新型载体档案的保管方法

滕秀丽

摘要：经济的发展，社会的进步，档案存储的载体也在不断的发生着变化，尤其是计算机技术的发展，让档案存储的载体也变得多样化，有很多的材料和技术都被应用到档案载体中，由于新型的档案载体使用的材料不同，在保管的方法和条件上也存在着极大的差畀，有些档案载体会有保管不当的现象发生，这样就会导致档案的使用寿命缩短，本文就是对新型载体档案的保管方法进行研究.为档案馆等档案管理提供借鉴。

关键词：新型载体；档案；保管方法

新型载体档案存在着极大的差异，尤其是在材料上，由于档案载体材料的化学程度不同，现在的档案有很多都是通过信息技术进行管理的，在保管的时候就需要考虑到每一种档案载体的情况，还需要对档案进行分类，这样能够有序处理，保证档案的安全性，新型载体档案对保管方法有着严格的要求，需要进行不断的变革，让保管方式与档案管理相适应。

一、胶片影像档案

（一）照片档案

照片档案是胶片影像档案的一部分，照片档案在胶片影像档案中起到重要的作用，照片档案一般是由照片、底片和说明这三个部分组成的，这三个部分有着不同的特性，底片在照片档案中起到关键性的作用，底片关系着照片档案的清晰度，底片的强度是非常高的，对几何尺寸也有着要求，而且有着极大的稳定性，会有这样的特性主要是由材料决定的，底片的材料是一种胶质材料，有着胶质特性，会出现变质现象，如果是在高温的情况下，还会出现熔化，对温度的要求是非常高的，因此，在实际的使用中，想要杜绝损坏现象的发生，就要对科学合理的保管胶质材料，还要避免发生化学反应，因为这种材料也是一种化学感光材料，如果遇到反应物就会出现化学反应，底片就会出现毁损，在保管的过程中，要注意保管的设备，空调是照片档案保管中必备的设备，还要对空调的温度进行控制，注意底片放置的地点，底片的温度和湿度都有着严格的要求，温度应该在13℃-15℃之间，超过15℃就容易发生熔化，湿度还要在35%-40%之间，底片的保管工具是专业的底片盒或者是底片册，满足这些条件才能将底片保管好，底片的安全得到了保证，照片档案才能持续应用。

（二）微缩片

微缩片也是胶片影像的一种，微缩胶片的保管也有着很高的难度，微缩胶片的保管环境中是不能出现有害的气体的，如果出现了有害的气体，会导致微缩胶片发生破损，生活中最常使用的微缩胶片就是银盐胶片，银盐胶片的保护环境中不能出现硫化氫等物质，这些物质具有腐蚀性作用，会导致微缩片出现失真的现象，如果出现了失真，那么微缩片就不能够使用，因此在保管的时候，需要将微缩片放在没有酸性物质的保管环境中，还要注意封闭性，微缩片不能驾驭空气过多的接触，空气中有酸性的气体，长时间与空气接触会对微缩片有着影响，因此，容器的密封性一定要好，微缩片的存放还要考虑到温度的原因，温度要适中，容器存放的地点的高度有着要求，存放的地方要距离地面有1.5米，这一高度可以避免潮湿和高温等现象，如果是不常用的微缩片，应该竖着摆放，竖着摆放不会出现破损，将不常用的胶片摆放在一起，进行归类处理，可以增加胶片的使用效率，提高胶片档案的寿命。

二、磁性影像档案

磁性影像档案是新型载体档案的一种，这种载体是生活中常见的影响载体，主要包括磁带、影带和录像带，以下是对这类新型档案载体进行探讨：

（一）防止机械振动和磁场

机械振动和磁场对磁性档案有着重要的影响，磁性载体主要是利用磁场来发挥作用的，主要是受到外部磁场的影响，如果磁场发生了变化，磁性影响档案就会出现变化，有些信息就会消失，磁性档案信息就不存在了，对档案的保管是非常不利的，如果受到强烈的振动也会对磁性档案产生影响，强烈的震动也会对磁性载体中的磁分子造成排列次序上的破坏，使磁性减弱，影响记录的信号。所以，在对磁性影响进行保护的时候，要注意外磁场的破坏和影响，应该远离磁性强的磁场，最好把磁性载体放在抗磁性的金属盒或者框架内部进行保管；如果有长期不用的档案，就进行定期的绕动，以防磁带出现生霉、粘连的现象，并将录制孔打开，防止操作不当对信息造成破坏。

（二）防止温度和湿度的变化

磁盘和磁带的基础支持体是聚酯底基，如果在温度太高或者太低的环境下，聚酯地基就很容易受到影响发生变形，而且它容易吸引尘埃和产生静电，导致磁带发生卷曲、伸长后不容易恢复等一些缺点，会严重影响信息的读取。而且磁粉中含有的磁性氧化物还很容易受到外磁场的影响出现消磁等情况，所以在保存磁带的时候一定要控制好温度和湿度的变化。

（三）防止灰尘内部的有害物质

霉菌孢子很容易在灰尘中衍生，并以灰尘为载体快速繁殖，这对磁带载体会带来严重的损坏，造成档案信息丢失。磁性新载体很容易受到灰尘中化学成分的降解和腐蚀等化学反应，是磁带载体中的信息丢失。在保管磁带载体的时候一定要注意防止灰尘，采取有效的防尘方法。

三、激光视盘影像

（一）温度和湿度的影响

如果光盘所处的环境空间温度太高货值太低，都会使光盘的介质材料发增不同程度的变形和弯曲，这样会影响光盘的信息读取，合理的存放温度是在14℃到24℃之间，而湿度应该在45%到60%之间最合适。

（二）灰尘的影响

这种载体的档案与磁性载体的档案一样，都会受到灰尘的影响，灰尘中含有的化学成分在发生化学反应之后能够降解和腐蚀光盘，使光盘内的信息都丢失；同时，灰尘中还含有霉菌孢子，这也会影响到光盘载体，造成数据全部丢失。所以，在保管光盘档案的时候要采取有效的防尘措施，在光盘上包裹一层保护膜，这样就不能使灰尘沾染在光盘上。

（三）设备、技术软件对光盘档案的影响

光盘有很多优点，储存容量比较大、检索速率大，还能在网上进行传递，是档案部门主要应用的档案载体；但是，也使档案信息对软件和设备有较大的依赖性，而且还随着载体设备的变化而发生异样，使信息不能顺利读取，这是主要的缺点。一般说来，大多数激光视盘的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对光盘等激光视盘安全性的影响显得更为重要。因此，国家档案局颁布的相关规定是：电子档案应每5年进行一次有效性的安全检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝。如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。另外，光盘档案还随时面临着被修改、盗窃、电脑病毒感染，甚至被销毁的危险。

四、结论

对于新型载体档案的合理保管，是现在人们应该重视的问题，面对不同的载体，要采用不同的保管方法，以防止档案信息出现丢失或者不利于读写的情况。同时，还要不断改善档案的保管手段，以加快档案信息化的建设。

（作者单位：梨树县小宽镇卫生院）endprint