论信息时代档案利用问题及对策

李剑灵?谢勇昌

摘要：信息时代的到来，让信息变成重要的战略资源，而具有原生信息性的档案却依然面临着不被重视，没有得到充分利用的困境。本文分析了信息时代档案利用存在问题，以培养人们的档案意识和档案习惯为目标，提出了改善档案利用的途径和方法。

关键词：信息时代；档案 ；档案利用

档案重要吗？非常重要，这是毋容置疑的。经济学家们普遍认为，进入21世纪后，人类正在由工业化时代进入信息化时代，信息将成为第一生产要素，同时将构成信息化社会的重要技术物质基础。档案作为一种原生信息资源，具有不可代替的凭证价值和参考价值，其重要性正日益凸显出来。但档案工作同样重要吗？这却是个值得商榷的问题，因为在很多单位当中，档案工作往往存在被边缘化的现象。为什么会出现这种现象？究其原因，其实并不是档案收得不好，而是档案没利用好。

全国重点新闻网站，上海市主流媒体之一的东方网就曾报道过，一名有着数十年工龄、有过多次跳槽经历的优秀人才，很可能在再次高就时因找不到自己的档案而被拦在高薪工作的门外。实际上，其档案长期“躺”在某档案管理机构里而不自知。业内人士估计，上海全市至少有数万份这样长期“沉睡”在管理机构的人事档案（不包括退休、死亡和长时间出国等人员长期存放的人事档案），这些档案被称为“死档”。在讲究经济利益和社会效益的今天，投入和产出是要成为正比的，而档案收得齐全准确，在库房中存放安全有序，却没有被利用，变成了死档案，这是所有管理者都无法接受的。

档案利用是满足档案利用者利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。档案没利用好，档案发挥不了应有的作用，档案工作就无法得到社会的认可，这将会变成制约档案行业正常发展的大问题，所以我们有必要开展档案利用研究，重视档案利用工作。

一、档案利用存在问题分析

档案没利用好，从客观上来讲，是档案本身没有被利用好，从主观上来讲，是人们没有利用好档案。笔者认为其主要问题有以下三点。

（一）人们的日常生活距离档案太远

信息时代让地球变成地球村，缩短了人与人之间的距离，各种信息传播越来越方便快捷，但现实生活中，还是没能让档案信息走进人们的日常生活当中。除了档案从业人员以外，一个普通人，除了升学和就业会接触到个人档案字眼外，可能一辈子都不会与档案打交道。这种实实在在的距离，让档案变成闺阁中的妙龄少女，被又高又厚的墙与世隔绝，显得神秘又遥不可及。所以档案对于普通人，不仅仅是忽远忽近的距离问题，而是根本不知道，没有想过的问题。

（二）档案信息与利用需求信息不对称

如何理解这种不对称呢？档案是已通过规范化整理的，但这是档案专业的规范，对于利用者来说，对于外行人来说，数据量庞大，数据类型繁多，却正是档案信息数据价值密度相对较低的一种体现。档案就是一个贫矿，需要花费更多的时间去完成信息发掘和价值“提纯”。

（三）实时共享、即时处理的利用需求与档案信息安全要求存在矛盾

时间就是金钱，信息时代，方便快捷的工具人们才会使用，才会赢得市场。现在档案利用时效性要求高，但档案信息存在可开放和不可开放，涉密和非密等不同的安全管理要求，按照这些要求设置的档案检索层级、利用权限、审批流程等，都严重影响到档案利用的处理速度。

二、改善檔案利用的途径和方法

信息时代，互联网+、云计算、大数据等概念不断涌现，推陈出新，丰富了档案管理的技术手段，但要改善档案利用的现状，解决档案利用问题，根本上还是要以培养人们的档案意识和档案习惯为目标，让所有人遇到问题，想到的不只是上网搜狗和百度，同时想到查阅档案也是另外一种选择。

（一）重视档案利用工作，加强对档案利用的投入

档案利用是档案作为单位宝贵资产的一种保值、增值手段，各级管理者要重视档案利用工作，将其视为发掘海底沉睡中的宝藏，投入相应的人、财、物等资源。

1.当今社会，没有投入就获得丰厚回报的奇迹正变得越来越不可能，档案系统开发、档案数字化、档案编研、档案场馆建设等涉及档案利用的工作，都需要相关资源的投入。

2.各单位抓住战略规划，或是单位乔迁、变更重组之机，争取把档案建设列入本单位整体建设规划和预算，这样可从根本上改善档案部门的整体建设和面貌。

（二）加强档案的宣传工作，让档案走进人们的生活

1.档案宣传工作可以分为档案工作的宣传和档案内容的宣传。档案工作的宣传就是对档案基本常识、档案业务、档案场所、档案工作动态、档案法律法规等进行宣传。档案内容的宣传就是对馆藏信息、目录数据、专题档案等进行宣传。

2.利用多样化的宣传平台，积极探索档案宣传的新思路。如在国际档案日、国庆节等重要节假日，除了利用日常档案实物展出模式，还可以利用现代信息化技术和新媒体，推出多样化的档案展示平台，如网站、电视（家庭电视、公共交通电视、电梯电视）、手机信息等，将档案有价值的信息主动推送出去，让人们有更多的途径了解档案和利用档案。

（三）重视档案资源的建设，夯实基础，丰富馆藏

1.要针对本单位的需求，在符合上级指导文件的要求下，制定自己的归档范围，将核心业务的文件材料都纳入归档范围，做到不漏归，及时归，让档案利用时有米可炊。在最近纪念长征胜利80周年之际，国家档案局局长、中央档案馆馆长李明华接受光明日报采访时表示，长征档案，留住了人类珍贵的历史记忆，但也有一些遗憾，如在我们党的历史上具有生死攸关的转折点意义的遵义会议，由于缺少会议记录等原始档案，让会议召开的具体时间、参会人员、解决问题的过程等长期以来不得其详。

2.加快馆藏档案数字化建设。（1）档案数字化将传统各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，形成一个有序结构的档案信息库，再利用计算机系统进行管理，通过网络化的形式互相连接。提供利用时，数字化档案信息的超时空流动，档案事实上成为“无墙界档案”，可以大大缩短档案原文查找时间和利用时间，提高原文利用率，实现档案资源在线实时共享。（2）档案数字化现已变成档案最基础的工作，它是顺应潮流、适应信息化网络化时代发展的举措和要求。早在2012年12月，时任国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在全国档案局长馆长会议上就明确提出“纸质档案数字化数量翻两番”的档案工作目标；近期国家档案局更是将坚定不移地实施“存量数字化、增量电子化”战略，确保超额或提前实现传统载体档案数字化10年翻两番的全国总体指标（见表1），写进了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》。

（四）做好档案开放工作，建设个性化档案信息库

档案库是各类文件材料、所有信息系统数据最终汇集形成的大数据库，利用档案时如何高效处理如此海量的数据，并及时处理反馈有效信息，是对既有档案利用流程和数据驾驭能力提出了新的思考。

首先，要开放所有可公开的档案，并对一些利用频率非常高但尚未到公开年限的档案，组织相关部门进行鉴定，看看是否可以提前开放或是部分开放，解决档案利用的共性需求。

其次，加大开发力度，努力把“死档案”变成“活信息”。无论是通过知识管理、云计算、还是大数据等前沿技术，档案信息都要进行一个再重组，再重现的必要过程，在不同行业，或是单位内部不同的部门，不同的个人呈现不一样的档案信息库，有针对性开放档案数据，解决档案利用的个性要求。只有这样才能在保证档案信息安全的前提下，发挥档案利用的潜力，满足各种差异化快速利用档案的需求。

（五）普及手机等移动端在档案利用中的应用

2015年，中国互联网络信息中心在第36次中国互联网络发展状况统计调查数据中显示，手机网民规模达5.94亿，占整体网民比例的88.9%，手机屏已成为多方争夺的焦点，有的行业甚至喊出了决战第三屏（幕）的口号（注：第一屏幕是电视，第二屏幕是个人电脑，第三屏幕是智能手机）。（见图1）

智能手機给人们生活和工作带来便利，是档案利用工作的一个重要突破口。我们要积极开发适合手机等移动端使用的档案软件、手机APP应用，实现档案利用在手机移动端的应用，分享移动技术带来的指尖革命成果，进入发展快车道。

（六）关注社会和国家的热点问题，掌握本单位近期的重点工作、重大活动，并据此开展档案利用

1.主动积极提供档案信息服务，通过报送或推介相关档案信息，这样就可以让档案利用工作走在档案利用需求的前面。

2.紧紧围绕政府、本单位和人民群众的需要，服务于中心工作，这样就可以保证档案利用工作不偏离方向。

档案传承历史，延续文明，认为档案如鸡肋，食之无味弃之可惜的观点是错误的。在新时期的信息战争中，谁拥有信息资源，谁就将在竞争中占得先机，档案已日益成为国家基础性战略资源，利用好档案，档案将会为社会发展、国家建设做出更重要的贡献。

参考文献：

[1]刘永. 面向实际再探档案作用实质[J]. 档案学通讯，2005，01：25-27.

[2][美]Chuck Martin. 决战第三屏：移动互联网时代的商业与营销新规则[M].北京：电子工业出版社，2013.

（作者单位：李剑灵 广东省财经职业技术学校；谢勇昌 广州地铁集团有限公司）