浅谈基层财政电子档案的管理与维护

黄慧

摘 要：随着科学技术的不断发展，我国信息化与电子化程度相对提升。传统的纸质档案逐渐淡出人们视野，电子档案成为当前档案管理的主要形式与手段。可以说，电子档案已经成为今后基层财政档案管理的主要手段与趋势，也是人们在日常工作与学习中，不可或缺的一种工具。基层财政电子档案的存在，能够有效地记录一些工作中的信息，从而减少不必要的纠纷。电子档案它的出现有效解决了传统档案的管理难度较高的问题，但是由于电子档案新兴不久，在使用中还存在一些问题，本文对这类问题进行分析，并提出一定的解决方法和改进建议，希望对电子档案的管理与维护提供一定的帮助，推动我国档案管理视野的发展。

关键词：基层财政电子档案；管理；维护

电子档案的兴起有效地解决了档案管理的空间、时间与使用等诸多的问题，同时打破了传统档案利用难的僵局。基层财政电子档案中包含的内容相对较多，且保存时限明显延长，能够有效地为基层工作的开展提供帮助。但是，受到传统档案管理的影响，使得当前基层电子档案管理与维护存在一定的缺失，为了有效地实现档案管理与运用，必须要就电子档案管理中存在的问题加以明确，并提出针对性的解决措施，推动现代档案管理的发展与进步。

1 基层财政电子档案的内涵

（一）内涵

所谓电子档案是指具备保存归档价值的电子文件，其能够通过计算机、磁盘等多种方式来进行保存。而基层财政电子档案则是指乡镇财政工作中形成的具有保存价值的按照一定方式整理而成的电子文件以及与之相适应的软件、参数和相关数据。通常来说，基层财政电子档案主要包含四个内容：（1）财政工作人员在工作中利用计算机软件形成的报告、总结等电子文件；（2）村账所管会计、预算会计等利用计算机系统导出的与财政相关的电子文件；（3）装有专用软件程序的光盘；（4）是外出学习考察拍摄的视频、照片制作成的光盘。

（二）特征

内容与方式的独特性也就使得财政电子档案具有一定的特点，主要表现为：第一，存储查阅的便捷性。此类档案相对分类较为明确，其在财政所专门的档案室与对应层级财政档案室中均有存档，需求者只需要进行简单的网页浏览便可以查阅对饮的内容；第二，存储多，范围广。电子档案所采用的设备容量相对纸质档案更大，其一个设备中可以包含多方面的内容，甚至时间跨度也会有所延长，空间占用明显减小；第三，重要档案保存时限减少。传统的纸质档案会随着时间的延长而产生一定的缺损，例如，部分档案会随着时间的延长散墨，从而使得字迹模糊等，而电子档案只需要进行一定的存储，或是以硬盘的形式或是以云计算的形式，其保存时间明显延长。

2 基层财政电子档案运用中存在的问题

（一）基层部门对电子档案缺乏重视

随着科技的不断发展和时代的进步，基层设备也在逐渐更新。在管理中也引入了许多先进的管理理念，但是由于长久以来形成的传统观念，许多基层部门对于财政档案的管理工作并不重视。其主要体现在：第一，硬件设备严重缺失。财政电子档案的实现必须要具备一定的硬件设施，如果缺乏硬件将会使得其工作开展受制；第二，人才资源缺失。传统纸质档案的影响使得其在岗工作人员的电子档案管理能力相对缺损。而电子档案管理起步相对较晚，自然也就没有对应的人才进行支撑。

（二）财政电子档案的真实性与可靠性难以保障

就实际状况而言，财政电子档案的生成与传统的纸质档案存在较大的差异，需要以实际为主，并且将其虚拟化。在这个过程中，其原始状态会发生改变，很容易因为生成过程过于繁琐而存在一定的缺失，进而导致其复制失真。例如：在诸多县级财政电子档案的生成中，其需要包含其他区域的信息，但是在信息的采集中以电子的形式进行传递，很容易在传递的过程中出现人为的信息变更，从而使得生成的财政电子档案的真实性与可靠性缺损。

（三）电子档案的科技要求较高

财政电子档案的管理与维护需要以先进的计算机技术与知识作为保证，然而，在当前来说，多数部门的财政电子档案工作人员都没有进行必要的知识更新与技术提升，在计算机知识的掌握上相对缺损，从而使得其远远落后于电子档案发展的要求。

（四）电子档案的保密安全性缺失

电子信息存在一定的共享性，且其长期以计算机设备等进行保存，又需要依靠网络作为连接渠道，很容易受到黑客的供给，从而使得档案中的相关内容丢失或者被串改，自然其电子档案的安全性与可靠性就无法加以保证。再者，在部分基层进行电子档案管理时，会以硬盘来维护其档案的长久性，但是设备本身具有的使用寿命很容易导致信息的丢失，从而使得电子档案存在不安全问题。

3 基层财政电子档案的管理与维护策略

基层财政电子档案与传统纸质档案管理形式与管理要求均存在较大的差异，给档案管理部门造成了严重的冲击。如何正确的运用基层财政电子档案，并对其进行科学的管理与维护，成为当前基层财政电子档案管理的焦点。笔者认为，可以从如下几个方面着手：

（一）体制完善

基层财政单位必须要严格按照国家的法律法规来进行内部制度的制定，从而使得电子档案的运用有法可依，同时，明确电子档案管理中材料不同所带来的职责分明。例如，在基层财政电子档案中有学习性档案与记录性档案。这两者明显存在差异，管理者如果没有正确认识到学习性档案与记录性档案在使用时，存在的区别，就很容易使得其档案保存不合理。故而，必须要以相关制度进行明确。再者，部分档案在收录时，必须要对其真实性进行考察。

（二）工作素养提升

为了保证工作人员的工作效益，必须要就基层财政电子档案对工作人员提出的具体能力要求加以明确，并且适当的对其进行技能与知识的培训和更新，从而达到工作人员素养提升的目的。例如：很多基层财政档案管理者具有一定的会计知识，但是缺乏对应的档案管理能力，尤其是电子档案引入后，其在很多基础性操作上都存在缺失，对此必须要针对性的加以培训，以保证能力的提升。

（三）完善电子档案的安全管理措施

通常基层财政电子档案的安全威胁主要分为人为与设备两个方面。人为主要体现在黑客的入侵与工作人员的篡改，在黑客入侵这一方面可以适当的调整其身份验证与加密方式；在工作人员篡改上，则需要以制度的明确和监督措施的完善来加以保障。设备主要是指设备的老旧化与病毒的入侵，这就需要定期更新相关设备，并且加强入侵检测与病毒的查杀。

4 结束语

基层财政电子档案的运用是档案管理发展到一定程度的必然要求，也是财政管理逐渐进步的具体表现，尤其是传统纸质档案本身存在诸多的不足，使用价值相对缺失。这就使得基层财政电子档案的发展受到了社会各界的支持与关注，为了保证其管理与维护的质量，相关工作人员必须要结合电子档案的特点与基层部门的实际状况来采取有效措施提升其安全性与可靠性，使得电子档案能够在财政管理中作用发挥最大化，从而提升我国财政管理的质量，推动档案管理的发展，为社会各界资源利用提供更多的渠道。

参考文献

[1]郑少华.浅谈基层财政电子档案的定义特点与维护[J].财政监督，2014，（07）：72-73.

[2]霍红丹.基层财政电子档案的保存与维护[J].黑龙江史志，2015，（11）：169.

[3]王建双.县级财政电子档案管理与维护探讨[J].办公室业务，2015，（21）：84.

[4]廖翠玲.浅谈在基层医院实行电子档案管理[J].企业技术开发，2016，35（04）：118-120.

[5]庞美燕.稅收信息化环境下征管档案管理研究[D].广西民族大学，2009.

[6]张玉霞.浅谈地质勘察基层档案电子管理信息化工作的重要性[J].西部探矿工程，2009，21（12）：184-186.