新时期档案管理工作的困境与改进

胡立奇

摘 要：全媒体时代，人们对档案管理工作提出了全新要求，而如何提高档案管理的实效性也成为了新时期重点把握的方向。本文结合新时期档案管理现状，在简要阐述档案管理工作现实意义的基础上，指出了新时期档案管理工作存在的困境，并重点从三方面入手探讨了具体的改进对策，以期为相关主体提供有益参考与借鉴。

关键词：档案管理；现实意义；存在困境；改进对策

1 新时期档案管理工作的现实意义

传统档案管理中，档案管理方式单一，工作量大，且因档案主要以纸质媒介存在，因此为避免发生受潮、虫害或火灾等问题，就需要投入大量的人力和财力，以确保档案资料的安全使用。再加上传统档案资料查阅全部依靠人工，又无法进行备份，所以管理难度非常大。但在信息化时代，传统档案的保存媒介发生了重大改变，档案管理方式的电子化、智能化水平不断提高，不仅有效解决了传统档案资料存放困难的问题，提高了档案使用的安全性，而且提高了档案资源的检索率和利用率，充分发挥了其应有的服务作用。也就是说，新时期做好档案管理工作，对满足现实发展要求，推动社会进步具有非常重要的价值。

2 新时期档案管理工作存在的困境

2.1 重视度不够

尽管我国制定出台了《档案法》、《企业档案管理办法》等相关法律法规，对档案管理工作提出了明确界定和要求，但许多企事业单位却并没有充分意识到档案是重要的精神财富再加上对档案管理重要性不是很明确，导致档案管理各项措施得不到有效执行和实施，使得档案管理工作流于形式和表面，严重制约了档案管理的健康发展。

2.2 基础业务薄弱

就现状来讲，当前国内档案管理的基础业务工作相对薄弱，许多企事业单位尽管构建了管理体系，但却没有构建与之相应的监督体系以确保政策有效落实，最终造成档案整理不规范、不达标，甚至部分企事业在法律允许范围内擅自销毁本应存档保留的重要文件资料。

2.3 管理人员能力不足

目前，许多企事业单位档案管理人员都没有经过专业的业务训练，理论水平和管理素养相对较低，但档案管理却是一项十分严谨的工作，对管理人员的综合素养要求较高。再加上部分档案管理人员对档案管理工作的理解不全面，信息处理能力不高，根本无法胜任新时期的档案管理工作，严重影响了档案管理与开发的效率。

2.4 档案资源利用率低下

许多企事业单位在档案管理实践中，错误地认为档案管理的内容就是档案收集、整理和保管，完全没有档案管理的服务意识，忽略了档案资源的现实效用，最终造成档案资源利用率低下，无法充分发挥档案资源服务于企事业单位发展的作用。另外，档案资源管理信息化建设滞后，档案检索效率低下也是新时期档案管理工作面临的一大困境。

3 新时期档案管理工作的改进对策

3.1 强化管理，提高规范性水平

档案管理工作是关乎单位发展的基础性工作，管理规范化与否将直接决定档案管理服务大局能力的强弱。因此，单位管理层必须提高档案管理的重视度，采取有效措施提高档案管理规范性水平。

首先，完善档案工作制度。严格按照既定法律法规和规章程序，结合单位实际，构建完善的档案收集、整理、保管、鉴定、借阅、系统维护等管理体制，并明确相关部门的职责，确保管理制度的全面落實。

其次，加强档案管理人员的业务培训。单位要定期或不定期对相关档案人员展开业务培训，学习档案法律法规、操作标准等理论知识，同时鼓励支持他们参加社会上的各类业务培训，全面提高档案管理业务水准。

最后，推进常态化档案管理实施。根据档案管理既定章程，合理编制各种检索工具和档案存放位置指引图，完善档案库房的温湿度记录体制，制定档案库房巡检体制，同时还要做好纸质档案的电子备份工作，以及定期更新电子档案安全防护系统，以确保档案的安全性。

3.2 创新方式，推进信息化建设

档案管理信息化建设是提高档案管理效率的重要途径，尤其是对提高档案资源利用率具有重要作用，是新时期档案管理方式创新的主流方向。

首先，全面推进传统纸媒档案的电子化备份。传统档案管理方式单一、落后，且成本高、效率低，有时会直接影响生产。因此，企事业单位要对常用纸质档案进行数字化加工，成立专门的档案全文数据库，以全面提高档案管理工作的效率。

其次，研发档案管理信息系统。相关单位要结合自身实际，自主研发信息化办公系统，以提高单位电子档案的汇集效率和共享水平，而这也是新时期档案资源利用最便捷的平台单位。

最后，加强档案输入设备建设。相关单位要加强与档案信息系统相配套的输入设备建设，以不断丰富档案数据库的内容。需要指出的是，要将各类设备说明书的全文信息、单位员工的个人信息同步传输到数据库，并构建相应的权限管理体系，单位内部员工可凭借自身权限自由登录系统查阅相关档案，这样不仅能够提高档案资源的内部共享率，而且能够提高档案资源的内部利用率。

3.3 整合优化，提高资源利用率

目前，“存量数字化，增量电子化”已经成为新时期档案管理的价值诉求和群体认同，也就是说，相关单位要加快数字档案馆建设，依托档案服务业务拓展单位业态空间，并为单位管理决策提供重要依据。

一方面，要转变理念，拓展服务空间。档案管理部门要摒弃传统落后的服务理念，强化档案管理“当主角，有所为”的意识。随着档案管理信息化时代的全面到来，单位内部人员可通过局域网、QQ群等方式随时随地获取档案部门提供的信息服务，同时要为单位的人事决策、体制革新、财务管理等提供重要依据，为单位管理层决策制定、经验总结、问题处理等提供重要借鉴，为涉及单位切身利益而必须解决的法律纠纷、经济矛盾等提供重要依据，全面发挥档案管理服务单位发展的作用。

另一方面，要加强资源整合，创新服务方式。企事业单位档案管理服务不仅要由以往被动服务转向主动服务，而且要面向职工群众，实施全天不间断服务，以拓展档案工作的业务触角，真正做到单位发展到哪里，档案管理和服务就延伸到哪里。具体来讲，企事业单位可对档案资源进行集成化整合，采取跨类别、跨地域检索方式，对所收集到的档案信息展开深入挖掘与开发，在全面掌握档案信息资源背后知识内涵的基础上，增强档案管理的共享性、有序性和高效性。

总而言之，在新时期档案管理工作中，要采取有效措施突破现实困境，不仅要强化管理，提高规范性水平，而且要创新方式，推进信息化建设，同时要整合优化，提高资源利用率。只有如此，才能在充分释放档案管理正面效能的基础上，不断拓展档案管理的发展空间。

参考文献

[1]杨辰毓妍，赵旭.“图书馆、情报与档案管理”学科知识结构布局分析——基于国家基金项目计量分析视角[J].情报科学，2017，35（03）：63-68.

[2]李萍.数字时代法国档案管理的变革、协调与启示[J].档案学研究，2017（01）：118-122.

[3]徐烨.浅谈新形势下做好档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2017（04）：98-99.

[4]俞惠兰.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].宏观经济管理，2017（S1）：161+163.

[5]杨万欢.地方本科高校转型发展背景下档案管理工作的开展——以长沙C高校为例[J].兰台世界，2017（02）：72-74.

[6]曹阳.信息化条件下医科大学档案管理工作问题与对策[J].兰台世界，2017（01）：70-72.

[7]陈永生，杨茜茜，侯衡，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究，2015（02）：28-37.endprint