试析事业单位档案管理信息化的建设与发展

黄真

摘 要：档案管理是事业单位发展的重要方法，也是确保我国未来经济发展的重要资料。但是由于档案管理相对来说比较复杂，所以在进行档案管理的时候，需要使用较为先进的技术和方法。计算机网络的出现对于事业单位档案管理具有十分重要的作用和意义，计算机在事业档案管理中的使用，改变了传统的事业单位档案管理的方法，并逐渐开始向信息化的档案管理方面进行转变。笔者通过对事业单位档案管理中存在的问题进行深入的研究和分析，针对性的提出了相应的处理方法和对策，希望可以为我国事业单位档案管理信息化发展铺平道路。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；发展

1 事业单位档案管理信息化的特点和任务

1.事业单位档案信息化建设指引着事业单位信息化建设的方向

对于事业单位来说，其自身的档案管理建设关系到整个单位的未来发展方向。档案管理对于事业单位来说，是十分重要的，其中不但含有很多重要的信息资源，而且通过全面的数据资源共享，可以提升档案信息的综合共享。事业单位档案管理资源共享，不但能够实现信息的远程化管理和控制，还能够实现事业单位日常工作的全面公开，对于提升工作效率实现事业单位的相应改革，具有十分重要的作用和意义。目前电子设备在事业单位档案管理中的应用十分普遍，而且对于电子档案的管理和使用已经十分成熟。通过提升整体档案的管理水平，能够实现我國事业单位未来发展和建设方向的确定。

2.事业单位档案信息化对于档案价值的发掘和拓展有着重要作用

对于事业单位档案来说，其自身的合理管理和控制，能够实现档案信息在时空上的突破，可以利用计算机网络的共享特点，实现任意位置对相应信息的查询，进而实现了对档案信息地点限制的突破。对于目前事业单位档案的管理，利用信息化的管理方法，能够实现档案资源利用率的提升，对于全面提升我国事业单位档案的使用效率具有重要的作用和意义。

3.事业单位档案信息化的建设从本质上改变了档案信息管理的方式和途径

对于档案管理来说，在以往的时候，所采用的一般是纸质档案的方式，随着计算机的普遍使用，开始将传统的纸质档案转变为电子档案。电子档案的使用，可以通过网络平台以及相应的设备实现全面的档案拓展和使用。对于传统档案的管理和保存，会由于载体和时间的影响，出现信息资源的丢失。采用信息化档案管理，能够提升档案信息管理的综合水平，对于我国档案事业的发展和不断进步具有十分重要的促进作用。

2 当前事业单位档案信息资源建设的两大任务

1.当前事业单位档案的目录数据库和部分全文数据库的建设

为了实现事业单位档案的全面发掘和使用率的提升，需要根据事业单位档案管理部门的自身工作水平和服务水平，对档案的数据库进行全面的建设和不断的完善。在使用计算机进行档案电子化信息化处理的时候，需要利用计算机的检索软件，建立全面的检索系统，实现电子档案的快速调取和检索。在目前进行建设的时候，需要对档案的资源进行全面的管理，然后对原有的档案进行全面的录入和入库工作。对于特殊的档案，容易损毁和使用频率较高的，需要对其进行全面的时间控制，确保能够进行合理的网络查询，实现信息的全面网络化共享。

2.对事业单位电子文件资源的入档以及电子档案的管理

对于事业单位来说，自身档案的电子化转化是目前十分困难的工作。这主要是由于进行档案入档的文件必须要具有档案的完整性，而且需要对其自身的有效性和规范性进行控制和管理。对于其中的很多原有档案，需要进行自身信息的整理和录入，然后对于整个电子档案的录入需要有全面的监督工作。进而完全实现电子档案的合理保密，实现对电子档案的综合防护和管理。

3 我国事业单位档案管理信息化建设中存在的问题和原因的探究

对于我国的事业单位来说，目前以及开始了全面的档案管理信息化建设，但是在进行建设的时候，其中仍旧存在很多相应的问题。现在对其中存在的问题进行全面的分析和总结。对于档案管理工作来说，不管是领导者还是工作人员，对档案管理的工作认识还不够透彻。有的领导者和工作人员认为档案管理工作并不是十分重要，而且对档案管理中的相应经费也进行一定的推迟和搁置，导致档案管理建设工作出现资金不足的相应问题。另外通过对事业单位档案运作管理人员进行素质分析发现，很多工作管理人员自身的素质不够高。很多档案管理人员都不是档案管理专业的人员，对于计算机以及软件的使用和不熟练。再加上有的工作人员年龄比较大，对于计算机等高新知识的学习比较慢，在进行处理相应档案的时候，容易出现难以快速找到对应档案的问题。

4 针对以上提出的问题及原因的一些建议

1.加强对事业单位档案建设相关人员的深入教育和启发

为了全面解决事业单位档案管理信息化建设中的相应问题，需要首先对相应的领导者和工作人员进行全面的深入教育。通过深入的教育，能够让工作人员认清档案管理工作的重要性，对于档案的分类和编目等问题，能够有较为良好的认真的处理方式。另外还需要将档案管理工作融入互联网技术中，利用较为先进的软件对档案进行检索和查询，提升事业单位档案管理工作的全面发展和不断进步。

2.增加对事业单位档案信息化建设资金的投入

对于事业单位档案信息化建设的资金，一定要确保专款专用，防止出现专款挪用的现象，对于档案管理中所需要的硬件和软件设备，需要进行及时的配齐。只有这样才能够真正促进事业单位管理水平的不断提升，进而实现事业单位信息化的快速建设。

3.加强对事业单位档案工作人员的技术培训的素质的提高

对于事业单位档案管理工作来说，其整个过程都需要有较为专业的工作人员对其进行管理和控制。因此需要对参与档案管理工作的相应人员进行全面的技术培训，提升所有工作的素质，实现档案管理工作水平的提升。对于每个参与事业单位档案管理工作的人员，都要进行相应的岗前培训，实现对事业单位人才水平的控制和提升，为事业单位档案管理信息化建设，奠定人才基础。

5 结束语

对于事业单位档案管理来说，信息化是其发展的重要方向，所以事业单位的档案管理水平，是决定事业单位本身未来发展的重要环节。对于事业单位的发展来说，需要对其自身的档案管理引起相应的重视，确保档案管理贯穿于整个事业单位组织建设和质量建设的多个方面。与此同时，还需要对档案管理的信息化进行相应的管理和控制，确保对相应管理方法和管理信息的共享，推动社会和国家的快速发展和不断进步。

参考文献

[1]李继萍.事业单位档案管理信息化建设分析探讨[J].计算机光盘软件与应用.2016（19）

[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化.2016（16）

[3]李红.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息.2016（07）

[4]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用.2016（03）

[5]赵万辉.高科技时期档案管理信息化的管理措施探讨[J].黑龙江史志.2016（01）

[6]高伟红.浅谈企业档案管理信息化[J].四川建筑.2016（01）

[7]钟昕.图书馆档案管理信息化[J].中外企业家.2016（05）

[8]李瑾.医院档案管理信息化研究[J].信息通信.2016（08）

[9]英宝云，张玉瑛.浅谈档案管理信息化的重要性[J].办公室业务.2016（23）endprint