建筑工程项目档案资料管理研究

沈元轲

摘要：与建筑工程项目相关的技术档案资料是工程项目从开工准备、施工过程、到竣工决算全部过程的第一手资料，是有关方面进行工程结算的佐证资料。而工程项目的档案资料的保管管理工作是工程项目管理的一项重要的基础性工作，建筑类企业应该加强相关工作的管理，提高管理的水平。

关键词：工程项目；档案管理

建设工程项目档案管理工作包括了工程项目从项目建议书、项目的规划筹备、勘察设计、开工准备、施工生产一直到竣工验收、竣工决算等等过程中产生的文件资料、相关图纸、表格、音视频资料等。工程项目施工生产过程中涉及的相关单位应该要保证工程项目相关档案资料的准确与完整、清楚，这也是工程项目最终是否能通过竣工验收检查的前提条件。所以，工程项目的相关档案管理资料的在项目管理工作中是非常重要的一项工作，其重要性具体表现在以下方面：第一，在项目的施工过程中，相关的施工资料真实的反映了工程项目的原材料、施工工艺、施工机械等的质量状况，是否符合相关施工规范；施工过程中的单位工程、单项工程、分部工程、分项工程以及相应的工序和检验批质量是否合格。第二，建设工程项目的管理是一种动态管理过程，需要在工程的生产过程中不断的进行事前控制、事中控制、事后控制，也就是要进行不断的进行工程质量的反馈，进行预调微调。完整准确的工程项目的档案资料有助于工程项目的管理者进行工程施工过程中的预先控制、事中控制，从而保证工程项目最终的工程质量。第三，在工程项目完工以后要进行工程项目的竣工验收，而根据竣工验收规范，工程项目的质量是否合格，是否符合相关的竣工验收规范，非常重要的依据就是工程项目在生产过程和中形成的各种档案资料。第四，在工程项目经过竣工决算交付使用后，需要不断的进行维修维护，甚至需要对建筑物进行改建、擴建或者加层等，这样工程项目在前期的生产过程形成的档案资料就成为后期维护改建的重要依据。

虽然，工程项目的档案资料在项目的全生命周期里非常重要，但是，不可否认当前我国的建筑工程项目管理过程中的档案管理工作还存在着很大的问题。主要表现在以下方面：第一，工程项目管理人员的档案管理意识非常薄弱，不重视工程项目的档案管理工作。所有的建筑工程项目所涉及到的工程档案资料都非常的多，所涉及的管理部门、工种等等也是非常的复杂。这些档案资料都要在工程竣工验收通过后移交给业主。一项工程项目在施工完成后如果没有出现大的质量问题就可以在短时间内成功交付该工程项目给业主。但是，工程施工完成后工程档案资料的收集整理工作并没有结束，如果在短时间内不能整理收集完全面的工程档案资料，在施工队伍解散后就给档案的管理带来了巨大的困難，有的不得不闭门造车造档案资料。另一方面，对工程项目的施工单位来说，施工单位只关心该项目能不能顺利通过竣工验收，从而顺利拿到工程费用。这样施工单位就只关心与工程项目的竣工验收相关的工程档案资料，导致与该工程项目相关的其他档案资料的缺失、不完整、不准确。而当该工程项目通过竣工验收，顺利移交给建设单位以后，建设单位没有相应的完整的工程档案资料对该工程进行后续的管理工作。第二，我国的建筑市场中还没有形成完善的工程项目档案资料管理的标准体系。在我们的建筑类企业中除了工程项目管理人员档案管理意识淡薄意外，还普遍存在着工程建设“重建设，轻管理”的问题。很多建筑类企业在管理上更多看重哪一项工作能够给企业带来经济效益。而对于工程项目的档案管理工作企业管理人员大多认为该项工作费时费力，然而不能给企业或者项目带来经济效益，所以该项工作可有可无。很多工程管理人员认为工程档案资料管理的好坏不影响工程项目的实体质量，所以导致工程档案资料的管理不规范、不科学、在建筑生产过程中只是流于形式化。第三，在工程项目的工程档案资料的管理中监理工作的缺位导致了对于档案资料管理缺乏监管。在工程项目的建设过程中监理代表建设单位为工程项目的提供专业化的项目管理工作。监理单位帮助建设单位对于该工程项目的质量、进度、投资等管理工作进行控制监督。工程档案资料的管理也是工程项目管理的一项重要管理工作，工程监理人员应该对工程项目的档案资料管理进行过程控制与事后的监督，严格把好工程资料的收集、整理与归档、保管、移交工作，保证工程档案资料的完整性、准确性。

鉴于工程项目档案管理工作的重要性，工程项目应该从以下方面加强工程项目档案资料管理工作。第一，工程项目管理人员应该增强工程项目档案管理工作的意识，保证建筑工程档案资料及时归档。工程项目档案资料归档的及时性是保证档案资料完整性和有效性的前提。在工程项目的建设过程中工程项目管理人员（包括监理人员）应该根据工程项目的施工进度及时整理归档相关资料，只有这样才能保证工程项目档案资料的是对项目质量、进度、投资等方面的真实反映。在建设单位的内部管理方面要严格执行针对工程项目档案资料的“自检、互检和交接检”的管理规范要求，从而保证质量控制、进度控制以及投资控制的相关档案资料的及时整理和归档，为工程项目的事中控制、事后控制提供可靠的参考依据。监理单位也应该增强档案管理意识，切实负起监理的责任，及时监督建筑施工单位等相关单位及时整理好保存好工程项目的档案资料，为后面的项目竣工验收以及项目交付使用后的运营维护管理工作提供依据。建筑类企业的管理人员要提高有关领导的档案管理意识，进一步提高工程技术人员的档案管理的业务技能、工作标准，进一步提高档案管理的重要性；明确分工，构建职责明确、科学严谨的档案管理体制。第二，加强施工技术资料的收集和记录工作，定期归档收集、储存，现场的项目部应该指定专人负责档案管理工作，充分发挥信息化管理的优势，完善档案的信息化管理工作，充分利用计算机信息系统对工程档案进行合理有效的收集、整理、检索、与归档，使资料管理工作实现自动化、可视化、标准化，不断推进资料档案管理技术创新，提升管理能力。

（作者单位：淄博职业学院）