智能会议系统在会议管理中的应用

山东省邮电工程有限公司 陈 健

智能会议系统在会议管理中的应用

山东省邮电工程有限公司 陈 健

随着时代的不断发展，电子信息技术的发展也越来越快，因此更多数字化、网络化以及智能化等特性被逐渐运用到传统会议室中。在此背景下，本文首先简要概述了智能会议系统的涵义和智能会议系统的结构组成，并结合已有的技术，致力于建立一个基于网络的智能会议管理系统，其具体过程如下。

智能会议系统；会议管理；信息技术

引言

对于一个智能化的多媒体会议室而言，它必须具备以下的条件才能算是一个合格的智能化办公系统。首先，必须具备传统会议室所具有的功能，能够基本满足会议所需。其次，在传统会议室的基础之上，还必须引入新的功能，主要包括音频、视频、多媒体、集中控制、通信、电脑网络和照明等，在原有的基础之上添加新的功能可以更好地服务于办公人员，在一定程度上提高办公效率。最后，还必须具有信息综合、资源共享的能力，智能化的多媒体会议室可以将整个系统中的各个部分通过一定的方式，将其在物理上、逻辑上和功能上连接在一起进行集中控制，从而达到信息综合、资源共享的目的[1]。

1.智能会议系统的内涵

智能会议系统是一个多种技术相结合而成的系统，所运用到的技术主要包括计算机技术、网络技术、多媒体技术、声光学技术等四种[2]。同时，智能会议系统是在传统会议室的基础之上所得到的，通过在传统会议室中结合计算机技术、网络技术等多种技术来实现的。相较于传统的会议室而言，智能化会议系统更加经济、实惠和方便，能很大程度上满足办公人员的办公需求。就一般情况而言，智能会议系统主要由以下六部分组成，分别是视频系统、音频系统、灯光系统、信号传输系统、控制系统和其他外设等，如图1所示，接下来选择部分系统的作用进行叙述。

图1 智能会议系统结构图

对于视频系统而言，它主要由两部分组成，分别是显示系统和视频采集系统。显示系统是指在智能会议系统中，办公人员通过显示终端将会议所需资料显示出来。对于普通会议室而言，在进行会议时相关人员会提前将会议所需资料打印好，相对比较麻烦，而智能会议系统则可以将这一步省略，可以在一定程度上节约人力、物力和财力。组成显示系统的设备很多，对于不同的显示方式所选择的设备会有所不同，常用的显示方式主要包括正投影方式，单块液晶、等离子屏方式，液晶、等离子拼接方式三种[4]。视频采集系统是指在整个会议的进行过程中，将会议内容进行记录，这是一个非常重要的过程。就传统 会议记录方法而言是通过相关人员使用摄像机进行多个点位的摄像才得以实现的，智能会议系统在进行会议记录时并不需要相关人员进行手动操作，可以直接进行记录，非常的方便。

对于音频系统和灯光系统而言，是整个智能会议系统中重要的组成成分之一，它们的主要作用都是为了营造良好的会议氛围。音频系统的主要作用是根据实际情况，将会议“原声”和“扩声”进行很好的结合，尽可能的降低会议室背景噪音，提高扩音效果。灯光系统的主要作用是通过合理安排灯光的位置、亮度和种类来调节整个会议室的灯光。

2.智能会议系统结构

2.1 系统设计

在进行设计时，需要结合具体的实际情况进行合理的设计，需要遵循的以下原则：标准化原则；灵活性、可扩展性原则；安全性原则；实用、先进性原则；易用性原则；经济性原则；可管理性原则。智能会议系统的设计主要包括四个方面，分别是中控服务器、PAD客户端、无线AP、无线投影。

中控服务器是整个智能会议系统后台管理的核心模块，它的主要功能包括设备管理、用户管理、系统维护、会议室管理和会议管理。进行中控服务器的设计是为了保障整个智能会议系统的安全，提供基础信息并进行维护。

PAD客户端，它是由只能手写电脑所构成的，它所具有的功能包括用户管理、会议管理、共享白板、会议资料修改批注等功能，PAD客户终端采用WIFI与无线局域网进行网络连接，从而进行无线投影[6]。

无线AP，对于每一个智能会议系统而言都必须配备一个无线AP，它是将每一个单独的会议看作一个小型的局域网，而整个智能会议系统则是一个由多个无线局域网所构成的系统，通过这种方式可以保证每一个会议相互独立且安全。

无线投影，它是与中控服务系统是有关系的，两者结合起来使用，可以对参加会议的每一位办公人员的状态进行判断，系统将智能分配投影权限进行投影，中控服务器首先监控客户端的使用状况，然后根据结果对办公人员进行相应的判断确定需要投影人员的设备并分配投影权限进行投影。

2.2 功能实现

智能会议系统所具备的功能包括原笔迹签到、会议资料分发、会议资料保密、桌面共享、共享白板、无线投影、会议纪要和私密沟通等功能，本文节选了几项功能进行概述。

会议资料分发，在进行会议之前相关人员会将会议资料分为公开和保密两种资料，在进行会议时，PAD端会自动下载公开的会议资料，而对于保密会议资料而言则是由会议的主持人在会议期间上传资料，有参与会议人员进行下载，一旦会议结束，保密级别的会议资料会自动删除，在一定程度上保障了会议资料的安全性，同时也避免了资料的打印，造成浪费。

桌面共享，它是指通过智能交换的方式将终端显示的内容共享给其他办公人员的终端，它的目的是为了方便参与会议的人员浏览会议资料和共享，同时参与会议的人员若对资料有任何的疑问还可以马上做出标注和编辑，并及时发表自己的意见进行讨论。

2.3 具体应用

为了检测所设计的智能会议系统是否有效果，将其放入四电力设计咨询有限责任公司进行应用，通过大半年的应用，智能会议系统达到了预期的建设目标和效果。在公司组织的各项会议中均进行全面的使用。智能会议系统在一定程度上节约了资源，也减少了筹备会议所需要的时间，同时也增强了会议环境的舒适度，为每一位参与会议的人员带来了良好的会议体验。

3.结论

总的来说，智能会议系统的出现是为了更好的服务于人民，也是社会发展的必然趋势，同时也是各事业单位向智能化、精益化和标准化迈进的必然选择，因此智能会议系统已经逐渐成为各事业单位开展会议必不可少的方式，它可以推动公司的信息化建设，以此来提高公司的管理水平。

[1]施碧雄,郑彤．智能会议系统及其在网管中的应用[J]．江苏通信,2004,20(4):44-48．

[2]李静．移动互联网下的智能会议系统的应用研究[J]．数码世界,2016,11(4):41-42．