新形势下高校仪器设备档案管理工作的思考

覃明友

摘要：仪器设备档案管理是高校档案的一个重要组成部分，为了确保档案的完整、准确、系统和安全，又要便于借阅利用，使档案资料充分发挥作用，对提高仪器设备使用效率、提升教学和科研水平具有重要意义。本文拟就设备档案管理制度、归档和立卷规范化与标准化，充分利用设备档案，提高使用效益等谈点认识。

关键词：仪器设备 档案管理

【分类号】G275

加强设备档案管理，可以促进技术质量提高。高校仪器设备管理直接关系到教学实验和科研工作的开展，完善的仪器设备档案为高校全面、准确地了解设备购置使用情况提供了可靠的技术依据和查考凭证，也为设备的正常运转提供了保障。

一、高校大型仪器设备档案存在的问题

1、仪器设备档案管理的现状

档案管理意识薄弱，重保管轻利用，首先高校对仪器档案管理工作的重要性认识不足，虽然制定了仪器档案管理办法，但实际上档案工作落实不到位，责任不落实，归档不及时，致使相关制度形同虚设。缺乏院级管理人员，沟通协调不便。有的管理人员图着自己用着方便，迟迟不愿移交归档，造成设备档案无法收集。其次，高校档案管理相关部门对大型仪器设备档案管理工作宣传力度不够，广大教职工对这项工作的必要性和重要性认识不充分。另外，高校档案管理还存在只重视设备技术资料的收集和保管工作，而忽视了如何更好地利用设备档案，发挥它应有的价值。由于档案管理人员的意识不足，对仪器的保修单、使用说明、图纸等的保存不到位，经常出现破损、丢失的状况。再者，在仪器设备购入到报废期间的维修、使用情况无法做到严格认真的记录，使得资料记录不完整，使得一些有价值的资料无法完整的保存下来。

2、档案管理的方法落后

目前，在仪器设备档案管理工作中，计算机并没有得到充分的发挥与利用。仅仅用在档案材料目录的录入工作，并没有开发仪器设备档案管理信息化。由于一起档案管理不仅具有一般档案管理的共性， 还具备了仪器档案管理的高技术性和特殊性。這就要求在电子文件的形成、收集、整理、保管之前就应做好规范管理，设备电子文件的归档应由设备档案管理部门集中统一管理。

二、仪器设备现代化管理的实现方法

针对上文所提到的仪器设备档案管理在实际工作中所存在的问题，结合多年的档案管理工作经验，提出以下几点建议。要实现仪器设备档案的现代化管理，首先应该建立一个仪器设备档案文库。为了实现现代化管理，我们要求使用计算机来进行档案资料的录入与储存。其次，就是使用计算机和网络这种现代化的工具，来实现仪器设备档案的科学化管理，并且实现信息共享。

实现仪器设备档案建档工作的现代化管理工作，从基础工作进行落实，有效的实现仪器设备档案管理的现代化进程。为了更好地服务大家，提供更多、更丰富的资源，这就要求档案资料是连续的，所有仪器设备的动态和静态记录，整理分析、归档保存工作也应当及时完成。为了实现仪器档案管理工作的现代化，并且为了能够为设备档案信息网络提供真实的基础数据，档案管理人员应当及时的对档案信息进行整理归档，逐步完善仪器档案管理工作，用电子文件来进行档案的储存。为了适应高等院校大量的仪器设备、繁多的待处理资料、以及庞大的数据量，管理人员在仪器设备原始资料的管理基础上，运用了计算机来进行仪器档案管理工作。随着高校校园网络的建立，学校各部门都可以在网络上轻松地查阅到需要的仪器资料，满足自身的需求。为了提高大型精密仪器的经济效益和社会价值，我们还可以在网上进行宣传活动，实现对外开放使用。

三、发挥仪器设备档案作用，为教学科研服务

高校仪器设备档案管理其范围涵盖了高校教学、科研、开发与服务等多个方面，从其内涵可以看出它对教学、科研质量的提高有着重要作用。可以使教师及时掌握新的学科成果，了解新的科研动向，为他们提高教学科研水平、培养优秀人才创造必要条件，可以为决策者提供足够的、准确的实验教学信息，使决策者能够做出实验教学优化管理，利于加强实验室建设与评估。要管好用好这些仪器设备，仪器设备档案发挥着关键性的作用。仪器设备档案是在设备仪器的购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成的，对设备的运行、维护、大修、技改及实施设备的状态检修提供有利的技术依据。各类设备在使用次数、时间、地点、维修等有案可查，做到及时保养，延长仪器设备使用寿命，提高效益，避免国有资产流失，使国有资产做到增值、保值。

结语

仪器设备档案管理工作是一个系统工程，各工作环节既相对独立，又相互联系，关键是要结合实际情况，搞好档案工作的软件和硬件，每个环节的工作都要认真做好。收齐、管好档案是基础是手段，使用档案才是目的。大型贵重仪器设备档案的系统化管理，涉及的部门众多，管理人员分散，构成档案的资料种类繁杂，数量庞大，时间跨度长，工作强度高，管理难度大，需要广大设备使用和管理工作者不断总结经验，进一步明确管理责任，减少档案材料的遗漏，提高档案质量，大力推进大型贵重仪器设备档案公共数据平台的建设和管理，为广大师生员工查询和利用大型贵重仪器设备档案提供更优质的服。

参考文献：

1.任海英 高校设备仪器档案管理工作探析[J]. 兰台世界. 2010（18）

2.徐亚群 对高校仪器设备档案管理的几点思考[J].青海大学学报. 2013（03）

3.奇明 浅谈仪器设备档案管理[J].城市建筑. 2014（01）

4.陈晓宁 山东商业职业技术学院学报 . 2012（02）endprint