谈档案信息资源的开发与利用

左丁丁

随着人类社会由工业经济时代过渡到了知识经济时代，档案信息作为一种资源已经变成了人们的共识，开发档案信息资源，服务于人民大众现在已经变成档案工作的一项重要内容，这是信息时代的必然趋势，也是档案信息不断发展的关键。信息资源的重要性己引起了人们的普遍关注和广泛认同。但是由于种种原因，我国现在的档案信息资源开发利用仍然存在很多问题，解决这些问题成为档案信息相关工作中的一个重点。

1 档案信息资源开发利用的内涵

1、信息资源的内涵

信息资源是人们通过选择和组织整理出一套有用信息的结果。信息资源属于信息的一个部分，它与人们的信息需求紧密联系，它不仅仅是可以直接为人们所利用的信息，同时也是反映了人们发展和组织研究生产力现有水平的标志。通过人们的参与，获取信息并使其成为信息资源，从这一点可以看出人力介入对于信息资源的形成和发展是必不可少的条件，尤其是人类进入信息时代以后，科技进步和社会繁荣已经与信息丰富度成为不可分割的一个整体。信息资源的利用状况和开发程度已经成为一个国家或地区度量文明标准的尺子，所以，关注信息资源的开发利用，加强信息化建设已经成为人类的重要任务之一。

2、档案信息资源开发利用的内涵

档案信息资源的开发利用是指在档案工作过程中运用现代先进的信息技术收集、管理、传播和利用信息资源，增强档案工作质量的一种活动。从字面上可以将其分为对档案信息资源的开发和利用两个方面。档案信息资源开发的目的是获取有价值的信息，通过信息的生产来维持信息的供给。而档案信息资源利用的目的是实现信息的价值，保证信息能够在适宜的时间地点中发挥其正面作用，进而产生效益。那么，可以把档案信息资源开发看做基础，把利用看做目的，这两个方面互为因果，相辅相成。

2 档案信息资源开发利用中存在的问题分析

1、对档案信息资源的开发利用重点的认识不足

档案信息资源开发利用的水平低于档案信息化建设，最大的原因还是思想认识不足。尤其是“重硬轻软”的错误认识比较严重，还存在重视建设，忽视利用的问题。这种对重点把握的不到位会导致档案信息资源的开发利用发展的不平衡。

2、档案信息资源开发利用体系尚未全面建立

档案信息资源的开发必需在一个完善的技术体制和标准下完成，这是档案信息资源能够被合理利用和共享的关键所在。因为档案信息资源开发利用目前还没有一个比较完善的标准体系，再加上开发方法欠缺科学性，档案信息资源开发利用普遍存在着不规范的问题，不能很好地按照标准进行信息资源的建设，无法达到那种人人、人机以及机机之间的无缝对接和对信息资源的原始数据传播，档案信息资源在沟通交流方面存在很大的问题，对其作用的发挥造成了非常大的负面影响。

3、信息安全防护不到位

随着社会经济和科学技术的不断发展，信息化程度也在不断提高，而信息安全对国家安全的影响非常巨大，因此，信息安全成为档案信息资源开发利用的首要问题。从实际我国目前信息资源的安全状况来看，信息资源开发利用的重要硬件、软件和关键技术主要还是靠从国外进口，这对档案信息化建设的质量与安全产生了很大的负面作用，使得档案信息资源的开发利用存在很大的顾忌，为信息资源的开发利用进一步发展带来了很大挑战。

3 针对档案信息资源开发利用的问题的几点建议和措施

1、更新观念，增强认识

在对档案信息资源开发利用的过程中，必须明确以下几个观念。信息才是取得成功的关键，要切实把握信息就是战斗力的重点，时刻遵循信息资源就是最重要的战争资源的原则，把档案信息资源开发利用摆在增强打赢能力的重要地位，全面稳定落实每一个工作细节。信息资源的最大好处在于便于传播利用，只有在充分的传播利用中才能发挥其最佳的效用。此外，档案信息化建设的重点还在于明确人们对信息的需求和建设的方向，档案信息资源开发利用也不例外，信息资源的任务、管理和利用都需要需求来指引。

2、加强力度，完善体系

档案信息资源开发利用在信息化建设中的主体地位，要求我们必须对信息管理和使用加强力度，使得档案信息资源开发利用的发展跟上时代前进的步伐。在这种情况下，必须对档案信息资源开发利用的价值和工作量有所预期，投入相应的财力物力，保证档案信息资源开发利用工作与要求相适应。此外，要投入一定数量的信息资源开发利用专业人员，虽然档案信息资源开发利用涉及到档案工作的各个领域，不同的企业单位、不同的公司部门人员都会或多或少的参与到这项工作中来，但是信息的管理和利用工作量很大，对相关工作人员的需求也就大，所以，必须有足够数量的专业人员完成这项工作。在专项资金和工作人员落实之后，还应该建立完善的档案信息资源开发利用体系，确保其运行的依据和规则能够有一个切实可行的标准

3、确保信息安全

信息安全是档案信息资源开发利用的第一要素。如果信息安全存在隐患，那么档案信息资源就很难发挥效益。所以，档案信息化建设必须要进行一体化建设，在信息共享的同时强化信息安全保护意识，保证档案信息资源在安全的条件下发挥效益。强化档案信息资源安全的监督管理，实施严格的安全保密措施和管理制度，能够把信息安全隐患消灭在襁褓中，避免由此造成的严重后果。

4、必须重新审视档案信息资源功能

一是档案信息资源的社会服务功能。随着经济和社会的发展进步，各项工作迫切要求决策科学化，这就需要决策者准确地把握当地经济、政治、科学、文化等方面的发展沿革，进而理清经济和社会发展的脉络，由此可见，档案信息与科学决策有着不可分割的内在联系，它是处于基础的地位。二是档案信息资源的市场功能。档案作一种信息资源，从立卷归档，编研开发，提供服务，实质是一种对信息产品的生产加工过程，不仅要考虑它的使用价值，更要注重它的产品价值，提高档案信息的含“金”量，及时推向信息市场，使档案信息在市场机制的作用下找准位置发挥作用。

5、必须有针对性地开发档案信息资源

档案资源是无价的，如果缺乏有针对性地开发，不能及时为社会的经济建设和精神文明建设服务，就不能显示它的价值。因此，必须从当地的实际出发，有针对性地进行开发。

一是立卷歸档必须保持馆藏档案的特色。最为主要的是立卷归档工作要正确处理立卷的普遍性和特殊性关系，建立健全反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案，进而开发有特色的档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务。二是有针对性地开展档案编研工作。编研是一项有较高层次的信息开发工作，要结合当地实际和经济社会建设的热点问题，开发有针对性的档案信息，编印有针对性的信息资料，为领导决策提供准确的信息，为社会和经济发展提供服务。

在这个科学技术飞速发展的信息时代，信息资源的数量让人瞠目结舌。如何让这些信息能够更好的开发利用成为值得我们深思的问题，这也绝对是一个不容我们忽视的问题，因为信息化的负面影响也像正面影响一样喷薄而出。因此，对信息资源开发利用的研究也意义重大。endprint