浅析医院文书档案管理工作

白永梅

摘 要：医院文书档案能够为医院领导层决策提供重要依据。提高文书档案管理水平，不仅关系到文书档案信息本身能否得到高效完整的保存、调取和利用，还关系到医院的信息利益和需求的满足程度是否达到标准。本文从文书档案管理工作的思想认识、文书档案管理机制、文书档案管理人员素质以及文书档案管理现代化建设等方面入手，分析了当前医院文书档案管理工作存在的问题，提出了提高文书档案管理水平的具体措施，为更好地实现文书档案管理工作的经济效益和社会效益提供了参考。

关键词：医院；文书档案；管理

1 概述

文书档案是一种重要的信息资源，通常是指国家机关、社会团体以及个人在各种社会活动中不断形成并被作为原始记录保存起来以便查证利用的历史记录，可以从多角度、多侧面、多层次记载一个部门或单位的所有情况，具有较强的客观性，属于档案的一个重要构成成分。其中，文书档案管理工作是文书档案工作的重中之重，具有较强的专业性、服务性、保密性。

随着社会发展，文书档案作为医院的重要信息资源，地位越来越重要，医院的文书档案管理水平是医院管理规范化、制度化、科学化发展程度的重要标志，对医院自身建设和发展具有重要的作用。因此，加强医院文书档案管理水平现代化建设是医院适应新的社会形势，不断提高医院管理水平的需要，对于促进医院发展具有十分重要的意义。

2 医院文书档案的特点

医院文书档案主要包括上级部门及领导的公文、医院的重大事件和活动记录、医院工作人员及病患信息等最原始的资料，是非常重要的信息资源，具有规范性、服务性以及保密性等特点。

（一）规范性

医院文书档案的规范性表现为各种公文、档案的格式规范化、制式化、标准化。由于医院文书档案的数量繁多，应用价值较高，因此，规范性的文书档案有助于文书档案的统一管理，是做好医院文书档案管理工作最基本的保障，同时也能提高文书档案的利用率，方便查询调阅。

（二）服务性

医院文书档案具有较高的实用价值，其最大作用是服务于领导层，如根据文书档案中相关资料进行编研或统计等工作，促使文书档案资源得到合理的利用。因此，医院文书档案具有较强的服务性。

（三）保密性

医院文书档案中包含很多重要且不易公开的公文或资料，因此，保证文书档案的安全非常重要。不论是传统的纸质文书档案还是电子文书档案，保密工作都是医院文书档案管理的重要内容。

3 医院文书档案管理存在的问题

（一）文书档案管理意识不够强

在相当一部分医院中，存在领导层对文书档案工作认识不全面、不透彻的现象。文书档案工作投入的人力和物力大，但见效慢，没有明显的经济效益，因此部分领导对文书档案管理工作不够重视，说起来重要，做起来却次要，认为文书档案管理就是简单的收集、归纳、保存而已，只要求文书档案保存好，在工作需要的时候能够提供参考。在众多职能科室中文书档案工作的地位不高，文书档案管理人员安排少，甚至兼顾其他工作，缺乏专职档案员，这种错误的观点给医院文书档案管理工作的实施造成了重重阻碍，严重影响了医院文书档案管理水平的提高。

（二）文书档案管理制度不完善

当前很多医院都存在文书档案管理制度缺失或不完善的问题，这与医院领导层对文书档案管理工作不够重视密切相关，文书档案管理制度缺失或不完善直接导致文书档案管理工作混乱，文书档案的规范程度低，检索效率不高。

（三） 文書工作与档案工作衔接不紧密

文书与档案管理工作既相互独立又相互联系，二者是相辅相成的关系。而在实际工作中，文书和档案往往分块管理，拉大了文书工作和档案工作的距离，这种体制在某种程度上使得文书工作与档案工作脱节，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文秘工作，文书工作和档案工作的衔接存在着诸多不规范现象，公文的格式和处理办法不恰当。例如，装订不规范，用纸不达标，附件不规范，版记不全，原稿不全，编号不规范，程序办理不规范，使用文种不当等等。

（四）文书档案管理人员专业素质不够高

一些医院的文书档案管理人员，没有经过专业培训，专业水平与文书档案管理要求有一定的差距，或者经过专业培训但是很少参加继续教育培训，专业知识陈旧，严重影响了医院的文书档案管理水平。

（五）各部门配合不够

从医院各部门收集文件资料，是医院文书档案管理工作的重要一环，但在操作过程中却困难重重，有些部门为自己工作方便不愿把需要归档的文件资料送到档案员处进行统一保管，而档案员由于得不到有关职能部门的配合与支持，在工作中也常常心有余而力不足。这样就会导致一些重要的文件资料散失，造成严重后果。

（六）文书档案检索效率不足

手工检索与计算机检索是文书档案检索的重要方式。一直以来，手工检索被广泛应用。在传统的文书档案管理工作中，手工检索方式应用范围较大。部分文书档案管理人员为了完成手工检索工作，花费大量时间与精力，且开发了许多样式的检索工具。但手工检索的质量一直不高，影响了文书档案管理价值的发挥。文书档案检索效率不足，在关键时刻会影响医院决策。

4 提高文书档案管理水平的措施

（一）提升医院决策层重视程度

作为文书档案管理人员，应积极主动汇报和宣传文书档案工作，采取多种活动形式，向医院决策层宣传档案工作的法律法规，提高决策层对档案管理工作的认识，争取医院领导的支持，使文书档案管理工作纳入医院工作重点，从而改善文书档案管理的硬件设备，实现文书档案管理的现代化，促进文书档案管理工作标准化、规范化。在实际工作中，充分发挥文书档案资料的作用。切实让医院领导体会到文书档案工作的重要性。

（二）完善管理机制

建立健全相关规章制度，并强化执行力。办理公文按照规章制度，进一步优化、细化档案管理的程序和规定，使档案管理制度简洁明了，可操作性强。文书档案管理人员要严格执行公文规定、严格审核、严格签发，杜绝滥发文件现象，认真审核签发手续、附件是否完善，审查文件格式是否规范，按照程序复审需要修改的内容，公文的用纸、字体、排版都要按照技术指标进行，制定文件的发文范围，严格控制文件件数，禁止随意抄送。endprint

（三）规范衔接文书工作和档案工作。

文件是档案管理的基础，文件质量直接影响档案的质量，要提高档案的质量必须有高质量的文件作基础，文书规范化处理文件是档案规范管理的前提。文书人员要切实做好文书材料的立卷归档，提高档案意识，实现文书和档案工作系统化，文书人员重视纸张的大小、文字的格式、文件标准等文件材料的质量。例如，严禁使用红墨水、圆珠笔、铅笔等修改和批阅文件材料。处理文件要准确及时，收发文件要登记，发现文件缺少，要及时查找。对领导者的讲话、外出开会的记录等帐外资料，及时收集处理，确保文件材料的完整。

（四）提高文书档案管理人员素质

信息技术的发展对档案工作人员提出了更高的要求，档案人员要坚持素质教育、终生学习的理念，学习新业务、新知识，确定新的学习目标和任务，学习信息技术和现代管理知识，掌握计算机、网络技术等新型文书档案管理手段，熟练运用现代化办公设备，提高管理水平，坚持“自学为主，培训为辅”，形成终身教育机制；建立文书档案管理人员的学习激励机制，培养管理型、技术型、复合型文书档案管理人才。

（五）加强部门合作，做好收集工作

文书档案管理人员要主动了解业务部门的工作，加强交流，及时获得信息，确保资料收集工作的顺利开展。另外，在收集资料的过程中要分清重点，关注能够展示医院历史、现状、未来发展的资料，为研究服务，为决策层提供有价值的证据。收集资料是文书档案的物质基础，文书档案管理人员要善于收集有用的文件资料，做好鉴定、保管和统计工作。整理医院在活动中形成的反应细节的档案资料，筛选研究，综合分析，认真整合，发挥档案信息功能，丰富档案资源，明确医院工作在不同时期的重点，服务大局。

（六）加强文书档案管理现代化建设

用现代信息技术更新文书档案管理工作，是新时期做好文书档案管理工作的重中之重。计算机技术与网络技术的发展，给文书档案管理工作提供了新的改革思路。计算机和网络技术在文书档案管理工作中的应用，能够促进文字型的文书档案资料转变成为电子资料，并与医院的自动化办公模式有机结合在一起，大大提高了文书档案资料的检索利用效率。新时期的文书档案资料管理者要积极起草与修改原始文书档案资料，利用相关软件，建立医院内部的文书档案信息系统，更好地应用与掌握文书档案资料。每一位文书档案管理者都要结合自身岗位的实际需求，一边学习新的技术，一边开发全新的文书档案管理方法，提高文书档案管理工作的信息化水平。用信息技术提高文书档案管理工作效率，是实现文书档案管理现代化变革的重要标志。

5 结束语

医院文书档案能够为医院领导层决策提供重要的依据。提高文书档案管理工作水平，不仅关系到文书档案信息本身能否得到高效完整的保存、调取和利用，还关系医院信息利益和需求的满足程度是否达到标准。只有切实认识到文書档案管理工作的重要性，建立健全文书档案管理机制，提高文书档案管理人员素质，加强文书档案管理现代化建设，更新文书档案的管理理念，才能不断提高管理标准，不断改进管理技术，更好地实现文书档案管理工作的经济效益和社会效益。endprint