新形势下人事档案管理的几点思考

吴令贤

摘要：21世纪以来，科学技术已经进入了全方位高速发展阶段。随着相关技术的运用，单位人事档案管理工作也得到了迅速发展。然而，基于当前单位档案管理工作而言，依然存在各种问题，例如管理人员对人事档案的不注重、人事档案管理人员专业知识不足等，直接影响了人事档案管理的质量。

关键词：新形势；人事档案；管理

做好档案工作，有利于政府各部门的内部管理与服务，提高办文、办公、办事效率和人、财、物管理水平，行使好单位的职能；有利于政府进行社会管理，开展公共事务，进行信息公开；有利于档案资源体系建设，把档案存凭、留史、资政、育人的效用发挥到最大。

一、人事档案管理工作的意义

人事档案管理工作具备政策性、机密性和专业性的工作特性，所以加强对于人事档案的管理工作非常重要，要及时的解决人事档案管理过程中遇到的问题，人力、物力、财力等方面大力支持，落实好工作目标，把人事档案管理工作做为企业的重要议事日程，才能积极的推动人事档案管理工作的开展，提高人事档案管理工作的管理水平，为管理工作提供更完善的保障。

二、新形势下人事档案管理工作的优化策略

（一）加强企业人事档案材料的严谨性

目前社会已经进入了计算机信息化时代，每天工作中都会产生大量的信息数据，对于人才档案的管理也提出了新的要求，企业的人事档案包含有企业员工和干部的履历、升迁、考核、学历、教学培训、专业技能等情况，档案管理人员必须要认真的收集和整理跟人事档案相关的人事资料，保证档案的可信度。在整理过程中，对于不合格的档案资料需要更正和退回，手续不全的人事档案需要装进把材料补齐，保证档案材料的严谨性。

（二）提高档案管理人员管理水平

各级人力资源与社会保障部门必须牢固树立人事档案安全防护意识，加强人事档案安全管理力度。需要深入探究与改进人事档案保管技术和方法，进一步强化人事档案库房安全防灾标准，科学构建技防、物防、人防“三位一体”的安全防范体系。对已经构建的流动人员电子人事档案，必须实施针对性措施，保证长期使用和信息安全。同时完善并严格实施各项规章制度，健全防护和监测对策，定期开展档案安全检查活动，及时发现和有效处理隐患，严防损毁、失窃、失密等人事档案安全事故的出现。

（三）加强信息化建设

信息化是人事档案管理服务的主要方式和发展方向。各级人力资源与社会保障部门必须高度重视人事档案信息化建设，全面掌握人员的流向、分布、结构、数量等情况，更好地服务于高校毕业生及中专生就业、人才党员管理等工作。探究分析并科学制定人事档案信息化建设标准，促进档案数字化建设，进一步集中数据，完善统计分析、异地查询、资源共享等功能，为全国跨地区档案信息的共享和提高人事档案管理服务水平奠定坚实的基础。构建人事档案基本情况定期统计分析和信息报送机制，尝试建立业绩档案、诚信档案等，进一步提高认识档案依据、凭证、参考作用。

（四）拓宽档案资源利用体系

一要积极推进档案数字化建设。档案數字化是档案事业发展和档案工作适应社会发展的必然趋势，是提高档案管理水平和服务水平的必由之路。安排档案数字化专项工作经费，加强档案信息化人才支撑，推进数字档案室建设。档案馆应科学制定数字档案馆建设规划，分步实施，确保建成数字档案馆。把数字档案室建设纳入信息化建设规划，衔接办公自动化系统、业务系统，实现电子文件归档管理和及时移交档案馆。二要畅通档案信息服务渠道。信息化、电子政务等部门要支持档案部门依托电子政务网，充分利用互联网，逐步构建档案信息共享平台。要以档案行政部门为主导，档案馆为主体，各部门密切配合，建设民生档案数据库，推进共建共享，逐步形成“一站式”服务。档案馆要划分档案查阅权限，采取有效措施，逐步实现机关档案信息共享利用。改善档案查阅利用场所条件，简化手续，提供免费查阅利用。三要搭建档案宣传教育平台。利用各类新闻媒介，大力宣传。当地政府应档案馆作为重要的社会主义精神文明建设、爱国主义教育、科学普及、大中小学生社会教育实践基地和场所。四要推进文化产品开发利用。档案行政主管部门要充分发挥档案文化“母资源”作用，积极与有关网站、电视台、出版社、报刊杂志、旅游机构、文化产业机构等合作，开发地方特色的创新产品，拓展档案服务领域。

（五）健全人事档案管理制度

在严格实施现阶段人事檔案管理制度的基础上，根据工作具体情况，各级人力资源与社会保障部门应积极同当地组织部门、档案局联合制定相关政策，为进一步规范人事档案管理工作提出科学合理的指导建议，明确方向，从而使得人事档案管理工作进一步规范化、有序化。同时，分级别管理人事档案，提高人事档案管理作用及效率。根据社会发展需求，对于不同社会群体的不同需求，分级别管理人事档案已经成为了必然趋势。例如有效处理弃档、死档案；进一步提高人事档案的便捷性和可流动性，增强人事档案在人才流动中的作用。通过采取以上对策，促使有限的人力资源和工作精力全身心投入到复杂的人事档案管理中来，从而提高人事档案管理工作的效率，提高人事档案管理工作在社会发展和人才流动中的作业，有力地促进社会经济的发展。

三、结语

随着社会经济的不断转型和发展，企业的不断发展壮大，进一步的加大了企业内部人事档案管理工作的压力，针对这一现象更要充分地认识到人事档案管理工作的重要性，有效的开展人事档案的归纳、整理和保存工作，实现人事档案能够有序的保存和共享，实现档案在企业管理中应尽的责任，提高了人事档案管理的规范性和科学合理性。

参考文献：

[1]韩雪.浅析新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].办公室业务，2012，17：50-51.

[2]董茜.新形势下如何做好人事档案管理工作[J].中国新通信，2016，06：142-143.

[3]潘涓.做好新形势下人事档案管理工作的几点思考[J].山东人力资源和社会保障，2016，04：26-27.