谈档案管理信息化建设

李明淑

当前，信息化技术得到快速发展，我国已经进入信息化社会，信息资源有力推动着我国经济的快速发展，在社会各个领域，信息化建设得到了普遍重视。随着信息化技术的快速发展，传统档案管理模式已不能适应当前快速发展的时代，档案管理工作一定要引入电子档案技术，才能得到持续性发展。

1 新时期档案管理信息化建设的指导思想

在信息化建设受到越来越多关注的当下，体现人事管理的便捷性、即时性和动态性是人事档案管理自动化、信息化系统的主要管理目。想要更好地实现信息化的人事档案管理。我们必须要不断强化档案管理工作的指导思想，对档案信息化建设的重要作用形成清楚的认识。第一，人事档案管理工作人员必须具有强烈的进取心，上进好学，具有优良的创新精神和创新意识，敢于创造条件，具有一定水准的先进技术掌握和利用能力。第二，全体工作人员必须具有良好的档案认识和档案意识，尽最大努力做好档案管理的统一性、体系性和综合性工作，综合考虑，统筹兼顾，积极调动各方有力力量。第三，实事求是，一切从实际出发，积极探讨和研究怎样切实有效地进行应用水平的提升，对信息化管理的变化趋势和变化内容进行深入地分析，分析总结现存问题，积极探索新的问题解决途径。

2 档案管理应用信息化技术的优点

（一）促进办公效率大幅度提高。利用计算机的信息处理能力有利于提高档案管理效率，在传统档案管理工作中，档案管理人员都是手工操作，不但需要大量的人力物力而且工作效率也較为低下。在档案管理工作中应用计算机软件，可以明显加快资料的收集、储存、分类和统计工作，有利于提高工作效率。

（二）促进档案文件信息得到充分的交流与共享。在传统档案管理工作中，不同单位与不同部门掌握的档案资料不能实现互通有无，不利用查找文件和信息。在档案管理工作中应用计算机技术以后，档案管理工作得到了较快升级，并逐步形成一个完整的系统，同时有利于实现不同单位与不同部门间的信息共享，档案文件信息可以实现各种方式的查询，使档案更好地服务于人民，提高了工作效率。

（三）有助于档案保存稳定性。档案电子文件载体材料与传统纸质载体对比，具有更长的保留时间。如VCD、DVD光碟，U盘，移动硬盘等，这些电子载体都具备一个突出的优点就是易于存取、较快传递、容易保存、不受外界环境的影响、不易损坏，稳定性较高。

（四）大大提高了文件传递的速度和安全性。档案管理信息系统依靠计算机网络，发挥安全认证等技术手段的作用，可以实现快速的传播，有效保证了文件传递的安全性。

3 档案管理信息化的作用

人事档案管理信息化建设具有十分重要的积极作用，信息化档案管理方式会对企事业单位的组织和人事工作产生非常重大的影响，主要表现为：第一，服务领导的决策。干部任用和干部选拔是人事档案信息的一个非常重要的作用，做好人事档案的管理工作能够在一定程度上为人事组织部门的“用人”“选人”提供有利条件，档案管理信息化的实现有利于人事信息的调取和共享，将使得上级领导和人事组织部门对各级干部的考察工作变得更为快捷、更为直观，在考察现职干部中具有不可估量的作用。第二，可以准确及时地进行信息更新。传统的纸质档案管理方式，尽管具有一定的优点，但是弊端也同样非常明显，例如，纸质版的档案使得档案转递相对困难，数据库资源和档案信息内容具有延时性，档案信息的更新和补充工作相对较为耗费精力，数据承载具有一定的误差。而档案管理实现网络化后，档案信息本人便可以根据自身的权限对自己的基本信息进行了解，一旦发现误差或者错误，便可以及时地提出建议，进而让人事档案更为完整、丰富和准确。

4 档案管理应用信息化技术的方法

（一）把实体管理变为信息管理。在传统档案管理过程中，一般情况下依靠纸质、图片、录音、录像等形式保存，都是工作人员手工操作，在管理过程中存在着繁杂的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、提供等工作，因此档案工作人员每天都需承担繁重的工作量，而且不易于操作，操作过程中容易产生失误。因为每天都要进行大量档案资料的整理与保管，因此不具备时间对档案资料进行提炼和加工，很多档案信息资源不能发挥应有的作用，形成严重的浪费现象。当前，大量的现代化管理技术和设备进入档案管理工作中，特别是随着计算机、光盘、多媒体技术的引用，有效提高了工作效率，实现档案管理工作的现代化，逐步淘汰了传统档案管理模式。当前，档案管理工作的核心内容是信息管理，在管理档案信息资源过程中普遍应用现代化管理手段。利用信息化处理的档案资源可以实现广泛传播，档案资源只有实现信息化管理，档案资源才能真正为人民所用，才能展现更大的作用，档案管理工作才能有力支持我国经济发展、科技进步与社会繁荣；同时实现信息化管理的档案资源也可以创造一定的经济效益与社会效益，一定会促进我国国民经济的持续性发展。

（二）建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案。在档案利用信息化手段进行管理时，首先要具备计算机信息系统，因此，档案管理部门首先要明确下面工作：一是科学设计，保证基于计算机的文件档案管理工作流程的规范性，达到档案信息管理的标准。二是以文件处理方式为标准，尽快开发档案信息化系统软件。三是实现信息化管理过程中，要根据实际情况，实行内部控制制度，才能保证档案材料的可靠性。应用电子档案过程中，电子档案的真实性具有关键作用。在操作过程中，由于档案材料自电子文件一直到归档不具备程序化管理体系，不能实现系统间的有效链接，因此基于现在技术的电子文件原数据的完整性还受到一些因素的影响，大量电子档案还不能达到与对应纸质档案材料的一致性；再就是保存电子档案的载体使用寿命不能保证等，这些都不利于做到档案材料的真实与安全。

（三）提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化，安全化。人在应用现代化设备中具有关键性影响，档案管理的每一项工作都需要人来完成。所以要求每一位档案工作人员都必须具备现代化知识。再有，要求尽快提高档案工作队伍结构水平，所以需要利用最短的时间建立一支掌握现代科学技术、专业技术的专业队伍：一是在当前的档案管理工作中应用了大量的现代科学成果，所以档案工作人员要树立终身学习意识，尤其是尽快掌握计算机技术、数学知识等，这些都严重影响着档案管理信息化程度、现代化程度的提高。二是具备高水平的档案专业知识，如档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理、档案标引、检索、编研、复制等技术。三是分析当前的档案管理发展情况可以得到，档案工作人员一定要具备现代化档案管理技术，学会分析档案信息，能够开展高级档案信息咨询工作，能够提供更高水平的服务等。档案管理人员一定要树立终身学习意识，同时上级档案管理部门要为工作人员学习创造条件，可以定期指定工作人员参加业务培训、参加技术指导，还可以结合应用老一辈帮助新人的做法，提倡相互促进、相互帮助、共同提高等，才能逐步形成梯队型人才结构与复合型人才集体。endprint