浅谈新形势下如何加强医院会计档案的管理

王孝廉

摘 要：本文主要探究了医院会计档案的特点、加强医院会计档案管理的重要性、医院会计档案管理存在的问题，并且依据自身多年的工作经验，提出了新形势下加强医院会计档案管理的措施，主要包括：规范档案立卷、归档、销毁工作、实现数字化管理、提升管理人员的综合素质等几方面的内容，希望对规范医院会计档案的管理以及提升会计档案管理水平有所帮助。

关键字：新形势；医院；会计档案；管理

医院会计档案管理是财务管理的一项重要内容，并且是医院经济活动的信息载体，有着不容忽视的作用，会计档案管理主要包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等方面的内容，涉及到的内容比较多，而且管理相对来说也比较复杂，完善的会计档案管理对医院的经营管理有着积极的促进作用，而且加强医院会计档案管理对提升医院的管理水平有着重要的作用。

1 医院会计档案管理的特点分析

1.1 具有较强的保密性

会计档案是医院经济活动的重要资料，可以客观的反映出医院业务的收支结余情况，以及反映医院的经营管理活动的情况，所以医院会计档案管理直接关系到单位的机密，医院会计档案管理工作的有效开展，可以有效的保障医院运行的安全性，其具有较强的保密性，所以这就对财务管理人员以及会计档案管理人员有了较高的要求，必须要有较高的职业素养，严守单位的机密，保证医院会计档案管理的保密性。

1.2 具有较强的专业性

医院会计档案管理工作涉及到的内容比较多，不仅仅包括原始凭证、记账凭证、总账、明细账、财务报告等方面的内容，而且还包括一些银行对账、会计档案移交、保管、销毁清册等内容，从对资料的收集、整理再到装订、销账，这都需要会计档案管理人员有较强的专业技能，能够严格按照国家的规章制度，如《会计档案管理办法》，开展相应的工作，这样才能切实的反映出医院的实际经营管理情况。

2 加强医院会计档案管理工作的重要作用

2.1 为医院的经济决策提供依据

加强医院会计档案管理工作，可以有效的提升医院整体的管理水平，医院会计档案管理工作涉及到的内容、部门比较多，其产生的数据可以为医院的经济决策者提供重要的依据，如医院会计档案管理可以真实的反映出医院的经营状况，包括它的财务收支情况，医院的经济决策者可以根据会计档案提供的相关数据，分析医院经济的发展趋势，从而制定更加明确的医院经济管理对策和方法，充分的利用医院的技术优势，从激烈的竞争中脱颖而出，更好的为医疗卫生事业做出贡献。

2.2 有效監督经营管理的行为

随着我国医疗行业的不断发展，医院会计档案管理工作已经有了较大的提升，完善的管理工作，可以对经营管理者起到监督的作用，会计档案管理可以随时为经济活动的查验提供依据，防止以权谋私、贪污受贿的事情发生，而且做好会计档案管理工作，可以有效的保证档案资料的完整性和有效性，避免其出现遗失或损坏的情况，高效的发挥出会计档案的重要作用。

3 新形势下医院会计档案管理工作存在的问题

新形势下，随着我国医院行业的不断发展，其业务工作量与经济活动都呈现逐渐上涨的趋势，一定程度上就增加了会计档案的数量，而且随着我国会计结算形式的不断变化，也给会计档案管理工作也带来了一定的挑战，以某大型三级甲等综合医院为例，该医院在4月份的单月原始记账凭证为213册，具体的组成结构如表1所示。另外，在这些原始凭证中未含POS小票约1.29万张，此部分档案是单独存放的。通过对这些数据的分析，可以了解到会计档案管理工作涉及到很多与财务相关的信息，而且对于这些数据的收集、整理、归档、存储等工作都比较繁杂，一些资料好涉及到医院经营的核心机密，所以这就对会计档案管理人员有了较高的要求，以笔者多年的工作经验来看，在医院会计档案管理工作还存在以下几方面的不足：

3.1 电子会计档案管理工作实施力度不高

在互联网+、大数据、云计算等先进技术的冲击下，会计档案管理工作也进入了网络化的管理，并且国家也出台了相关的规定，使得电子档案在法律上也具有相应的效力，为电子凭证的在线传递和线上应用提供了保障和依据。但是，就目前的情况来看，很多的医院在实施电子会计档案管理时其力度还不足，通常会将电子会计档案打印成纸质材料进行归档，一方面既浪费了人力、物力，另一方面也违背了环保节能降耗的理念，造成了资源的浪费，而且，由于纸质化管理形式的限制，会计档案很难实现资源共享化。另外，会计专业软件系统的安装光盘、用户名、密码、使用手册等重要的资料分散在不同的人手中，没有进行统一的管理，使其保密性和安全性受到了严重的威胁，不利于维护和查询工作的顺利开展，容易造成资料的泄密、流失。

3.2 会计档案管理人员综合素质有待提高

会计档案管理是一项专业性和保密性较强的工作，这一定程度上就对会计档案管理人员的综合素质有了较高的要求，但是，就目前的情况来看，大部分会计档案管理人员的综合素质未达到标准的要求，主要表现在以下几个方面：一是，管理意识薄弱，没有认识到会计档案管理工作的重要性，在工作中没有责任心，不能将真正的管理工作落到实处；二是，工作散漫，会计档案管理人员在管理过程中，只是对相关的资料进行了收集，但是对其分门别类的整理和归档还有很多不足的地方，不能真正的为医院经济决策者提供依据保障；三是，专业技能不过关，对于会计档案管理工作中存在的问题不能及时的发展，而且对于先进技术的掌握程度也存在明显的不足。

3.3 立卷、归档、销毁不规范

在医院会计档案管理过程中，立卷不规范，主要体现在案卷质量不高，在对案卷进行整理过程中，填制不认真、装订不仔细的情况时有发生；在对相关资料进行归档过程中，也会出现遗漏会计文件的情况，造成会计档案资料的缺失，使其失去真实、有效性；对于资料的销毁管理人员也没有引起高度的重视，在医院会计档案库容量允许的情况下，对于会计档案资料没有进行定期的鉴定、销毁，这不符合档案规范化管理的相关规定。一方面造成了人员精力和医院资源的浪费，另一方面为相关资料的查阅增加了难度，使会计档案不能真正的发挥其应有的效用[1]。

4 新形势下加强医院会计档案管理的措施

4.1 实现会计档案的数字化管理

要想有效的加强医院会计档案管理工作，就要顺应时代的发展，利用先进的网络技术实现其数字化管理。在会计档案管理过程中，首先，利用计算机的识别技术和处理技术，将传统的纸质管理模式，转化成电子信息管理模式，即将纸质原始凭证及相关文档转化成数字信息，并将这些资料系统组织成结构有序的信息资源库；其次，以建立会计档案的信息数据库为基础，建立相关的资源共享平台，实现会计档案信息的资源共享，这种先进的网络化管理，不仅实现了远程服务，而且还加快了信息查阅和交流的速度，有效的提高了资源利用率；再次，将形成的数字信息在信息资源库中生成各种目录、索引和全文等，并且形成形成各种表格、图像等多媒体信息，通过多元、多检索点的组配检索，不仅可以进行会计凭证的检索，还可以实现原始附件的不同用途的归集整理使用；最后，为了有效保证会计档案管理工作的严密性和安全性，可以采取权限设置、密码保护、身份验证等措施，让企业的经营管理者、审计人员、管理人员等，可以随时的对数据进行了解和查阅，为经济决策提供依据和保障[2]。

4.2 规范档案立卷、归档、销毁工作

首先，要对会计凭证装订盒上的内容进行仔细的填写，保证其完整性，方便日后的查阅和调用；其次，要在一个会计年度结束后要对会计账簿进行封账处理，在填写目录、账簿使用登记表时要按照账页编号顺序进行，并且在填写完成后要与会计账簿一起装订；最后，会计报表在年终必须逐页编号，然后分别填写会计档案卷内目录和会计备考表。医院的会计档案管理部门要根据归档范围对相关的资料进行定期的收集、装订、立卷，并且要在对于保管期满的资料进行及时的销毁，销毁之前要对其进行仔细的鉴定，尤其是对其原始票据有高度的关注，这是填写会计凭证的重要依据，一旦丢失或销毁就会无法挽回，而且其相应的会计档案也会失去法律效力。

4.3 提升会计档案管理人員的综合素质

对于医院会计档案管理人员来说，不仅不仅要有较强的专业技能，如会计技能、档案管理技能等，而且还要有较强的职业素养，能保证会计档案管理的严密性和安全性，这样才能充分的利用会计档案资源，发挥其应有的效用，要想增强管理人员的综合素质可以从以下两个方面入手：

4.3.1加强人员的业务理论知识学习

医院会计档案的管理具有较强的专业性，所以其管理人员也要有丰富的业务理论知识作为支持和保证，对于管理人员的业务理论知识的学习，可以采取考核制度的方式进行，对其进行定期的考核，考试合格者才能上岗工作，督促其不断增强自身的能力，这样在其接收到错误的会计档案时，才能及时发现，并且依据会计档案的入库标准进行业务指导，督促财务人员按要求进行整改。而且，还要定期的对其进行职业素养的教育，如开展讲座、工作总结会议等，对违法乱纪、收受贿赂的人员进行严肃的处理，使其他人认识到医院会计档案管理的重要性，增强管理人员的责任心，可以将管理工作真正的落到实处。

4.3.2加强人员的业务实践训练

要增强医院会计档案管理人员的队伍建设，招聘全能型的人才，对现有人员以及新晋人员的培训工作要引起高度的重视，现阶段，大数据、物联网等不断的提出，医院的发展也要紧随时代的步伐，在其会计档案管理过程中，不断引进先进的技术，并且组织管理人员的学习和培训，使其可以尽快掌握，并且真正的发挥效用。培训形式可以采取技术交流会、多媒体教学、外派学习等，其内容主要包括会计档案计算机操作管理知识、会计档案管理软件的应用等，如会计档案目录的输入、调档等，使管理人员不断适应医院发展的需求。

5 结束语

综上所述，医院会计档案管理工作虽然还有很多不足的地方，但是，只要我们根据会计档案管理工作专业性、保密性的特点，以及现存的问题，进行有针对性的改善，不断增强管理人员的综合素质，加强复合型人才队伍的建设，完善医院会计档案管理手段，规范管理工作，那么就可以有效的提升的管理水平，为其健康长效的发展提供有利的保障。

参考文献

[1]田培英.浅谈如何加强新形势下的档案管理工作[J].纳税，2017，（07）：45.

[2]杨静月.浅谈如何加强医院档案管理工作[J].办公室业务，2017，（11）：109.

[3]唐玲.浅谈新形势下医院档案管理信息化建设[J].城建档案，2016，（03）：21-22.

[4]刘宇峰.浅谈新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].科技展望，2016，26（30）：234.

[5]范莹.关于新形势下加强基层医院会计档案管理的思考[J].中国卫生产业，2016，13（22）：1-3.