关于办公自动化软件在管理工作中的应用

刘桂宏

摘 要：办公室管理在企业的发展中是极为重要的，传统的办公室管理需要使用大量的人力来进行，但是现代化的管理工作并不需要大量的人力，这是因为在管理的过程中，使用的大多为办公软件，办公自动化软件可以在一定程度上提供整个管理工作的效率。本文就是对办公自动化软件在管理工作中的应用进行分析，为相关的研究提供借鉴。

关键词：办公自动化软件；管理工作；应用分析

办公室管理工作涉及到的內容较多，而且处理过程也比较繁杂，在这样的情况下，就必须要充分的保证办公的效率，而办公自动化软件就能够有效的解决这一问题，在管理的过程中扮演着重要的角色。

1 办公自动化软件的简单介绍和相应的作用

1.1 办公自动化软件

办公自动化软件自身有着数据统计、表格绘制、图形绘制和文稿编排的功能，就是由于上述的这些功能，办公自动化软件在管理工作当中被普遍的应用，办公软件的种类有很多，比较普遍的软件有Excel、WPS、Word等，在办公管理的过程当中，经常会涉及到文案修改、数据保存、数据记录、表格制作等相关的工作，而通过办公自动化软件，就能够有效的解决上述的这些工作流程，不需要大量的人工，有效地降低了人工成本，仅仅需要使用计算机就能够对相关的工作内容进行处理，还能够接受大量的笔墨和纸张，有效的节约了资源。

1.2 办公自动化软件的作用

1.2.1 节约了时间和资源

办公自动化软件在使用的过程中能够节省大量的资源和时间，在进行文字编辑的过程当中，仅仅需要使用计算机就可以打字，而且打字的速度远远的超过使用笔墨进行书写的速度，正是由于办公自动化软件的应用，在使管理的过程中节省了这一部分的工作时间，由于输入法智能化这样在输入词语的过程当中，仅仅需要按两三个键就可以将相应的词汇输入到计算机当中，在对整个文章当中的某一部分进行修改的时候，也可以利用计算机来进行增加或者是删除，这样整篇文章的部分内容就能够得到修改，而不需要对文章进行重新编写。除此之外，文章在进行传输的过程当中，利用电脑就可以做到，这一过程仅仅需要几秒钟的时间，因此利用计算机来对文字进行处理，有效的节约了时间和资源，提高了工作的效率。

1.2.2 消除了空间阻碍

办公自动化软件在工作的过程当中，必须要通过网络才能够使用，在网络传输的过程当中，有效的解决了单位之间存在的交流障碍，使得部门与部门之间、单位与单位之间能够快速的进行文件传输，而这一传输过程仅仅通过网络就可以进行，即便是距离较远，也不会影响信息传输的时间，这样就能够消除一定的空间距离，在传统的办公管理工作过程当中，工作人员在进行文件传递的时候，必须要在空间上进行靠近，否则就无法进行信息的传递，存在着一定的空间阻碍，这样就导致了工作效率下降，因此办公自动化软件的应用使得管理工作变得更加的便捷，进一步的促进了企业的发展。

2 办公自动化软件在管理工作中的应用

2.1 能够对单位的文件进行加密传输

在企业管理的过程中，有许多的文字内容涉及到企业的机密，在这样的情况下，就必须要通过档案袋的形式呈现，使信息进行传递，但是这种方式极容易将公司的机密泄露，而现代化的办公自动化软件，能够对相关的文件进行加密处理，通过加密技术就能够对相关的文件进行保密，相关的文件通过设置密码，就能够有效的避免文件的泄露，而作为使用者也必须要输入正确的密码，才能够对文件进行浏览，比如OA办公系统，在使用的过程当中，能够将内部的文件进行有效的发送，通过邮件的形式就可以进行信息的传递，作为管理员必须要使用相应的密码进行客户端的登录，这样才能够对接收的邮件进行观看，进一步地提高了企业文件的保密性。

2.2 表格的排版和数据的统计

企业办公的过程当中，经常会使用到表格，电子表格排版和数据统计是非常重要的，利用办公自动化软件，能够对相关的数据进行收集整理统计，例如在销售统计、产品生产、人事管理和相关的数据调查分析的过程当中，都可以应用到表格，在办公管理的过程当中，会涉及到较多的数据，因此一定要重视表格数据的统计计算，这一过程有着复杂性，而办公自动化软件自身有着计算、编辑、分析、统计和表格自动生成的相关作用，因此，在对相关的数据进行统计的过程当中，可以使用办公自动化软件来进行，这样就可以使相关的数据一目了然，不需要使用较多的人工，整个办公管理工作变得更加的轻松。

2.3 网络审批文件

以往的办公室管理工作，需要做记录和文件审阅时，要用纸和笔。而使用办公自动化软件，管理工作者可以利用计算机办公软件进行文件的编写、传输和审批。而且办公自动化软件具有检索、比较和检查全文错误语句的功能，使某些测试、管理工作检查等审批，变得简单快捷。

3 使用办公自动化软件注意事项

3.1 选择最佳软件

不同的办公工作需要不同的软件，以Office2007为例，文案写作使用Word2007，表格编辑采用Excel2007，教学课件制作一般使用PowerPoint。同一个系列的不同办公软件是为不同办公工作量身设计的，从风格、功能来说有很大的区别，而不同系列软件中具有相似功能的软件也各有其优缺点。因此，正确选择软件是做好办公管理工作的第一步。

3.2 善于利用软件功能

一个办公软件往往有很多功能，许多人只注意跟自己工作一定有关系的几种功能，而忽视了其他一些可以帮助自己把工作做得更快做好的辅助功能。例如Word2007中有检查字符错误、设置页数、邮件合并等等很实用的功能但却很少有人使用。并非办公软件具备的大量功能在管理工作中都需要使用上才能够完成工作，但学会一些可以提高工作效率的功能和技巧，无疑是对管理工作有利的。

3.3 注意防毒安全

很多办公室管理人员不了解，办公软件偶尔也会携带病毒，并且破坏电脑系统，因此需要注意对办公软件和文档进行查毒处理。一般来说，在收到一份办公软件或文档之后，就需要对其进行查毒，以确保文件安全。很多时候，一台电脑里有企业单位的大量内部资料，一旦因病毒入侵导致这些文件受到破坏或者泄露，都可能给企业造成巨大损失。可见，要保证办公自动化系统和企业单位内部重要资料的安全，必须加强防毒意识。

4 结论

在办公自动化普及的今天，许多企业单位在招聘时要求应聘者具有使用该系列软件处理事务的能力。了解自动化软件的功能和学会在办公室管理工作中运用这些软件，可以节约工作时间，提高工作质量，对实现企业单位高效工作，有很重要的意义。

参考文献

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