电子政务系统中的档案管理

孙慧东+李静

摘 要：当前的电子政务建设有了新的突破，在其不断发展的过程中，档案管理问题也受到了更多的重视。随着技术的发展，档案管理的过程中还存在一些问题，因此面临着巨大的挑战。本文主要是结合电子政务系统中档案管理的重要性进行分析，提出了目前档案管理中的问题并且提出了相关的建议。

关键词：电子政务系统；档案管理；重要性

在政府发展的过程中，除了各个部门主要负责的任务之外，也要重视电子政务的重要作用，电子政务主要是政府部门利用网络信息技术，，面向公众或者是其他的政府部门提供一些政务信息以及公共服务的过程。电子政务发展过程中，档案管理是一个重要的环节，为了适应电子政府发展需求，需要进一步提高档案管理的水平。

1 电子政务系统中档案管理的重要性

电子政务档案具有重要的作用，主要是负责保存一些重要的电子政务文件，同时也要负责对这些档案进行整理和审查等工作。在进行电子政务档案管理的过程中需要注意几点问题，首先需要重视一些价值比较大的政府文件，除了基本的整理之外也要做好相应的备案，尤其是需要注意档案的“收”和“管”，这是最重要的两个环节。而且当前的电子政务档案管理和传统的档案管理有很大的区别，因为电子政务档案管理的关键在于用档案，特别是在处理一些问题的时候，需要尽快的找到相关的资料，网络技术的支持以及信息的共享此时会发挥巨大的作用。其次，要注意电子政务档案不是个体，而是需要建立一个统一的资源共享的网络系统，便于档案的随时查找以及使用。第三，要注意电子政务档案管理需要更加严谨，尤其是在保密管理审查的过程中比较严格，需要保守国家秘密，因此在所有环节的处理上必须有一定的科学性和专业性，注意文件的使用要有安全保证。随着社会的不断发展，电子政务档案管理也面临着新的挑战，因此相关部门需要不断的加强内部建设，此外也要积极进行实践，探索更加科学高效的电子政务档案管理方法，积极开展相关工作[1]。

2 电子政务系统档案管理中存在的问题

（一）文件归档问题

在文件归档的过程中目前存在的问题主要是技术的障碍以及管理缺陷。由于电子政务系统的主要作用是处理业务，因此要求高效便捷，但是目前的系统主要问题是限制了可扩展性，而且如果出现了数据清除以及链接变动时，档案部门在寻找档案的过程中会有一定的阻碍，因此不利于档案的正常维护。在管理的过程中，由于缺乏一定的管理权限，尤其是业务部门的权限要大于档案部门，因此一些行为会受到限制。此外，没有一个明确的责任主体，如果出现了一些变动或者是失误，最终无法确定责任的归属问题，导致问题解决存在矛盾。

（二）整合共享方式不统一

电子档案整合共享的概念比较模糊，因此在档案整合共享的过程中存在很大的复杂性。而且整合共享的模式比较多，在档案管理的过程中，可以利用分散共享或者是集中共享的方式，然而如果遇到不同的体制和要求，也会因为途经多样或者存在系统矛盾等，无法实现整个共享方式的统一[2]。

3 提高电子政务系统档案管理水平的措施

（一）科学规整文件归档问题

随着技术的不断进步，对档案管理的要求也越来越高，尤其是档案管理受到了更多的重视。在文件归档的过程中，需要意识到文件的重要性，因此需要采用一些特殊的方式，比如在线为主，离线为辅的归档方式就比较有利，尤其是可以实现文档的科学规整。规范文档的过程中需要注意明确区分电子文档和纸质文档的移交方式。此外，要注意明确各个档案室的具体职责，确保档案在移交的过程中不会出现破损以及丢失的情况。不断完善移交的技术，可以快速实现科学规整档案的目标。

（二）整合共享策略

在整个电子政务系统档案管理的过程中，不仅涉及到档案本身，还应该考虑相关文件生成的背景以及环境等因素。所以需要实现档案整合共享，需要明确整合共享的真实内涵，注意在实践的过程中不断的实现信息共享，注意信息和实体的整合共享，形成一个一体化的共享模式。此外，基于分散式共享和集中共享方式的区别，也需要认识到不同共享方式的最终结果存在差异，因此在选择共享方式的过程中不能只追求片面的统一，而是要明確的分析各自的优势劣势，以及其使用过程中的特点和条件[3]。

4 结论

当前电子政务逐渐的深化和发展，为档案管理提出了更高的要求。而且随着政府部门的业务流程不断的变化，一些档案内容以及档案的形式都发生了改变。在目前的档案管理过程中仍然存在较大的问题，因此为了促进电子政务系统档案管理的顺利发展，需要有针对性的解决现存的问题，并且要做好每一个环节的工作，不断提高电子政务系统档案管理的水平。

参考文献

[1]陈永生，侯衡，苏焕宁，杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：文件归档[J].档案学研究.2015（03）.

[2]李明娟，吴建华，沈芳.数字时代档案资源整合的理论研究与实践模式评析[J].档案与建设.2014（05）.

[3]刘丽，胡柳依.浅析基于云计算的电子档案资源整合模式[J].湖北档案.2014（03）.endprint