国有企业兼职档案人员如何做好档案工作

艾瑞

随着市场经济体制的进一步完善，我国经济运行速度加快，国有企业是推进国家现代化、保障人民共同利益的重要力量，是我们党和国家事业发展的重要物质基础和政治基础。在国有企业改革工作中面临着许多新情况新问题，国有企业档案管理工作如何跟上大数据时代的步伐，找准档案管理工作的关键点，是每个档案工作者面临的巨大挑战，就如何做好这一项工作，笔者通过多年的工作经验，对如何做好国有企业兼职档案工作谈几点看法：

1 档案管理在国有企业经营管理的重要性

国有企业档案管理工作对企业健康发展起着至关重要的作用，主要体现在为企业管理层决策服务、为企业管理服务、为生产经营服务、为政策制定、经营方向、发展定位、长远规划提供依据。一个企业从创立到发展，涉及到前期审批、项目规划、文件材料、财务报表、人事财料、工商税务凭证、设计图纸、研究成果等大量资料。它不仅是企业经营活动的原始记录及凭证，记载着企业创办的历史及企业发展演变历程，汇聚了国有企业所有的知识成果及社会价值。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。在我国全新的经济发展环境下，做好档案管理工作，不断的更新观念，勇于探索新的管理手段，利用现代化计算机技术，通过网络技术将单位的文件资源、人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等汇集在一个平台上进行管理使用，这对我们档案管理工作提出了新的挑战，要建立电子档案大数据，及时更新数据库管理。以全面、真实的反映企业发展状况和经营成果。

2 国有企业兼职档案员队伍建设的重要性

（一）兼职档案员进行部门档案收集。兼职档案员由各个部门的文件资料管理员或办公室工作人员担任，他们对本部门的工作内容和业务流程比较熟悉，有的工作人员本身就负责文档的起草和管理工作，直接参与本部门的文件处理工作，对本部门其它事务的办理程序也有一定的了解。因此，由兼职档案员进行部门档案管理的立卷、归档工作可以保证档案材料的完整性、齐全性和准确性，而且可以提高归档效率和归档质量。

（二）兼职档案员进行部门归档工作能方便利用。文件资料归档的最终目的是方便利用，服务于现行工作。兼职档案员移交的档案卷宗为所在部门的工作查找提供了便利条件。通过查找材料，兼职档案员对本部门各项工作有了一个加深印象的机会，对本部门所产生的文件资料会更加熟悉和了解。當利用档案资源服务本部门工作时，就会方便快捷地查询到所需要的文件材料。

（三）兼职档案员进行部门归档工作能够促进档案意识加强。在立卷归档工作中，文件材料的齐全性、完整性取决于档案员的责任感。各部门人员有限，专职档案员不可能对每个部门单位的工作非常的了解，各部门形成的文件材料具体情况也不是非常的清楚。这就要依靠兼职档案员促进日常工作文件的收集和积累，并及时整理做好预立卷。

3 运用大数据时代做好档案信息综合服务能力

（一）电子文件管理分散，文件流失严重。目前大多数单位没有制定电子文件管理规章制度，没有专人负责电子文件的收集、归档和保存，电子文件属于自生自灭的状态，许多电子公文被暂存在文件起草者的计算机硬盘中，大量的电子邮件由收件人、发件人自行处置，大量的数码照片、视频文件、音频文件、多媒体文件散存在各处，工作人员可以随意更改、删除、拷贝单位信息系统中的电子文件。由于电子文件没有得到有效地管理和保存，许多文件材料丢失，人员调动，致使许多文件材料无法复原。

（二）更新观念，认识电子文件管理的重要性

电子文件管理的落后，首先是意识落后，认识不到位。长期以来，国有企业工作人员法治观念不强、政治意识薄弱，大多数人认为将电子文件打印成纸质文件就可以使之具有证据效力，但是人们没有意识到像电子邮件、电子订单打印成纸质文件后，由于许多附于计算机的元据的缺失，造成信息不完整，不具有法律效力。许多部门属于业务部门，它和档案部门的职责不同，利益不同，工作人员很难兼顾档案人员对电子文件真实性、可靠性、完整性与可用性的专业要求，相互之间严重的脱节和管理空白现象，这就需要我们各部门兼职档案员结合行业法与档案法，整合文件资源，准确的判断文件材料的存档价值，使电子档案管理规范化，合理化。

（三）大数据时代兼职档案员如何做好电子档案归档工作。应对大数据时代的电子档案归档工作，首先要做好现阶段电子文件归档系统与办公系统的融合，加强电子公文流转系统的全程控制，按照公文起草、签发、拟办的过程存储形成的电子档案，确保公文类电子档案内容齐全。兼职档案管理员要及进收集部门内形成的电子文件，邮件往来建立登记台帐，月底负责整理收集电子文件，保证电子文件的真实性、完整性、可靠性，服务于部门运行管理。

4 国有企业档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员的保密意识不强。随着信息化社会的高速发展，档案信息共享程度呈指数化上升，促进档案信息向开发化发展，能够进一步发挥企业经济效益。随之而来，全面开放的档案信息也存在一些隐患，并且对重要档案信息也形成一定威胁。由于有些档案管理人员存在重使用轻保密的传统思想，保密意识谈薄，责任心，事业心不强，对保密工作的重要性认识不到位、不理解、不深刻，也没有接受过正规、系统的保密知识培训，导致档案信息的保密工作存在一些隐患，一量发生档案信息泄漏事件，对国家、集体和个人利益造成的危害将无法估量。

（二）国有企业档案管理制度不健全。虽然大部分单位都建立了档案管理制度，但还需要根据实际情况制定符合工作实际的管理制度，为使档案信息资源不流失，要建立和完善档案信息化管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保障档案信息化的实施和开展。将档案管理制度纳入企业管理制度，依据制度对各部门档案管理进行汇集和调控，有利于文件材料的形成、积累、管理和归档有序进行。档案管理人员职责范围实行岗位责任制，“谁管理谁负责”的原则，验收各项工作的同时检查，验收档案工作。在我们日常工作中，普遍发现缺少会议记录、表彰奖励、培训进修等方面的材料，主要是由于缺乏规档意识以及档案员的认识不足，许多职工并不清楚什么材料应该归档，参加完活动以后材料并没有移交档案员。因此，建立科学有效的档案管理制度不仅可以加强档案管理的规范性，还让职工建立归档意识，营造良好的建档环境。

（三）加强培训，提高档案管理队伍的建设。档案工作是一项专门性、科学性、技术性很强的工作，在档案的分类、整理、索引等方面有许多具体的要求，只有掌握了档案工作的相关理论知识和业务技能，才能在国有企业档案管理队伍在专业化水平上己经有了很大的提高，绝大多数档案管理人员均接受过专业教育。但是，绝大多数档案管理人员均是从纸质档案时代过来的，己经适应了纸质档案的管理模式，对是信息技术方面的掌握程度有限，现在己经进入大数据时代，电子文件的产生被视为电子政务、电子商务和其化各类电子化业务的基本工具，人们对电子文件还未达到应有的认知的重视，尚未建立科学、高效的电子文件管理体系，信息化平台的档案管理系统难以驾驭。这些因素阻碍了国有企业当案管理队伍的建设。

随着科学技术的不断提高，经济高速发展的今天，国有企业也在改变和发展，档案管理水平也不断面临新的挑战，我们只有努力学习、善于总结思考才能与时俱进，才能更加高效地管理档案，使档案管理工作能为社会的发展实现自身价值。endprint