高职院校档案的利用现状及发展对策

李佳

[摘 要] 提高档案利用率是档案工作的中心内容。目前高职院校档案的利用情况并不理想，加强高职院校档案利用工作，必须加强档案的及时归档工作，加强科研档案的宣传利用工作，加强档案信息的编研加工工作等。

[关 键 词] 高职院校档案；现状；对策

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）07-0166-01

高校档案是高校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。而档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。根据高校档案的构成特点，它具有特定的服务对象和利用范围。本文以运城职业技术学院档案室为例，对高职院校档案利用现状进行分析，提出发展高职院校档案利用工作的对策，从而使档案利用发挥更大的作用。

一、高职院校档案利用现状

高职院校档案利用工作的主要服务对象是广大师生员工，它是以室藏档案为服务内容，以多种方式为服务手段，直接提供档案或经档案编研加工的档案信息资料，为学校和社会服务的一项工作。但因种种原因，高职院校档案的利用情况并不理想。

（一）各主要门类档案的利用情況

我院档案室2013～2015年主要门类档案（文书类、教学类、财会类、科研类）的利用情况如下：

从不同档案门类利用人次占总人次的比率看，无论是每年数据还是3年合计数据，计算的结果均显示：利用人次比率排在前3位的顺序为文书档案、教学档案和财会档案。其中，文书档案占到每年利用人次的38.4%，教学档案占到每年利用人次的34.4%，财会档案占到每年利用人次的23.5%，而科研档案利用人次比较低只占到3.7%。

其实我院档案室的编研及资料利用人次数比率（8.9%）也不低，平均利用档案10人次就有1次是利用编研及资料的（此表未显示）。比如年鉴、发文汇集等档案编研信息资料，对档案利用者来讲，能大量节省查找原始档案的时间，提高了档案利用的效率。

（二）不同目的档案的利用情况

利用档案会有不同的目的，通常情况下利用目的可分为工作查考、宣传教育、编史修志、学术研究、个人利用等五类。从这五方面来分析发现，2013～2015年的3年中，工作查考利用档案人次每年都是最多的，占总利用人次的比率每年均超过50%；排在第二的是个人利用档案，每年都超过35%；排在第三的是编史修志，占总利用人次的比率是 10.2%，而宣传教育、学术研究的利用人次最低。

工作查考利用档案人次较多的主要原因是学校各部门的工作人员因工作需要而查找文书档案，为日常工作提供依据和参考。而个人利用档案人次较多的原因则主要是毕业学生就业、补档、应征入伍需要查找学籍、录取表、毕业证号等，供学生就业和继续深造用。

二、发展高职院校档案利用工作的应对策略

为进一步加强高职院校档案利用工作，为学校各项工作服务，最大限度地发挥档案的价值和作用，我们要加强以下几方面工作：

首先，必须加强档案的及时归档工作。由于个人利用的主要是教学类档案，包括学籍、成绩、录取表、毕业证号等，为了使毕业不久的学生能够查找到在校學习的档案，必须做好教学类档案的及时归档工作。因此，在每年9月底一定要求各系部的兼职档案员将毕业学生的学籍档案材料移交至档案室。

其次，必须加强科研档案的宣传利用工作。目前，高职院校科研档案利用人次并不理想，这与科学研究不断发展的形势是不相适应的，究其原因可能与研究人员对科研档案的认识有关。一些科研人员根本不知道档案室里有科研档案，也就无从谈起去档案室查找科研档案信息；一些科研人员对科研档案认识有偏差，认为进入档案室的科研档案就具有保密性，不能轻易查阅。因此，档案工作者一定要利用一切机会宣传室藏档案信息，使不同学科的研究者了解档案的已有信息，及时为他们的学术研究提供查找帮助。

最后，必须加强档案信息的编研加工工作。通过前文分析可知，文书档案、教学档案是高职院校档案利用人次较高的档案，这些档案是高职院校档案的主体。因此，档案工作者在实际工作中要有目的地对文书、教学、科研等主体档案进行认真加工和分析，以形成信息量系统、丰富的档案编研资料，这样向档案利用者提供经过加工的档案信息，能够缩短档案利用者的查找时间，从而大大提高了档案的利用效率。

参考文献：

[1]姚青.浅谈高校档案的利用[J].济宁师范学院学报，2006，27（6）.

[2]白惠林，贾树梅.高校科研档案归档的问题与对策[J].晋中学院学报，2011，28（1）.