国有企业公文管理工作存在的问题及对策

孙铃

摘要：所谓的公文管理也就是公文管理者运用特定的方法是公文满足收发单位以及相关规定的要求。该过程是一个动态管理的过程，其主要内容包含了公文办理、拟制、归档、保管等多方面的工作，公文管理工作的有效性能够保障工作质量和运行效率，为确保公文管理工作效率，应该从工作流程、思想认识以及人员素质等方面对其进行改进。鉴于此，本文就国有企业公文管理工作存在的问题及对策展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。

关键词：国有企业；公文管理；对策

一、公文处理工作在企业管理中的重要性

（一）公文处理能力就是企业的管理能力

公文管理工作能否合理有效开展，直接决定着企业管理工作的效率。一旦公文管理工作存在漏洞，下属部门的工作将会存在错误，同时也会延误整个工作的进程，导致工作效率低下。正规的企业在处理公文管理工作时，公文管理体制也较为完善，因此工作效率也在很大程度上得到了提升。因此，企業应该建立相应的公文管理体系标准，从而更好高校的开展工作。

（二）公文处理是传达管理理念的途径

通常情况下，正规企业工作的开展都是通过以开会的形式对工作的重点内容进行讨论，然后以发布公文的方式将开会过程中的重点内容进行传达，从而对下属的工作内容进行安排，所谓公文处理就是通过由上级传达到下级，然后再由下属实施的过程。

二、公文管理中常见问题

（一）公文拟稿不规范

公文的明显特征是具有精确的语言、规范的样式，这也是公文严肃性的体现。但是很多企业因为文秘人员欠缺，而且对工作内容的重视程度不够，从而导致写作公文的水平较差，具体表现在以下几个方面：（1）对文种的使用不确切，存在误用文种、自制文种以及混用文种的情况。（2）格式方面存在问题。平行文、上行文以及下行文的格式划分不明确，存在版头混用以及字体混乱，公文内容不全面的现状。（3）措辞不当。措辞运用口语化甚至是存在歧义，尤其是存在语句不通顺以及错别字的情况，使得公文的严肃性以及准确性存在影响。（4）主体不明。文章内容散漫、篇幅较长、中心点不明确，表述的内容部确切。（5）实用性欠缺。公文的具体内容和文章的实际情况存在很大程度的欠缺，关于论述性的文字较多，而具有指导性意义的文字欠缺。

（二）公文处理不及时

在办理公文时，有明确的时间规定，但是在实际公文办理工程中，公文处理迟缓，尤其在公文办理时存在相互扯皮以及滞办的情况，导致工作效率较低。通常情况下表现在如下方面：（1）公文办理部门对于存在难度的公文以及不属于自己部门办理的公文进行私自延误，并没有与属于相关部门的负责人进行联系。（2）公文办理部门没有制定限时办结制制度，使得公文在办理过程中的程序不严谨，存在拖拉现象。例如，在对公文进行发文处理时，因在某一环节上存在遗漏，从而导致上级以及下级部门的处理时间不够，严重影响了公文的实际效率。

三、提高公文管理水平的对策

（一）提高认识，加强对公文管理工作的重视

一般情况下，导致公文存在问题的根本原因是由于文秘工作者甚至是管理者对公文管理的认识不够，缺乏对公文的管理。因此，一旦公文管理工作存在问题，也不能找到合理的解决方式。企事业单位在开展行政管理工作过程中制定的规范化的文书即为公文管理工作。该项工作具有严肃性、规范性以及权威性的特点，是保障企业进行上下级以及内外沟通的重要工具，并且对工作安排起到了相应的法律保障。公文管理工作作为企业开展共组的基础，管理工作的质量不仅影响到企业的运行效率，同时对企业的长久发展也存在很大程度的影响。公文管理水平是公文管理者素质的体现，同时也能够反映出企业的工作作风以及工作水平，因此，工作管理工作水平是企业名片的象征。

（二）明确办文时限

公文在办理过程中应该满足相应时间的要求，公文时限性主要体现在以下两个方面：（1）对于上级机关交待需要办理的公文，应该在两周内完成，对于有特殊时限要求的公文，应该严格按照相关要求执行。（2）机关部门之间的公文会签，通常情况下应该不予超过三天，如果存在实在不得已而超时的情况，应该同主办部门进行提前协商。同时，公文管理工作者应该强化自身管理公文的时间理念，对于管理流程严格按照规定执行，争取做到及时处理公文。

（三）定期考核检查，建立科学的公文处理制度和完善的激励机制

在执行公文管理工作过程中，上级部门应该做好对下级部门的监督管理工作，定期对公文管理情况进行监督核查，并且，相关部门应该制定出相应的考核公文指标。通过借助考核、检查以及评比的方法，给予符合考评标准的公文管理工作者予以表彰，反之，对于不符合标准的情况要进行相应的惩罚，将违规操作及早予以扼杀。本机机关部门应该及时对公文部门的发文差错率予以统计分析，对于存在问题的情况应该及时提出修整，并且修整结果反馈到相关部门，以避免类似问题再次出现。通过对公文管理部门的管理意识进行不断强化，逐渐提升管理人员对文种选用、行文规则以及体例格式等方面的专业技能，同时管理人员应该加强对相关制度的建立，监管部门应该严格控制公文管理的整个过程。只有这样才能使得公文管理工作更加高效开展，从而保障企业良好运营。

四、结束语

总而言之，公文管理工作包含了多层级多方面的内容，在开展公文管理工作过程中，不管是公文管理人员还是相关的监督单位，都应该严格按照相关要求来开展工作，通过不断提升自我素质以及对公文管理工作的认识，使得公文管理工作发挥出应有的效果，从而保障企事业单位正常运营。

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（作者单位：国网安徽省电力公司合肥供电公司）