算机专业人才，提升学籍档案管理的数字化水平。与此同时，还可以通过开展培训等方式，提升原有檔案管理人员的现代信息技术应用水平，提升学籍档案管理的数字化程度。在具体的工作中，学籍档案管理具有一定特殊性，管理工作与日常主营业务密切相关，要经常性开展档案数字化方面的培训，提升工作人员的信息应用意识，提升总体工作水平。

（二）建立科学的数字化管理工作模式。在高校学籍档案管理工作中，重要的目标就是发挥学籍档案作用，实现档案资源的利用与流通。要想提升档案管理的数字化水平，就要构建一套科学的数字化档案管理模式，在传统的档案管理和收集模式中，各部门之间一般各自为政，档案之间缺乏有效的交流和流通，通过档案管理一体化建设，可以通过现代信息技术实现档案资源的共享，节约大量的人力物力，在需要信息和资源的时候，可以通过调阅档案的方式，有效整合工作资源。因此，在强化学籍档案管理数字化的过程中，要改进数据运算结构，打造一个统一的数据库，注重学籍档案信息的开发，推进档案部门和信息部门的整合，为资源的共享和有效利用创造条件。另外，在学籍档案管理数字化的过程中，既要优化工作流程，发挥现代信息技术的快捷性和便利性，还要实现学籍档案资源的充分利用。通过大数据分析和大数据检索等方式，发现学籍档案之间的有机联系，找到存在共性和有指导性的问题，分析档案管理工作的主要形式，为下一步工作的开展提供有针对性的指导意见。

三、结语

综上所述，对高校学籍档案实施数字化管理，可以有效提升学籍档案的管理质量，优化学籍档案管理工作的流程。因此，高校应该对学籍档案的数字化建设引起足够的重视，加大学籍档案数字化管理方面的投入，建立科学完善的数字化管理流程，从而进一步提升管理工作质量。

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