基于Microsoft Project的高校学生活动统筹协调

张焕聪

摘 要：高校学生活动缺少在整个学校层面对活动进行统筹协调的方法。Microsoft Project可以发现和解决活动之间存在的资源冲突，并对学生活动进度计划的执行进展和变化情况进行跟踪和监控，为高校学生活动的统筹协调提供了一种可操作性强、可视化程度高的思路和方法。

关键词：Microsoft Project；学生活动；统筹协调；甘特图

为丰富学生的课余生活，提高学生的综合素质，高校的学工部（学生处）、校（院）团委以及各院系等部门都积极开展和组织各类学生活动。丰富多彩的文体活动为学生施展才华，发展个性提供了一个广阔的平台。但由于学工部（学生处）、校（院）团委以及各院系是相对独立地开展和组织学生活动，缺少在整个学校层面对活动进行统筹协调的方法，因此也逐渐突显出一些问题。

一、高校学生活动缺少统筹协调所导致的问题

本文所指的高校学生活动，主要是各种需要在特定时间和场地举办的学生活动，如文艺表演、文体竞赛、讲座培训等。由于这类学生活动需要占用特定的时间和场地，当学校各个部门独自举办这些活动而缺少统筹协调时，就可能存在人、财、物以及场地等资源冲突的问题，需要在整个校级层面进行统筹协调。高校学生活动缺少统筹协调，首先可能造成活动的时间和场地等资源产生冲突的问题。例如笔者所在的高校只有一个室内场地有舞台和灯光，为了使活动有较好的现场效果，学校不同部门举办各类学生活动，如辩论比赛、合唱比赛、演讲比赛、知识竞赛等都需要借用这个场地。如果这些活动缺少有效的统筹协调，就容易造成不同活动在同一时间段使用场地进行活动彩排或者举办活动的冲突问题。其次，学生活动缺少统筹协调可能导致活动过度集中在某个时间段的问题。例如“五四”青年节和“5·25”大学生心理健康日都是在5月份，因此与“五四”和心理健康相关的学生活动通常会安排在5月份举办。而如果没有事先对5月份的学生活动进行统筹协调，活动都集中安排在其中的一到两周，就会造成该时间段活动过多的问题，甚至会影响正常的教学秩序。最后，学校各个部门独自举办活动而缺少统筹协调时，由于各个部门不清楚其它部门所举办活动的内容和主题，因此可能會出现活动雷同和重复的问题。

二、使用Microsoft Project统筹协调高校学生活动

统筹协调某项工作一般的做法是将各个部门所负责的工作任务汇总在一个表格（工作分解表），然后通过召集各部门有关人员参加工作协调会，以明确和协调各部门的任务分工和工作职责。统筹协调高校的学生活动也可以参考这种做法，但是由于每个学生活动是相对独立的，每个学生活动的开始和结束时间以及举办场地通常也会有所不相同。因此，以表格的形式难以直观和及时地发现不同活动之间可能存在的冲突。为此本文提出了使用Microsoft Project 2010（以下简称MS Project）这款项目管理软件来统筹协调高校的学生活动。

（一）编制高校学生活动的项目日历和进度计划

使用MS Project统筹协调高校学生活动，可以把一个年度或者学年所有的学生活动看作是一个“项目”，而每个学生活动则是整个项目分解出来的“任务”。使用MS Project统筹协调学生活动，首先要编制项目日历，即设置每周哪几天是工作日和每个工作日的工作时间。对于高校学生活动的项目日历，可根据校历将节假日、寒暑假和周六日设置为非工作日，除此以外每周的周一至周五则设置为工作日。如果有个别学生活动安排在周六日或节假日等非工作日举行，也可以为这些活动和活动所分配的资源编制单独的“任务日历”和“资源日历”[1]。而对于每个工作日的工作时间，早中晚三个时间段都有可能举办学生活动，因此可以大致参照学校早中晚的上下课时间段来设置项目日历的工作时间，例如早上8点半到12点，下午2点半到6点，晚上7点半到9点半。

编制了学生活动的项目日历以后，接下来需要制定学生活动的进度计划，即在MS Project的“甘特图”视图中录入各项学生活动的名称、开始和结束时间，以及设置活动之间的相关性。某些学生活动（如文艺表演类活动）举办的时间只是在某天的晚上，但实际上需要提前数天到活动现场进行彩排和演练。活动彩排也需要占用人员、物品和场地等资源。因此，活动的开始时间从活动彩排时开始计算更有利于科学合理地统筹协调学生活动。在录入学生活动的开始时间和结束时间后，MS Project会自动计算该项活动的工期，即活动从开始到结束一共需要多少个工作日。对于活动之间的相关性[2]，由于大部分学生活动是相对独立的，一般不存在某项学生活动结束后才能举办另外一项活动，或者某几项学生活动需要同时开始（或者结束）这样的关系，因此通常不需要设置活动之间的相关性。此外，在逐行输入学生活动的进度计划时，需要将同一个部门负责举办的活动排列在一起，然后为这些活动增加一个上一级的摘要任务（可以命名为“某某部门的学生活动”），以便后续汇总该部门所举办各项学生活动的总成本。

（二）编制高校学生活动的资源计划

学生活动需要人、财、物以及场地等资源相互配合才能顺利举办，因此在确定学生活动的进度计划后，接下来需要编制学生活动的资源计划，即建立和分配各项学生活动所需要的资源。由于是在整个学校层面对学生活动进行统筹协调，如果在MS Project建立和分配各项学生活动所有需要的人、财、物以及场地等资源，会过于复杂和繁琐，不利于发现和关注那些可能存在冲突的资源。因此，仅在MS Project为学生活动建立和分配那些关键重要的或者容易存在冲突的资源。

在为学生活动分配所需资源之前，先要在MS Project“资源工作表”视图中建立各种资源。对于学生活动中“人”这类资源，一般包括负责该项学生活动的指导老师和主要的学生干部（一般为部长或以上级别）等人员，资源类型为工时资源[3]，最大单位为100%。由于老师和学生干部在筹备和举办学生活动的过程中，一般并不按照工作时间来计算工资，因此不需要设置工时资源的成本费率。同时资源日历可以直接使用项目日历。如某些人员被安排在周六日或节假日等非工作日举办活动，可以为这些人员编制专用的资源日历。endprint

对于学生活动中“物”和“场地”这两类资源，“物”一般指学生活动中需要向其它部门借用的较为贵重的物品，如灯光、音响、投影仪、摄像机等。这些物品在学生活动中的作用较为重要，并且由于物品较为贵重，并不是每个部门都具有这些物品，因此需要向其它部门借用。当几个部门同时需要借用这些物品时，就会产生资源的冲突，需要在MS Project中统筹协调。而活动所需的其它次要和零散物品，由于一般不存在资源冲突，因此不在MS Project中建立和分配。“场地”指学生活动举办的场地，如活动中心、体育馆、报告厅、剧场等。一个场地通常不能同时举办不同的学生活动，因此也容易发生资源冲突。在MS Project建立“物”和“场地”这两类资源时，同样设置资源类型为工时资源，最大单位为100%。由于借用的物品和学校的场地一般不会按照时间来收费，因此也不需要设置工时资源的成本费率。对于“物”和“场地”这两类资源的日历，由于物品和场地不像人员那样，在工作日的一天中需要有间歇的休息时间，因此可以根据物品的可借用时间和场地开放时间，新建专用的资源日历。

建立了人员、物品和场地这三类资源后，接下来可以在“甘特图”视图中的“资源名称”这一列为各项活动分配这些资源。对于人员这类资源，一般认为每位活动指导老师或学生干部同时负责的活动数量不宜超过3个。因此，各项活动在分配人员资源时，需要占用每位人员的“单位”为33.33%（即占用每位人员33.33%的工作时间）。当一位人员同时负责3项活动时，单位就累计达到99.99%（接近100%）。对于物品和场地这两类资源，由于活动物品和场地不能同时被不同活动使用，因此每项活动都是以100%的单位占用所需的物品和场地资源。

学生活动除了需要“人”、“物”和“场地”这三类资源，还需要“财”的资源。“财”是指举办活动所需的成本和费用。尽管MS Project能够根据各项学生活动所有资源的成本和费用，自动计算出学生活动的总成本。但由于在学校层面统筹协调学生活动时，在MS Project仅为学生活动建立和分配那些关键重要的或者容易存在冲突的资源，忽略了次要的和零散的资源。因此不能使用MS Project根据资源成本和费用自动计算活动总成本的功能，而是在“甘特图”或“任务工作表”视图增加“成本”这一列，然后直接将每项活动在策划方案的预算金额作为该项活动所需的经费输入到“成本”列。当某个部门所举办的各项学生活动的预算金额都输入到“成本”列，MS Project能够在这些活动上一级的摘要任务汇总该部门学生活动的预算总成本。

（三）发现和解决活动之间存在的资源冲突

为各项学生活动建立和分配了“人”、“财”、“物”以及“场地”等资源后，可以通过MS Project发现活动之间存在的资源冲突，找出过度分配和使用的资源。对于“人”、“物”和“场地”这三类资源，在“资源使用状况”视图中，当资源存在过度分配和使用时，资源名称前面会出现一个感叹号，并且在资源过度分配和使用的时间段会以红色字体提示。出现资源过度分配和使用的情况，对于人员资源来说，一般是因为活动指导老师或学生干部在某些时间段需要同时负责3个以上的活动；对于物品和场地这两类资源，一般是由于不同活动在某些时间段需要同时使用相同的物品或场地。这些情况都会导致资源使用单位大于100%，从而产生资源过度分配和使用的提示。对于“财”这类资源的冲突，可以通过将本部门实际可支配学生活动经费总额跟MS Project中本部门学生活动摘要任务汇总出来的活动预算总成本进行比较。如果本部门实际可支配活动经费总额小于MS Project汇总的活动预算总成本，说明存在活动经费不足的问题，需要对经费资源进行调整。

要解决活动之间人员、物品和场地这三类资源的冲突，首先可以考虑在MS Project的“甘特图”视图修改活动的开始和结束时间，或者以直观的方式拖动视图右边条形图区域中学生活动对应的任务条，从而提前或推迟举办某些活动。这样能减少活动在时间上的重叠，避免活动过于集中在某些时间段，进而消除资源过度分配和使用的情况。其次，对于某些不能提前或推迟举办的活动，如“五四”青年节和“5·25”大学生心理健康日相关的活动必须安排在5月份，这时可以考虑用其它资源替换活动中过度分配和使用的资源，也就是将存在资源冲突的活动分配给其它老师或学生干部负责，或者是更换活动场地。在MS Project的“工作组规划器”视图中，过度分配和使用的资源名称会以红色字体显示，同时会用红色边框标记资源具体在哪些时间段存在过度分配和使用的情况。通过将活动对应的任务条拖动到其它资源对应的行，就能便捷地实现活动资源的替换和调配。再次，对于活动之间物品和场地资源的冲突，在分配每项活动所需物品和场地时是以100%的单位使用物品和场地，即活动在举办的时间段内占用相应物品和场地一整天的时间。但实际上大部分活动只在一天时间内的半天或数个小时使用物品和场地。因此，可以提前通过协调会的方式，协商不同活动在一天内分别需要在哪些时间段使用相应的物品和场地。协商方案确定后可以在MS Project修改这些活动所占用物品和场地的单位百分比。例如经协商后某两项活动分别在同一个场地同一天的下午和晚上举办。这时可以将这两项活动对该场地资源的占用单位分别修改为50%，这样就能消除该场地资源过度分配和使用的提示，实现资源使用率的最大化。此外，还可以考虑将某些主题和内容雷同的活动取消，以减少人员、物品和场地资源的使用，解决资源过度分配和使用的问题。

对于活动经费资源不足和冲突的问题，可以分别采用开源和节流两种解决方法。开源即想办法增加活动经费，如向上级申请增加活动经费，或者寻找商家赞助活动等；节流就是减少某些活动的经费支出，特别对于那些预算金额较大的活动，可以考虑是否能在某些方面节省支出。对于某些次要的活动也可以考虑取消以腾出经费资源。

（四）跟踪监控活动进度计划的執行进展和变化情况endprint

在MS Project完成学生活动的进度计划和资源计划的编制，并且消除和解决活动之间的资源冲突后，各部门便可以开始执行计划和开展活动。在这个过程中可以使用MS Project动态跟踪和监控学生活动的进展情况，了解各项学生活动目前是否按照计划的进度去执行和落实。在MS Project的“甘特图”视图中新增“完成百分比”这一列，然后综合分析和评估当前各项学生活动的执行进度，输入一个合适的完成百分比。接着在“甘特图”视图右边的条形图区域插入“进度线”，进度线的日期可以自主选择，也可以按照周期性间隔在多个日期插入进度线。在相应日期插入进度线后，进度线左偏的地方说明该项学生活动的完成百分比没有达到计划的要求。進度线左偏越明显的地方，说明落后于计划的进度越多，需要加快执行和落实才能按照计划进度完成任务。

在实际工作中，随着学生活动进度计划的推进，一些难以预见的因素可能会导致活动需要提前或推迟举办，这时就要对原来的活动进度计划和资源计划进行修改和调整。通过MS Project可以将修改后的活动进度计划（不包含资源计划）跟原来的进度计划进行对比，了解和掌控修改后的当前计划跟原计划的偏差。在MS Project中选择“设置比较基准”的功能，可以把当前的进度计划（原计划）保存为一个比较基准。切换到“跟踪甘特图”视图后，对于同一个学生活动在视图右边的条形图区域会显示上下两个任务条，下面的任务条代表的是比较基准（原计划）的该项学生活动，上面的任务条代表的是当前计划的该项学生活动。当根据活动提前或推迟举办的情况修改原计划后，上面的活动任务条会跟下面比较基准（原计划）的任务条产生一些差异，从而表明该项活动的进度计划进行了修改和调整。而要知道活动的开始、结束时间和工期具体相差了多少天，可以在“跟踪甘特图”视图左边增加“比较基准开始时间”、“开始时间差异”、“比较基准完成时间”、“完成时间差异”、“比较基准工期”、“工期差异”这6列。开始时间差异是修改后当前该项活动进度计划的开始时间减去比较基准（原计划）开始时间得出的，完成时间差异和工期差异也是如此计算。这样通过“跟踪甘特图”视图中直观的图形任务条结合详细的差异数据，能很好地跟踪和监控学生活动进度计划的变化情况。

三、结语

将MS Project这款项目管理软件应用于高校学生活动的统筹协调，可以及时发现活动之间存在的资源冲突，通过对活动资源进行替换和调配，解决和消除活动资源过度分配和使用的问题。同时也能对学生活动进度计划的执行进展和变化情况进行动态跟踪和监控，为高校学生活动的统筹协调提供了一种可操作性强、可视化程度高的思路和方法，但仍需要在学生活动的工作实践中进一步检验和完善。

注释：

[1]MS Project中有三种日历：项目日历、任务日历和资源日历。项目日历是所有任务（本文的任务是指学生活动）和资源（包括举办活动所需的人员、物品和场地等）默认使用的日历。如果某些学生活动或者活动资源的日历与项目日历不一致，可以为其编制和分配单独的“任务日历”或“资源日历”。

[2]MS Project中任务的相关性分为四种：完成—开始（FS）、开始—开始（SS）、完成—完成（FF）、开始—完成（SF）。如果某些学生活动存在这种相关性，可以进行相应的设置。

[3]MS Project中资源分为三类：工时资源、材料资源和成本资源。

参考文献：

[1]虞昌亮. 基于项目管理的高职院校学生活动管理研究[J].安徽商贸职业技术学院学报（社会科学版），2015，14（01）.

[2]杜雪冰. 基于关键链技术的大学生活动项目进度管理研究[D].中国地质大学（北京），2014.

[3]彭黎明. 项目管理在高校学生活动管理中的创新运用[D].南昌大学，2014.

[4]（美）鲁道夫·安布里什，（美）约翰·怀特. Microsoft Project 2010（专业版）实用指南[M].北京：电子工业出版社，2013.

[5]张会斌. Project 2010企业项目管理实践[M].北京：人民邮电出版社，2011.

[6]李炎清.基于项目管理的大学生活动管理研究[D].华中科技大学，2011.

[7]王大本.项目管理软件Microsoft Project在办公室工作中的应用[J].张家口职业技术学院学报，2011，24（02）.endprint