浅议保障性住房档案的数字化管理

屈云锋

摘 要：现阶段住房体制改革的推广，政府通过不同方式开展了不同形式的保障房，比如安居房、廉租房、经济适用房等等。从某种程度来说，保障性住房供给量不断攀升，由此产生的保障性住房档案也随之增多，查询量也在不断递增，这就要求对保障性住房档案予以数字化管理，借助数字化管理的优势有效管理保障性住房档案，促进保障性住房档案能够获得良好的推广效果。

关键词：保障性住房；档案；数字化管理

保障性住房在住房体制改革的浪潮中诞生，作为非常重要保障性住房，而由于保障性住房并未有完善的档案资料给予参考，导致保障性住房档案管理存在极大的弊端，因而探究保障性住房档案的有效管理形式是目前最重要的任务。信息技术的快速发展为保障性住房档案管理带来福音，利用数字化管理能够推进档案管理取得良好的成效。文章具体论述了保障性住房档案的数字化管理措施，谨以此为之后的研究奠定良好的基础。

1 文档一体化管理模式

以往传统档案管理模式比较落后，业务及档案部门管理无法实现资源共享，工作效率相对较低，要想从根本上解决上述问题，则必须完善文档一体化管理，提升档案管理的业务，逐步将分离工作环节归为整体，与系统有序结合，从而促使文件管理在运行阶段能够得到妥善管理，且是标准化管理。文档一体化管理，必须要制定适当标准或规范，具有一定的管理性、操作性还有技术性，从而能够保障各个环节运用统一标准，还能优化管理体系。构建管控中心，这样才能有效沟通协作，还能进行管理与控制，更好的分配资源。优化业务流程，从而促使以下工作环节能够有效衔接：收文、登记、运转、办理、归档等等，这样能够保障不同工作环节的文件满足规定要求。构建安全保障机制，然后借助身份认证、数字水印、访问控制等，确保信息安全。强化电子文件管理，从而保障电子文件真实可靠性。

2 保障性住房档案系统融入其他管理系统

保障性住房档案管理是现阶段管理的重要任务，需要借助数字化管理模式能够获良好的效果。在完善住房档案系统中，需要与其他系统进行有效的融合，首先与房地产权登记档案管理融合，对于保障性住房而言，在其进入到二、三级市场之后，相对应的住房档案属于二、三级档案登记的参考，将其与房地产权登记档案相联系，这样能够全面反映房屋状况，并且能够提供全面的数据统计，或是专题分析数据。其次，融合GIS系统。保障性住房档案中蕴含了诸多方面的信息，不仅反映城市规划管理情况，更是组织与分析，再到查询与管理，再到制图输出等功能。在上述管理系统增加GIS技术，这样能够将独立的档案资料融入相关资料之中，并且能够与城市地理要素相联系，借助空间信息能够直接定位档案信息，让图形和档案能够实现双向查询功能。借助保障性住房档案管理系统，主要是其中的地图软件、图形编辑、档案标注等等，从而促使档案可视化实现，达到直观化管理，提供比较全面查询服务，提升档案查全率及查准率，再到查询速度。

3 管理模式及流程

所谓保障性住房档案的数字化，就是借助档案数字化处理达到良好的管理效果，主要是将档案相关内容转化成计算机可以识别甚至是可以处理数字信息。而对于其数字化处理方式，主要表现在以下两个方面：纸质档案、音频视频资料。针对前者来说，通过中高速扫描仪就能够获得良好的效果；而针对不宜拆订的纸质档案，则可以借助无边距扫描仪；对于后者而言，则可以借助模数转换软件，从而连接模拟量进行有效的转换，成为离散数字信息。

保障性住房档案而言，纸质档案是其中的主要形式，将其转化成数字化，具体流程如下：拆卷：需要扫描档案，将其从库房拆分整理，然后对照卷内目录，进行文件排序，插入分页条码；元数据著录：补录元数据，检查其内容，还有背景及结构信息，查看其完整性；打印卷内目录，生成条码：借助自定义档案，依据报表打印卷内目录，然后通过条码生成功能，从而查询相对应条目数据，继而产生条码文件，再借助条码打印机予以打印，再将其粘贴到实体档案，在卷内目录左上角；档案批量扫描：将整理过的原始资料，进行批量扫描，然后将其转换成电子文件；图像处理及质量校验：针对需要扫描的文件，予以条码识别，再借助图像处理功能，进行图像修正，设置密级区域；图像上载：针对当前任务电子文件，进行适当条码识别，然后将电子文件移至文件服务器；图像特殊处理：检查上载之后电子文件，是否正确，元数据是否正确，密级区域是否正确；OCR识别：对于已经扫描原文影像，将其从系统中筛选出来，然后借助OCR识别功能，由此能够转化原文影像，使其形成数字文本，假设图像质量不符合要求，则需要退回重新整理；文字编輯核查：依据档案实体内容，针对OCR识别文字予以编辑核查；档案合卷：档案中抽取分页条码，在合卷之后，将上述档案合理安置，这样更方便档案向库房移交。

4 档案信息服务模式

保障性住房在发生以下变故时：产权变更、产权纠纷、住房拆迁等情况，这时需要查询保障性住房档案。借助信息化手段，能够实现档案信息化服务，由此能够防止实体档案出现损坏，或是丢失情况，增加工作效率，提升服务质量。依据服务对象具体分为以下形式：政府决策部门、业务受理部门、单位企业公众。首先，针对政府决策部门，为其提供信息服务，借助数字化保障性住房档案，能够对其进行有效信息整理统计，根据编制专题报告，还有编研成果，从而能够全面了解保障性住房的相关信息，如住房覆盖率、覆盖范围、房屋来源等等，这样能够为政府决策部门提供相应的信息，让保障性住房相关政策更为完善，加快城市规划步伐，促进住房建设发展；其次，为业务受理部门给予服务信息，针对业务受理部门来说，在具体审批过程中，利用查询数字档案信息，能够准确获取保障性住房的相关情况，比如产权状态，加快业务办理速度，提升工作效率。在具体操作过程中，在业务受理系统中，可以输入检索条件，然后按照数据接口，可以有效调阅数字档案信息；最后，单位企业及公众，为其提供相应的信息内容。从而便于公众有效使用档案，给予人性化的档案查询服务，公众能够从网络平台获取自己所需信息，完成一系列的档案查询使用。除此之外，还可以开展相应的互动栏目，比如网上咨询、电话咨询、短信服务等等，这样能够方便解答客户的相关提问，为大众保障性住房档案的查询提供便利。

5 结语

总体来说，保障性住房在城市化进程中的比例不断递增，这在某种程度上为城市建设提供保障，但是由于保障性住房档案在实际管理中由于诸多因素的影响存在限制因素，导致档案管理困难重重。文章针对当前保障性住房档案管理存在的弊端采取积极有效的应对措施，以便更好的推进住房档案管理。本文中重点剖析了保障住房档案的数字化管理具体实施策略，根据实际情况采取针对性措施，以期获得最佳的管理效果。

参考文献

[1]赵晓旭，谢彬弘.基于智慧城市的保障性住房物业管理模式研究：以杭州为例[J].住宅与房地产，2016，（23）：44-47.

[2]孟凡强.浅议保障性住房建设过程中应积极争取的资金[J].现代经济信息，2014，（14）：195-196.

[3]谢小红.保障性住房档案与保障性住房建设[J].兰台世界，2013，（11）：85-86.

[4]张娇.加强保障性住房档案指导验收管理工作[J].城建档案，2012，（10）：30-31.

[5]梅芸.浅议中部城市保障性住房建设与发展——以武汉市经济适用房为例[J].华中建筑，2012，30（09）：1-4.endprint