电子档案信息公开及其档案信息安全方案的优化思考

张乃敏

摘要：随着我国进入信息化时代，各个行业领域对档案信息管理有了更高的要求，尤其是在信息共享时代的发展背景下，许多档案信息逐渐朝着公开化方向发展，以致档案信息的窃取行为不断发生，极大影响着电子档案信息的安全性及完整性。鉴于此，本文就针对电子档案信息公开及其档案信息安全方案的优化做一些分析，希望能为电子档案信息的安全性提供有效参考价值，从而有效促进档案事业的稳定发展。

关键词：电子档案；信息公开；信息安全；优化

在传统的档案管理工作中，许多档案管理人员受到传统观念的影响过于注重档案信息的保密性，对于档案信息的利用则存在一定疏忽，导致档案管理的工作效益得不到有效提升。同时，在科学技术的迅速发展背景下，数字技术、计算机技术、多媒体技术以及互联网技术被广泛应用到档案管理工作中，使传统的纸质档案信息转换成电子档案信息，不仅提高了档案信息的准确性和完整性，对于档案信息的利用也起到一定的促进效果。直至今日，我国已经进入信息共享的发达时代，使电子档案信息逐渐公开化已经成为我国社会的发展趋势。但是在进行电子档案信息的存储、传输以及利用等操作过程中，常常会存在失误操作、黑客侵入、病毒侵入以及信息丢失等不利状况，这就使得电子档案信息的安全成为我国档案事业的重要研究目标，有必要针对档案信息安全进行深入优化。

一、电子档案信息的公开

电子档案信息的公开主要是针对一些具有保密性质的档案信息进行分析和解除保密，使档案信息能够从多种渠道向社会传递，使电子档案信息能够成为社会发展的重要依據。但是电子档案信息的公开也有着诸多要求，首先要确定档案信息的预定保密期限是否已经结束，并确定档案信息公开的具体对象，相应的也要确保档案信息的公开是为社会发展提供信息服务，能够满足于社会群众的信息需求[1]。其次，在档案信息的公开过程中，应严格遵守相关的法律法规，避免档案信息的公开影响到社会的和谐发展，从多方面促进档案事业的健康发展。最后，在确定电子档案信息的公开对象之后，就需要利用计算机设备进行网络传输，使公开对象能够得到所需的档案信息，从而有效提高档案信息的利用率和利用价值。

二、档案信息安全性的范围

信息安全是档案信息管理中的重要组成部分，在进行电子档案信息的利用过程中，应确保档案信息的利用处于合理范围，充分考虑档案信息的合法性、机密性以及完整性，从而有效提高档案信息的利用效益。同时，电子档案信息的主要特征就是利用计算机设备进行数字转化、网络传输及管理，而电子档案信息的公开化就是针对各个网络节点进行信息归档和资源共享，以此实现档案信息的公开化[2]。但是在利用计算机设备进行档案信息的网络传输过程中很容易出现安全漏洞，继而发生信息泄露、信息篡改、信息窃取、病毒侵入以及黑客侵入等安全问题，严重影响着电子档案信息的公开化发展。因此，有必要针对档案信息安全方案进行深入优化，从而有效确保档案信息公开的安全性。

三、档案信息安全方案的优化

（一）提高档案管理人员的安全意识

由于档案信息系统是由无数代码编写而成，在整个编写过程受到技术条件的限制很容易留下安全漏洞，这些安全漏洞正是黑客侵入、病毒侵入以及信息窃取的主要途径。在这种情况下，档案管理部门想要保证档案信息的安全性，就必须要不断提升各个档案管理人员的安全意识，使档案管理人员的操作行为具有规范性和安全性。首先，档案管理部门应积极加强档案管理人员的培训工作，明确档案管理的工作流程，使档案管理人员能够了解到档案管理安全的重要性，使档案管理人员能够了解档案信息系统的安全问题及科学的操作方法，从多方面提高档案管理人员的安全意识和综合能力，从而有效提高档案信息的安全性。其次，档案管理部门也要严格控制其他部门人员的档案信息利用，根据不同职位设置相应的系统权限，对于一些具有保密性质的档案信息，应确保其得到上级批准才能放开系统权限，一旦发现违规操作应积极回报上级，及时遏制一切不利于档案信息安全的人为因素。

（二）提高档案信息设备的安全性

随着我国科学技术的持续发展，多种科技设备被应用到档案管理工作中，使传统的纸质档案管理成为现代化的电子档案管理，极大提高了档案管理工作的效率和质量。但是这些科技设备也成为了档案信息安全的重要影响因素，无论是出现设备故障问题或设备的越权使用度会造成档案信息的泄漏和缺失[3]。因此，档案管理部门想要保证档案信息的安全就必须要提高档案信息设备的安全性，不仅要做好档案信息的加密工作，也要合理控制设备的使用权限。例如计算机设备可以设置一个具有安全密码的登录账户，对于其他的子账户就要选择注销或隐藏，从而有效控制计算机设备的使用权限。同时，在档案管理部门财力条件允许的情况下，还可以增加存储设备对档案信息进行二次备份，以此应对其他设备出现故障问题造成信息丢失的安全问题，从而有效提高档案信息设备的安全性。

四、结语

综上所述，电子档案信息的公开主要就是在档案信息保密期限结束的时候，使其能够为社会发展提供信息服务，但是在档案信息的公开过程中需要使用到计算机设备进行网络传输，在传输过程很容易出现信息安全问题。因此，为确保档案信息的安全性，档案管理部门应积极提高档案管理人员的安全意识、提高档案信息设备的安全性，从而有效确保档案信息公开的安全性。

参考文献：

[1]姚立业.电子档案信息公开及其档案信息安全方案的优化[J].科技创新导报，2013，25：199.

[2]郭玉英.浅析电子档案信息公开与档案信息安全[J].黑龙江史志，2014，05：81.

[3]吕彤.谈做好档案信息公开与保障档案信息安全[J].现代交际，2014，05：51.endprint