新时期综合档案数字化管理探讨

王大伟

摘 要：近年来，计算机技术发展迅速。计算机也从原来的单一计算到现在涉及各个领域。并且在处理综合档案领域中运用。档案数字化管理似乎已经成为新时期档案管理的一种手段，它使档案能够更好的被收集、存储。即使是使用时，也能够方便快捷的从档案数字化档案库中直接调取档案信息。省去了以前繁琐的人工取档的过程，做到快捷便利的取档。本文就带你去看一看档案数字化管理的必要性和其优势所在。

关键词：新时期；综合档案；数字化管理；探讨

1 档案数字化管理的必要性

（一）未来综合档案管理的趋势

通常，档案是一种人们在各种社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。传统的存档方案已经显得落后，例如需要消耗大量的人力资源来整理这庞大的档案袋，还需要定期的对档案进行清理，点数。而随着科技的进步，档案数字化管理已经日渐成熟，彻底的做到了档案数字化管理，也将纸质化的档案化为无纸化，集约化的管理方式。

（二）新时期发展的必然

我国进入新时期发展，尤其是自从我国加入国际贸易组织，综合档案的数字化管理也在这几年飞速的扩展，也在社会发展中慢慢适应了这种存档方式。如果现在不对综合档案数字化管理进行加强建设的话，就不能利用国际上先进的数学化的科技，我们国家的综合档案管理就不能切实稳定发展。不求能在档案管理方面领先于世界前面，目前只要能跟上新时期发展的脚步后面就好，这也是新时期档案数字化管理的一个不小的要求了。

（三）档案数字化管理具有重要意义

综合档案数字化管理极其重要。未来有效利用档案信息资源的基础便是档案数字化管理，或者说，有规划的数字化管理档案，为利用档案信息提供了非常可靠的保障。这也要求计算机网络技术的应用保障，共同促进我国档案资源的数字化管理。在将来档案资源的时效性和便捷性下，有效促进档案资源的利用率。虽然我国数字化档案建设的总体水平不高，但对我国的档案数字化管理具有重要意义。

（四）档案管理数字化是提高我国综合竞争力的有效手段

随着社会的发展，传统的档案管理模式已经不能满足社会的需求，因此档案管理的创新势在必行。数字化档案管理模式是在传统管理模式上的创新，而且对我我国现在快速的发展，数字化管理模式也是参与攻击竞争的有利武器，也是我国发展的重要体现。数字化管理模式不但能够提高管理效率，而且其中还包含了大量的语言和文化，这对于我国趋于国际化的发展打下了坚实的基础，也为我国科技走向全球提供了必要的基础条件。

（五）可以完善档案管理工作，提升档案管理工作的社会影响力

数字化的档案管理被广泛应用到了各个领域，尤其在计算机技术，通讯技术和网络技术中有了明显的体现，而且对于数字化的管理模式在这些领域的应用中也很大程度的体现了数字化的应用范畴，也将传统管理模式的管理体系，机构的整顿和改革做了创新。而且从信息管理的角度我们可以了解到数字化管理模式的准确性和真实性，实现了档案事业发展的飞跃，奠定了自己在社会发展中的影响力。

2 综合档案数字化管理的优势

（一）立卷机制简洁

这些年来，立卷机制的繁琐给各机关单位带来不小的麻烦。尽管档案数字化管理不断加强，但还是有些部门仍旧使用很多单位试图采用老式的用档案室来代替档案数字化管理，甚至立卷单位仅用档案员来管理立卷，每年都要来回好几次向档案室报送零散的材料，这样浪费了大量的人力物力。而且档案员还无法判断档案的完整性，对档案的完整造成了直接的影响。若使用了档案数字化管理来管理档案，只需将档案信息输入网络，对现有的档案进行编号储存即可，大大使档案的立卷机制简洁化，这样各部门就能更好的落实立卷制度了。

（二）缩减经济开支

以往存储档案方式都是以纸质的存储，在这过程就要不断增加档案管理人员和人员管理费用等来解决存档问题，致使档案管理的成本大幅度的上升。新时期后，档案数字化管理后，传统的纸质存档转换为计算机读取信息档案，也就是机读档案。既节省了人员管理费用，更是不用为了管理档案而占用土地资源。也不用档案人员自己因复印资料而浪费纸张花费钱财了。

（三）提高办公效率

综合档案使用计算机数字化管理系统下的整理，能够快速查阅以及提供使用。档案的数字化管理从此变成能够提供详细而又及时的数据，能够为使用者快速提供服务，提高办公的效率。这时不仅能够快捷便利的提供档案资料，而且在储存时只需在电脑档案库中输入个人档案信息，便可做到一台计算机便可知道天下的档案，了解天下大事。数字化档案库从此成为一间“流动的档案馆”。档案库也从实体的文件的保管机制变成了能够随时调出的信息控制中心。这样便可使各地高效的办公，提高效率。

（四）方便用户使用

随着新时期综合档案管理的数字化发展，对于用户的使用提供了便捷的条件。用户可以随时随地通过网络进行信息的查询，而且不受时间地域的限制，这样对于用户获取信息的时候既能节省时间还能保证用户信息的准确性。用户在查询信息的时候数字化的档案管理也加快了其检索时间，并且有效的提高了用户信息管理的年限，因此用户信息的真实性得到了很大的保障，而且在一定時间范围内不会轻易受到他人或者自然地损害，确保信息的安全和有效。因此实现信息的数字化归档管理，可以保证用户在有网络的前提下随意的查询，方便用户使用。

（五）资源信息管理虚拟化

新时期下档案数字化管理是通过网络技术和档案馆的相互协助，对于档案进行及时的管理归档，因此可以很大程度的保证档案数据管理的稳定性和实效性，避免了在档案借阅中不及时和漏记现象，从而达到对档案的信息资源的便捷新管理。

3 在档案数字化管理方面需注意事项

（一）硬件管理方面

想要储存大量的档案信息，首先就要有庞大的数据库，在空间方面要不断地扩大电子化的储存空间，来增加储存档案的可靠性。再就是需要人工不定期的更换安全密钥，实现对网络的不定期杀毒，以及防止出现电脑漏洞，以此来增加档案数据库的安全性。这就需要工作人员在建档初期对硬件设施不断投资，增加硬件设施的可用性，避免在档案储存过程中出现空间不足或者泄露的风险。

（二）软件管理方面

说到档案数字化管理工作的软件管理方面，其本质就是管理相关人员的问题。管理档案的人员不仅能够快速熟练的使用数字化管理系统来查阅档案信息，更要能够有专业的管理技术。在这个处理的中间，档案管理人员要具备保守秘密意识和责任心。这就需要在选择管理人员时对他们进行专业的培训，使他们能够胜任这份工作。

（三）数字化管理负责人要重视档案数字化建设

想要做好档案数字化管理工作，作为负责人首先要重视档案数字化的建设，这也是在新时期下，综合档案数字化管理在实际应用中的重要前提。企业中电子数字化管理在时间终是一个相对漫长的过程，因此作为负责人要特别重视档案数字化建设，这样才能对数字化的档案管理提供有利的保障。因此在工作中作为负责人应该加强各部门的协调工作，对于答案管理部门工作的有效开展起到了很大的帮助。

4 结语

新时期发展，各个领域都向数字化管理看去，档案管理当然也不例外。科学技术的不断进步，推进了这一进程，完善了对档案的数字化管理，促进了我国对档案信息化管理的发展，同时也为人们提供了更便捷的服务。相信不久的将来，每个人的档案都会以数字化的形式存储在计算机中。

参考文献

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