政府机关档案管理存在的问题与对策探析

刘涛

摘要：在现代化社会发展中，汲取以往的经验和教训，档案资料管理尤为重要。尤为是政府机关的档案管理工作，能够为社会主义发展提供更多财富，促进和谐社会的稳步构建。所以，在本文中，对政府机关的档案管理问题与对策进行了深层次的分析与研究。

关键词：政府机关；档案管理；问题；对策

政府机关的档案是各个部门从建设初期到如今发展的整个过程，都会相对应的形成一个档案。所以，对政府机关的档案进行优化管理，不仅能将政府部门的职能充分发挥出来，还能促进社会管理、科学管理的稳步性，保证和谐社会的形成。

一、政府机关档案管理存在的问题

目前，在我国档案管理工作中，由于各个单位之间分工不够明确、其工作水平不足，导致在档案管理工作中增加其难度，在该情况下，不仅会影响到政府机关的规范性管理，还制约了政府部门发挥的管理职能。

其一，对档案文件管理的不够集中，导致材料处理工作不够规范。因为政府机关的档案管理工作比较复杂，需要各个工作人员之间的相互分工、相互配合，但面对这种复杂性，导致在管理工作中经常出现遗漏、资料不完整等现象。

其二，对档案信息收集的不够完整，无法准确分类。每个政府机关在工作中，都需要建立属于自己的长效机制，但是，常常会增加一些临时、短期任务，这些任务种类多，丰富多样，导致一些工作人员只重视主件，无法完成附件管理工作，从而影响了信息的完整性[1]。

其三，使用的电子政务系统比较落后，不符合当代社会的发展需要。在政府机关中使用的大量文件都是利用计算机打印完成的，根据工作需要以及工作任务的实施，将其转换为纸质文件。但面对这种落后现象，与国际化相比还存在较大差距，不仅会造成工作成本增加现象，还会影响政府机关工作效率的提升。

其四，档案管理人员与工作人员的自身素质不高，自身的专业性、分析问题的能力都不高。我国政府机关档案管理团队在整体上不够稳定，缺乏积极思想意识和创新意识。虽然在一定程度上能够使档案工作人员符合数字化工作需要，但由于他们缺乏专业性和较强能力，无法熟练使用计算机技术，导致文件管理方法和实际使用的方式存在较大差距，无法实现一致性，从而影响了政府机关档案管理工作的积极发展，制约我国社会的和谐发展[2]。

二、政府机关档案管理问题的解决对策

在和谐社会发展理念提出下，我国政府机关的档案管理工作作用充分发挥，对和谐社会的积极发展提高意见。在现代社会发展下，需要结合和谐社会发展下的具体要求，促进管理工作的优化实施，保证档案管理工作发挥的服务职能，为和谐社会的积极发展提供动力。在这种执行下，需要各个单位的管理人员、工作人员从几方面，实现系统化发展需要。

（一）加强调查与监督

对政府机关的档案管理工作进行调查与分析，针对其存在的问题，需要对其优化、改正。同时，还需要根据政府机关的实际发展情況，促进管理方法的严格性与完善性，保证能够对档案文件进行合理记录、有效整理与分析等，促进其档案分析工作更合理，为档案信息的安全保存、规范管理提供较大方便。在政府各个部门的相互执行下，不仅能将各个规范与标准充分落实，还能促进工作效率的稳定提升[3]。

（二）实现材料的分类整理

在对政府机关的档案信息进行分类处理期间，需要根据机关的实施工作需求以及实际的工作情况，对全部的档案进行科学分类、有效整理，保证能够减少政府机关内部管理难度，减少其存在的各个问题。在各个部门相互联合下，工作人员还需要注意到档案的结合问题，严格解决档案文件存在的重复性与混乱性。政府机关内部管理工作比较复杂，各个部门需要对工作任务、工作档案等进行处理，在这种执行条件下，不仅能减少档案信息出现遗漏、丢失等现象，还能维持档案信息使用的全面性与可靠性。

（三）促进档案管理体制的创新

促进档案管理体系的创新性，保证能够将电子政务充分渗透到档案日常管理工作中。在工作执行期间，工作人员需要对电子档案文件的形成、归档以及开发等各个工作进行全面管理，促进政府机关的自动化发展，为信息的实时性发展提供较大保障，促进政府工作的高效运行和稳定发展。不仅如此，还需要利用电子政务建设，实现业务扩展，保证各个单位之间在服务与管理工作中，都能为社会、为人们发展提供更好服务，保证政府机关的档案工作满足现代社会的发展需要[4]。

（四）加强思想党风建设

政府机关在各个工作执行工作中，需要加强思想党风建设，促进档案管理人员的责任感都能得以提高，保证其工作精神和事業心的充分形成，这样不仅能实现各个部门之间的相互合作，还能为人民提供更好的服务工作。在对工作人员进行教育培训工作期间，需要为档案管理工作中心提供辅导，使各个部门人员都能认识到档案工作管理的重要性。还需要对工作人员的能力进行培养，提高他们的信息收集效率，减少档案文件的处理期间，促进教育工作与宣传工作的完好实施，这样才能在总体上提高工作人员的自身素质。

三、总结

政府机关能为现代化社会发展提供引导作用，档案管理工作发挥着全部的职能和作用，促进其和谐社会的稳定发展。所以，在档案管理工作中，一定要充分落实科学发展观的重要思想，将政府的管理工作与档案工作充分结合起来，促进其服务工作的积极完善，保证促进信息资源的丰富利用。

参考文献：

[1] 赵闯.政府机关档案管理存在的问题与对策[J].华章，2012（8）：300.

[2] 于炳仁.新形势下档案管理工作存在的问题和对策[J].办公室业务，2015（19）：56.

[3] 彭志雄.对当前政府机关档案管理存在的问题与对策探析[J].办公室业务，2013（21）：91-92.

[4] 康国伟，盖建波.关于政府档案管理工作中相关问题的思考[J].办公室业务，2016（2）：94.