国有企业档案工作改革要点分析

盖艳

摘要：随着国有企业快速发展及持续深化改革，经济管理活动中产生越来越细致的档案门类，档案数量与规模越来越大，载体形式也愈发丰富。在这样的背景下国有企业传统档案管理模式逐渐显现不足，需要改革创新档案工作管理模式与方法，促进工作质量提升。本文中主要探讨新形势下国有企业档案工作改革要点。

关键词：国有企业；档案工作；创新方法

新形势下国有企业传统档案管理模式与方法显露不足，很难保证馆藏资源的系统性与完整性。加上实际中大部分国有企业并未详细规定电子档案管理流程等内容，造成新型档案管理工作难以有效开展。面对这些問题，国有企业档案工作者应该结合新形势与新需求，需求有效措施，促进档案工作可持续发展。

一、档案管理工作的重要性

新时期下各行业领域都发生着巨大改变，档案管理工作同样面临着改革，以自身情况与发展为基础，改革档案管理工作，有效改变传统管理方法的局限与不足。数字化时代下档案管理工作主要记录与整理单位工作内容、人事资料、重大举措及发展状况等。档案管理工作有助于协调内部工作、提高工作效率，整理、归类、统计及保存原始档案信息。目前企业改制不断深入，面临着新机遇与新挑战，相关企业要意识到档案管理工作的重要性，不断创新档案工作机制。

二、档案管理工作现状及问题

现阶段国有企业档案管理工作中存在一些问题，笔者结合实际工作经验将这些问题归纳总结如下。

（一）资源开发度不足

随着信息技术进步与发展，档案管理方式向着信息化方向过渡，但大部分工作人员没有掌握相关技术，仅会利用计算机进行信息录入与资料保管等，再者部分管理人员的人为档案管理就是分类整理与妥善存放现有档案资料、工作者不出现信息遗漏或丢失情况即可。档案管理工作人员很少深入研究与开发新资源，也很少进行现有档案信息化处理，这说明档案资源开发与利用程度不足，影响档案信息化建设进度。

（二）设备人员的问题

档案管理中借助先进档案管理设施与设备提高工作效率，优于部分不重视档案管理工作，在资金投入与设备引入上力度不足，造成先进档案管理设备种类与数量不足，实际中还存在部分人員将杂物堆放在档案管理室中，部分档案被杂物压在下面，造成查阅与翻找难度较大，严重时档案被杂物毁损。目前档案管理人员由其他工作人员兼任的情况基本改善，安排专门人员管理档案，但这些管理人员专业程度与职业素养不足，造成管理工作质量偏低。实际中很多从业人员入职前并未接受过专业、系统培训，造成档案管理工作中频频出现错误，影响工作质量。

（三）安全意识的缺失

档案信息化建设需要信息技术的支持，而信息技术的使用难免会遇到各种安全性问题，而在传统档案信息管理工作中，很多部门和人员都普遍缺乏必要的安全保护意识，都简单的以为只要有了安全防护体系就能确保信息安全，必要的风险防范意识薄弱。而且很多的档案馆为了放便，都将一些数字化工作外包给相关信息企业进行，没有严格的管理制度，不能进行实时监控，容易发生信息泄密和丢失的危险。

三、国有企业档案工作改革要点

（一）推动软件兼容

推动信息时代档案管理的主要内容就是加强信息化建设，通过共享档案资源是实现档案信息化管理的主要措施，充分发挥档案资源的作用。档案管理部门可以引入先进信息技术创新档案管理模式，促进档案信息检索效率的提高，如档案资料分类存储过程中，对管理软件编程时可以引入信息管理系统、资源管理系统及ERP系统等，文字类档案与图像类方案自动识别通过计算机与多媒体技术实现，档案信息库中实现各类软件兼容。利用网络平台实现资源传输，提高海量档案资源存储，避免纸质文档保存中容易出现的问题。

（二）完善备份管理

对于企业档案信息，完善档案数据的备份机制非常重要。首先，精细化档案数据备份流程，明确档案人员的备份工作职责。档案人员应当重视日常档案数据的正确存储、及时汇总和定期销毁；其次，制定明确的备份规则，建立数据备份和恢复方案。企业档案数据的备份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以来不重视档案数据备份的重要性，缺乏完善的备份机制；最后，制定数据一致性监控方案。企业档案业务日趋复杂，业务量也越来越大，档案数据存在数据修正等情况，或是出现资料类型合并增减等数据属性变更的情况，从而备份数据和生产数据的结构和数值可能有所不同。

（三）强化基础设施建设

加大硬件设备投入力度。想要实验档案管理现代化离不开硬件设施的投入，划分专项资金改进硬件设施与档案案卷质量，建设专门的档案存储房间、购置档案专用密集架，并配备相关的打印、计算机等设备，同时安装全天安全监控报警系统；其次收集各项资料。认真整理每年生成的文化档案、会计档案、声像档案及实物档案等，录入微机管理；强化数据库建设。建立全部档案案卷级数据库，实现了档案微机检索，对录入档案数据实行了光盘刻录及备份。

四、结语

总而言之，在新的经济形势与常态下，国有企业强化档案管理工作具有现实意义。通过引入新的档案管理方法，创新与优化工作质量，同时实现信息化管理，促进工作效率与质量提升。希望通过本文论述，为持续推进国有企业档案工作改革贡献一份力量。

参考文献：

[1]李洋.档案工作的构成与实践应用分析[J].赤子（上中旬），2017（04）：112.

[2]孙楚涵.新媒体时代档案工作及服务创新思考[J].经营管理者，2017（13）：78.

[3]牛彬楠.浅谈新形势下提升档案人员基本素质的方法与措施[J].黑龙江档案，2017（02）：45.